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今知っておくべき、電話・メールのビジネスマナー5

今知っておくべき、電話・メールのビジネスマナー5
Image: leungchopan/ shutterstock

もうすぐ4月。新年度を迎える前に、電話や携帯メールのルールを再確認しましょう。

USA Today」では、アメリカの電話・携帯メールなどのコミュニケーションの不文律がまとめられていました。

日本でも当てはまるものがいくつかあると思います。

1. 電話するなら、まず携帯メールでアポして

まず最初に挙げられていたのが、「携帯メールでアポイントを取ってから電話をする」ルール。

これは、すでに定番になっている感があります。とくに仕事関係では、まずメールで時間を決めてから電話連絡をするという手順になりました。

プライベートでも、いきなり電話は激減。アポなし電話は、ほぼ緊急連絡専用と言っていいでしょう。

2. ボイスメッセージは残さなくてもいい

昔なら、電話はかけっぱなしにせず留守番電話(古っ)に伝言を残すのが良しとされました。でも、いまでは電話がかかってきてもボイスメッセージが残っていないことも普通になりつつあります。

でも、それは連絡しっぱなしなのではなく、あらためて再度電話するか、別の方法でコミュニケーションをとるというわけ。このルール、私も使っています。

電話以外にも多くの手段があるからこその新ルールですね。

3. 誕生日のお祝いメッセージも携帯メールでOK

以前はカードや電話で伝えていたお誕生日やクリスマスなどのメッセージも、このご時世では携帯メールでOK。

デバイスが多様化するにつれてそのマナーも変化するのが当然だと、「USA Today」でエチケット専門家は述べています。

たしかにこれも当たり前になりました。私もお祝いメッセージはほとんど電子メールに頼っています。

4. 携帯メールでは省略形に要注意

英語で了解を伝えるときによく使われる「OK」。

携帯メールなどではこれを「K」と省略する人も増えているのですが、せめてOKの2文字で返事するべきだというルールも挙げられていました。

これは、おそらくOKそのものがすでに省略形だからなのでしょう。

OKの語源には諸説ありますが、オックスフォード辞典によると、アメリカで1830年代にall correctが「orl korrekt」とミススペルされた説が有力なのだとか。

日本で「了解」を「りょ」と表現するのも同じですね。LINEで友人から「りょ」を初めて受け取ったとき、一瞬いかぶりました。

仕事でこれを使う人はいないと思いますが、よほど親しい人ではない限り、「りょ」は避けたほうが無難かもしれません。

5. コミュニケーションは相手に合わせる

相手のコミュニケーション方法と同じものを使うというルール。

携帯メールなら携帯メールで、電子メールなら電子メールで返事をするということですね。

これにはちょっとドキっとしました。

振り返ってみると、たとえば携帯メールでできた質問に対して電子メールで返信していたこともあったから。

相手は友人だったとはいえ、自分の使いやすさを優先していたのに気づいて反省。これからはこのルール、徹底します。

手紙、電話、ファックスぐらいしかなかったひと昔とは違い、いまでは迅速で効率のよいコミュニケーション手段が多様であるからこそ、TPOに応じて使い分けるスキルがより重要になってきているのだと感じます。


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Image: leungchopan/ shutterstock

Source: USA Today, Oxford Dictionaries

ぬえよしこ

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