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【ゼロからのリモートワーク】前例なしでもスムーズに成功、私の在宅勤務について

【ゼロからのリモートワーク】前例なしでもスムーズに成功、私の在宅勤務について

前例なしの会社で、リモートワークを実現する方法。

重要なのは、「仕組み」よりも「人」だった。

はじめまして。株式会社インフォバーンでコンテンツディレクターをしている佐々木智恵美です。

東京で10年ほど働いていましたが、2017年7月に栃木県に移住し、インフォバーンの社員としてリモートワークをしています。

以来、週2回ほど渋谷オフィスに出勤、残りは在宅勤務というワークスタイルを一年半ほど続けています。

この記事で伝えたいこと

この記事では、そんな私がリモートワークを経験することで見えてきた、メリット/デメリットについて、働き手目線で気づいたことや感じたことを紹介していきたいと思います。

今回は、前例がなかった会社で、どうやってリモートワークが実現できたかについて。私が行った具体的な手続き・準備について紹介します。

リモートワークって実際どうなの?と興味をお持ちの方、やってみたいと考えている方のお役に立てれば幸いです 。

給料は減る? 評価はどうなる?

実は移住を決めた当初、働き方の選択肢に「リモートワーク」は入っていませんでした(というか、その発想すら無かった)。

友人知人に相談する中で「リモートもありかも!?」と思いつき、上司に相談したのがきっかけでした。

当然、「こんな働き方がしてみたい!」といった明確なイメージもなく、あったのはざっくりとした不安だけ。

そもそも、(介護でも子育てでも病気でもない)“移住”を理由にリモートワークは許されるのか? ということはもちろん、仮に承認されたとしても、「出社できない」ハンデがある以上、いろいろな制限が生じるだろうと考えていました。

・正社員として契約継続できる?

・給料は下がらない?

・きちんと評価してもらえる?

・担当業務は制限されない?

しかし、会社とのやり取りの結果…給料も、評価も、業務内容もほぼそのままでリモートワークが可能になったのです。

リモートワークを実現するために、行った3つのこと

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社内での上司・チームメンバーとの打ち合わせを重ねて、働き方を決めていきました。

リモートワーク開始まで、約6カ月の準備期間で行ったことは主に次の3つ。

1. 人事部に「契約内容」の確認をしてもらった

2. 上長と「勤怠ルール」を決めた

3. 「コミュニケーションの方法」を整理した

ざっくりまとめれば、会社と一緒に「ルールづくり」を行ったということ。

会社に「承認」を得たり、なにか「交渉」したりといったかたい手続きというよりも、各関係者に協力してもらい、柔軟に調整していったというのが実際のところでした。

雇用契約内容の確認

まず行ったのが、雇用契約内容の確認。

人事部へ依頼し、在宅でのリモートワークが契約上問題ないかどうかを調べてもらいました。

結果、もともと「裁量労働制」での契約だったため、リモートワークへの切り替えは問題なし。

気になっていた「評価」についても、もともと「業績評価」だったため(自身で設定した年間目標=売上や利益率等の数値目標等の達成度で判断される)、特に変更はありませんでした。

逆に言えば、自分の裁量で業務内容が決められない雇用形態の場合や、プロセス評価だった場合には、上長の目が届きにくいリモートワークを実現するのは難しかっただろうと思います。

さらに、勤務場所や勤務時間、交通費や通信費といった細かい項目についても整理しました。

ちなみに私の場合は、勤務場所は自宅、勤務時間は変わらず、出勤日の交通費は会社負担、通信費は自宅のネット回線は自己負担、移動中や出先でのWifiは会社負担、電話代は会社負担です。

在宅時の勤怠ルールの設定

次に行ったのが、勤怠ルールの設定。

「出勤」する代わりに何をするか、上長に相談して決めたのが以下のことでした。

・タイムカードの打刻はオンライン上で行う

・在宅勤務開始・終了時に関係者にメールで通知する

・週次の業務報告書を上長に提出する

加えて、全社や部門での会議には可能な限り出勤して参加すること、などを取り決めました。

ここまではそこまで時間もかからず、数回の打ち合わせを経てスムーズに話がまとまりました。

コミュニケーションの方法の整理

3項目中の残り1つ、「コミュニケーションの方法」の整理が、実はリモートワークの準備をするうえで最大のポイントだったので、次に詳しくまとめていきます。

チームで働くうえで、最適なコミュニケーションは?

