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フリーランスライターが実践する。自宅仕事の効率の高め方

フリーランスライターが実践する。自宅仕事の効率の高め方
Image: Maskot/GettyImages

私は2012年からフルタイムのフリーランサーとして働いていますが、仕事の大半は自宅、つまりホームオフィスで行っています。

カフェやコワーキングスペースも試してみましたが、どちらかというと、電源が使える席を確保できるか心配する必要のない(そして、トイレにいくときに隣の人にノートパソコンを見ておいてもらう必要もない)、静かで快適な、慣れ親しんだスペースで仕事をするほうが生産性が高まることがわかりました。

また、午前中と早めの午後が最も仕事が捗ることもわかりました。

午後3時を回ると、創造的な仕事ではなく、受動的な作業をやりたくなります。たとえば、本の書評を書くよりも、書評を書くための本を読みたくなるといった感じです。

そうこうしながら、どの時間にどの仕事をすれば最も生産性が高くなるかを模索しながら、勤務スケジュールを練り上げてきました。

もしあなたが在宅ワーカーで、生産性が高まるスケジュールを立てたいのなら、私が過去7年間で学んだノウハウをぜひ役立ててください。

自分のクロノタイプを知る

私は朝型人間です。「目が覚める時間」「一番頭が働く時間」のどちらにおいてもそうなります。

朝の6時半から9時の間に、一日の残りの時間を合わせたよりも多くの問題を解決します。

とはいえ、考えた解決策をただちに実行に移すわけではありません。朝一番のこの時間に、頭の中にあることをすべて書き出し、Getting Things Doneシステムにスケジュールするということです。

あなたもフリーランサーなら、睡眠と覚醒に関する体の自然なリズムを、最大限に活かして働くことができるはずです。

もっとも、いわゆる「営業時間」の間は対応可能であることを期待するクライアントもいるでしょう。それでも、先方に、メールに返信できる時間、できない時間をあらかじめ伝えておけば、朝が苦手な人でもうまくスケジュールを調整できると思います。

あなたが従来型の企業で在宅勤務をしている場合は、決められた時間の間、デスクの前にいなければならないかもしれません。

それでも、体の自然なリズムになるべく合わせたスケジュールを組み立てることは不可能ではありません。

たとえば、朝は始業時間ぎりぎりまで寝ていて、シャワーも着替えもせずに仕事を始めることはできるはずです。(ただし、Skypeミーティングが入っていないかは要確認)

最も重要なプロジェクトに最も良い時間を与える

今日取り組むべき最も重要なプロジェクトは何ですか? それが何であれ、そのプロジェクトに最も良い時間を与えてください。

最も良い時間」とは、たとえば次のような時間のことです。

  • エネルギーが最も高まる時間帯
  • クライアントや上司から緊急の依頼が入り作業を中断させられる可能性が最も低い時間帯
  • パートナーや子どもに仕事を邪魔される可能性が最も低い時間帯
  • 会議の予定が入っていない、まとまった時間

できるだけ、重要度の低いプロジェクトに取りかかる前に、最も重要なプロジェクトを取り組むようにしてください

そうすれば、最も重要なプロジェクトを、最も重要な締め切りまでに完了させられる可能性が高くなります。

ただし、スケジュールやクロノタイプによっては、「中程度に重要な」プロジェクトに朝一番で取り組み、午後の2〜3時間で最も重要なプロジェクトに取り組むほうが効果的である場合もあります。

どれが最も重要なプロジェクトかわからない?

