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1人で仕事を抱えないために、上手にお願いする4つの方法

1人で仕事を抱えないために、上手にお願いする4つの方法
Image: Tetiana Yurchenko/ shutterstock

こんにちは。セールスコンサルタントの伊庭正康です。

人に仕事をお願い(依頼)するのが苦手、ということはありませんか。しかし、仕事を抱え込んでしまい、「ギリギリまで待たせてしまった」「残業することで乗り切った」ということがあれば、結果として、人や会社に迷惑をかけている可能性は否めません。

そもそも、お願いの仕方がわからないといった悩みもあることでしょう。

そこで、上手に人の力を借りる、そんな「お願い上手」になるための実践法を整理してみました。あなたのキャパシティを広げるヒントになれば幸いです。

伊庭 正康 株式会社 らしさラボ 代表取締役

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リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、株式会社 らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理など、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。近著に、『できるリーダーは、「これ」しかやらない: メンバーが自ら動き出す「任せ方」のコツ(』PHP研究所)、『仕事の速い人が絶対やらない段取りの仕方』(日本実業出版社)』など著書多数。「無料メールセミナー」も好評。公式サイト

1. 先に、お願いの打診をしておく

チームワークで仕事を解決する方法
Image: Tetiana Yurchenko/ shutterstock

いきなり相談されると相手も困ります。受けたくても受けられません。

少しでも、迷惑をかけてしまう可能性があるなら、先に「お願いする可能性」を伝えておくといいでしょう。3~4日前であれば、相手もストレスを感じないでしょう。

2. 自分にしかわからない、カスタマイズはしない

効率を上げるために、自分なりの方法でカスタマイズすることがあります。しかし、お願いできない人のなかには、カスタマイズした仕組みを「説明するのが面倒」と言う人も少なくありません。

実際、こんなことがありました。

あるベテランスタッフが風邪で休むことになりましたが、困ったことに、その人にしか操作できない、マクロ設定などを複雑に組んだExcelファイルがあったのです。

結果的に、お客様を待たせるわけにもいかず、電話をして指示を仰ぐことに。その時に周囲が話していたのは、「自分が休む時のことを考えていなかったのか」といった声でした。

器用な人ほど注意が必要です。

・基本は、会社の「やり方」に合わせる

・カスタマイズをする際は、「自分しかわからない」ことはやらない

・今のうちから改善しておく(“もしも”に備えて)

3. 相手に完璧を求めない

自分と同じレベルを求めると、人にお願いをするのが難しくなってしまいます。

完璧を求めるのではなく、70点で十分と考える。残りの30点は、後で自分が手直しをすればいいわけです。

そうしないと、お願いして、人に任せることができず、自分で仕事を抱え込むことになります。

4. DESC法で話しかける

お願い上手になる方法
Image: Tetiana Yurchenko/ shutterstock

DESC法という話法を使うことで、遠慮せずに相談をしやすくなります。

人に依頼をする際に、使う話法ですので、ぜひ覚えておきたいところです。

【DESC法】

Describe:意見を言わず、状況を述べる

Explain:自分自身の思いや意見を伝える

Specify:具体的な提案をする

Choose:最後は、選んでもらう

たとえば、次のような話の流れになります。

D:「〇〇企画様に、30分以内にメールを送らないといけないのですが、実は、ほかの作業を抱えている状況です」

E:「ただ、〇〇企画様は時間に厳しそうなので、迅速に対応をしたいと思っています」

S:「もし、間に合いそうになかった場合、20分後にメール送っていただければと考えています」

C:「状況は、いかがでしょうか?」

この流れだと、言い易くありませんか。遠慮してしまいそうな時は、DESC法を使ってみてください。

今回は、上手にお願いする方法を紹介しました。

計画は悲観的に、行動は楽観的に行う」こそが、段取りの基本セオリーです。

どうしても1人では乗り越えられないとき、誰かを待たせてしまいそうな場合、残業になりそうな状況の前に、ぜひ活用ください。

最初はきっと、面倒に感じるかもしれません。でも、長い目で見ると、スキルアップ環境設定の先行投資となるはずです。

つい、追い込まれたと感じた時こそ、「人にお願いできなかったのだろうか?」と振り返る習慣を持ちましょう。お願い上手になることは、信頼を得るコツでもあるのです。


Image: Tetiana Yurchenko(1 , 2 , 3)/ shutterstock

伊庭正康

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