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所属チームの定例会議など、社内の会議にはビデオ通話で参加する場合がほとんど。

リモートワークと聞くとなんとなく個人作業のイメージもありますが、会社員である以上、チームプレーこそ重要で、外せないポイント。

出勤しているとき以上に、密にコニュニケーションを取るにはどうしたらいいだろう…? というのが大きな課題になります。

コミュニケーションに支障が出るのでは? というのは上司の懸念点でもあり、この問題をクリアすることがリモートワークを許可してもらう条件でもありました。

私の主な担当業務は、webコンテンツの編集・ディレクションがメイン。

案件のプロジェクトマネージャー、webディレクター、デザイナー、エンジニアなどの関係者と、日に何度もやりとりが発生します。

案件以外でも、若手の教育、キャリアについて上司への相談、会社との事務手続きなど、さまざまな軸でのコミュニケーションが発生します。

それらをスムーズに進めるため、上長や同僚に相談もしながら、以下のようなルールを決めました。

・ 担当案件では、週1で対面の定例ミーティングを行う

・ 手書き記入が必要な資料は、iPad(会社支給)を使用

・ 属人化していた運用ルールをドキュメント化

・ クライアントとのミーティング時には出勤(月に2〜3回程度)

・ 教育を担当している若手社員とは、週次で電話ミーティングを設定

・ 慣れるまで数カ月は、出勤時に上長と面談を行う

ここで行ったコミュニケーション方法の整理や、属人化していた情報のシェア、あいまいなフローの整備などは、業務の効率化のためにオフィス勤務時にもやった方がいいことばかり(いつも“後回し”にしていて、やっていなかった)。

リモートワークの準備のためではありましたが、業務内容をすっきり整理することができました。

同時に、チームで働くってどういうこと? どうやったらスムーズにやりとりできる? という基本に立ち返ることもできた、いい機会だったと思っています。

リモートワーク時に意識した3つの工夫

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勤務時間中は、Slack、会社支給の携帯を常にウォッチし、即レスできる体制に。
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移動中もSlackは会社支給の携帯でウォッチ。携帯のテザリングを使ってPCでの作業も行う。

上記に加え、個人的に工夫しようと決めたこともいくつかありました。

リモートワークを行うに際して、個人的に一番心配していたのが、やりとりする相手に

「何をやっているかわからない」

「話したいときにつかまらない」

「話が伝わらない/読み取れない」 と思われてしまうこと。

連絡をする必要がある人間が目の前にいないというのは結構なストレスです。

相手にストレスや心配を与えないため、意識しようと決めたことが次の3つ。

・自分の業務状況のオープン化

・コミュニケーション頻度・スピードのアップ

・共有事項のドキュメント化

あらゆる業務の予定(出勤予定・作業内容・MTG予定など)はGoogleカレンダーに記載。

勤務開始・終了時のメール連絡に加え、離席予定についても事前共有しました。

また、チャットツール・携帯電話ではタイムラグなく対応するように通知も設定を見直し。

さらに、ビデオ通話や電話で打ち合わせをする際には、伝えたいことを「ドキュメント化」し、事前共有するように決めました。これは、ごく軽い相談でも、ブレストの場合でも同じです。

手間も、時間もかかることですが、対面でのやりとりに比べてやりとりできる情報量が制限されている分だけ、コミュニケーションには労力をかけるようにしました。

まとめ:大事なのは「仕組み」よりも「人」だった

以上の工夫を行うことを上長・所属長に報告し、独自に決めたルールを遵守することを条件にOKをもらった、というのがリモートワーク開始に際しての一連の流れです。

当初は、給料は? 評価は? 契約は? 何か新しいツール必要?など、仕組みのことばかりに気を取られていましたが、振り返ってみれば、考えていたのは「チームで仕事をするってどういうこと?」という基本的なこと。

結局は「人」どうしのコミュニケーションをどう円滑にしていくか、相手の都合を考えてコミュニケーションを取っていく、というごく当たり前のことに話は尽きました。

私はたまたまリモートワークが可能になりましたが、社員全員に同じルール・条件が適応されるというわけではなく、リモートワークを希望する人が出てきた場合にも、「コニュニケーションの工夫ができるか、成果が出せるか」を随時上長が判断していくそう。

結局はその人次第、ということでした。

また、今回、想像以上にスムーズにリモートワークが実現できた背景には、新しい働き方を許容する会社の文化があったことも大きかったです。

準備のためにやりとりを身近な人から、普段ほぼ話すことのない人まで。若手社員からCEOまでもが協力的で理解があったことには、手続き上だけでなく精神的にも救われました。

現在も、リモートワークを続けていますが、ここまでに紹介した契約内容や取り決めは当初から変わっていません。

準備しておいたことは、やっておいてよかったと感じるものばかり。

とはいえ、やっぱり実際にやってみないと気づかなかったことはたくさん。

何度やり方を変えても未だうまくいかないこともありますし、思いもよらなかった壁もあります。これらについては、「実践編」として別の記事にまとめたいと思います。


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佐々木智恵美(インフォバーン)

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