たとえば、締め切りが最も近いプロジェクトがそれに当たるでしょう。あるいは、最も重要なクライアントの仕事かもしれません。

または、あなたの上司にとって最も重要なプロジェクトであることもあります。

それでもまだどれが最重要のプロジェクトかわからないときは、とにかく、どれか1つを選んで作業を始めてください。

それでOKです。

メールの処理と管理業務の時間を決めておく

私は、午前10時になるまでメールを開かないことにしています

たしかに誰にでも許されることではありませんが、私自身、自分で勝ち取ったものだと思っています(信頼できるフリーランスライターであることを証明した)。

メールに返信する時間としない時間をきっちりと分けているので、一日中メールのチョックに追われるということはありません。

勤務時間中は受信トレイを閉じられないという人もいることでしょう。

多くの人がそうかもしれません。それでも、管理業務を集中的に片付ける時間を決めておくことはできるはずです。

たとえば、請求書を送る、電話をかける、緊急ではないメールを送る、返信する、といった作業をまとめて行うことは可能でしょう。

私は、朝10時に「緊急のメール」がないかだけをざっとチェックし、午前11時半〜1時までの90分を管理業務にあてています(フリーランスは管理業務が多いのです…)。

そのあと午後からは受信トレイを開いたままにしておきます。

たいていこの時間に、編集者が締め切りがタイトな訂正依頼をしてきたり、提案への返事を送ってくるからです。

朝、最も重要なプロジェクトに取り組む間、受信トレイを閉じておくのは理にかなったことです。

一方、編集者やクライアントが連絡してくる可能性が最も高い午後の時間に受信トレイを閉じておくのは、合理的ではありません。

あなたにとって、どの時間帯に管理業務をこなすのが合理的かを判断してください。結論が出たら、そのとおりに実行します。

そして、最も重要なルールをきっちり守るようにします。勤務時間が終わったら受信トレイをちゃんと閉じるということです。

ルーチンを厳格に守ることで生産性を高める

ホームオフィスで「残業」しなくてすむように、業務を最大限に効率化するには、ルーチンをつくって厳格に守ることです。ルーチンが決まっていれば、次に何をすればいいかいちいち考えずに済みます

毎回のように「午後から何をしたい気分?」と自分に尋ねていては、無駄な時間を浪費してしまいます。

また、そのたびに、今抱えているプロジェクトは何か、どこまで進んでいるか、などを思い巡らしているようでは、なおさら時間がかかります(また、行き当たりばったりで作業していると、締め切りを守れず、クライアントや同僚に謝罪しなければならなくなります)。

ですので、一日のスケジュールを立ててください

たとえば、午前中に2時間、プロジェクトに取り組んだあと、カフェまで歩いて行き、1時間プロジェクトに取り組みます。

ホームオフィスに帰って1時間管理業務をしてから、2時間プロジェクトの作業をします。自分の好きなようにスケジュールを組んでください。

メールや事務作業を集中的に処理する時間と休憩時間もスケジュールしておきましょう。また、新しい仕事が入ったときのために予備の時間枠をつくっておきます。

こうして一日のスケジュールを立てておけば、次に何をすればいいか迷うこともなく、プロジェクトの締め切りを破ってしまうこともありません。

また、ルーチンを設定すれば、自分が一日にどれだけの作業ができるかもわかるようになります

このことは、自分で引き受ける仕事の量を決めなければならないフリーランサーには特に重要ですが、企業で働く従業員のとっても重要です。

自分の手に追える以上の仕事を任されてしまったときは、上司に訴え、仕事量の調節を頼まなければならないからです。

スケジュールをたてて、どうなるか様子を見てください。それが、最善、最適のルーチンになっていなくても心配ありません。

むしろスケジュールを立てることで、最適なルーチンの作り方がわかるようになるのです。

スケジュールをたててみれば、お昼休みを遅く設定しすぎていたり、頭がまた働かない時間帯に「最も重要なプロジェクト」を割り当てていたり、急ぎのメールが午後ではなく朝に来ることが多いことなどが、すぐにわかります。

そして、経験から学んだことをもとに、スケジュールを調整してください。

一日を自分の好きなように組み立てられることは、家で仕事をする最大の利点のひとつです。この利点を最大限に活用してください!

休憩をとる

あなたは、ポモドーロ・テクニックの信奉者かもしれません。

食後の散歩が欠かせない人かもしれません。ランチを食べたあとにドラマを一話見るのを習慣にしているかもしれません(これも在宅勤務の利点のひとつ)。

くれぐれも、仕事に没頭しすぎて休憩を忘れないようにしてください。もちろん、休憩に没頭しすぎて仕事を忘れてはいけません

多くの在宅勤務者が、勤務時間に家事をするべきかどうかで頭を悩ませています。

私は勤務時間中には家事をしないようにしていますが(フリーランサーとしては、私はこのルールに厳格すぎるかもしれません)、昼食をシャツにこぼすような不運な日には、汚れがとれなくなる前にただちに服を着替えて、洗濯機を回すことはあります。

私にとって、在宅勤務のおかげでこうした対応ができるのは、とても助かることです。

ですので、シャツを洗濯機に投げ入れる、頭をスッキリさせるために散歩する、家族からの緊急メッセージに返信するなど、あなたにとってやる必要が用事があれば、やってください。

同じように、重要なプロジェクトを朝一番にやるか、夕方にやるか、あるいは、午後の2時間の誰からも邪魔されない時間にやるかは、あなた次第です。

在宅勤務では自分に合ったスケジュールをつくる自由があります

上記のヒントを参考に自分独自の在宅勤務スケジュールをたててください。

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Nicole Dieker - Lifehacker US[原文


訳:伊藤貴之

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