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「社内会議ほぼゼロ」の会社がビジネスチャットツールを導入したら、何が起こった?

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Sponsored By シスコシステムズ合同会社

「社内会議ほぼゼロ」の会社がビジネスチャットツールを導入したら、何が起こった?
Photo: 大塚敬太

電話やメールに限らず、仕事においてさまざまなコミュニケーションツールが使われるようになった現在。

さまざまなツールが存在する中、その使いやすさや信頼性の高さから多くの企業で導入されているのが、シスコシステムズの『Webex Teams』と『Webex Meetings』です。

それぞれの強みを持つ2つのツール

『Webex Teams』は、ブラウザまたは専用アプリで利用できる、いわばビジネス向けのチャット・ツール。クラウドにあるチームスペースを使って、メッセージのやり取りやファイルの共有・閲覧、ビデオ会議などを行えます。

『Webex Meetings』は、高画質で安定したビデオ会議を実現するオンライン会議ツール。スケジューラーなどから会議を設定したり、外部のゲストメンバーを招集したりすることも可能です。最大1000名が参加可能なので、大人数での会議でも心配ありません。

前回は、世界各地に拠点を置くグローバル企業のHouzz Japan株式会社に、『Webex Teams』を実際に使ってもらい、その特徴や使い勝手を検証しました。

今回、『Webex Teams』と『Webex Meetings』を試験的に導入したのは、経営管理や会計を主軸に企業経営に関するコンサルティングを展開する、株式会社ファイブテンコンサルティング。実は、ある”困りごと”を解決するために、試験導入を決めたのだとか。

まずは代表の後藤悠さんに、現在抱えているコミュニケーションの課題についてお伺いしました。

社内会議ほぼゼロ。一見素晴らしいが…?

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Photo: 大塚敬太

ファイブテンコンサルティングのメンバーは通常、大手コンサルファームなどを介してクライアントの企業に派遣されて、プロジェクトにアサインされます。

企業に常駐して、経営目標を達成する戦略を立てる手伝いをしたり、会社の問題点を洗い出して改善のための施策を考えたりしています。

現在の社員数は6人。エキスパートとしてプロジェクトに入りコンサルティング業務に従事する社員と、アシスタントとしてリサーチや入力などの業務を行う若手社員で構成されています。

また、正社員ではありませんが、プロジェクトベースで仕事を依頼する専門スキルを持った「パートナー」も存在。

そして、代表の後藤さんはプレイングマネージャーとしてプロジェクトに入りながら、各社員の業務内容の確認や進捗管理も行っています。

後藤さんによると、「社員は基本的に常駐なので、オフィスに集まることがありません。社内会議などもゼロ。また、実務においてプロジェクトメンバーとやり取りをする必然性はあっても、弊社の社員同士でコミュニケーションをとる必然性ありません

「私は代表として、業務内容や進捗確認のために、社員と個別に対面・メールなどでやり取りをしていますが、私以外の社員は、横のつながりが希薄です」とのこと。

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Image: UfaBizPhoto/shutterstock

「社内会議の数が多すぎる」という愚痴はよく聞きますが、まったく無いというのもそれはそれで問題ということでしょうか。

社員からは、「定例会もなく、集まりと言えば年に一度の忘年会くらい。正直、もう少し社員同士のコミュニケーションがあってもいいと思います」という声もあったそう。

「なにより、今後、会社の規模を拡大しようとしたら、私と社員だけのコミュニケーションだけでは成り立っていかない」と後藤さん。

そこで、メンバー同士のコミュニケーションによるシナジー自身の業務軽減なども考えて、『Webex Teams』と『Webex Meetings』を試すことにしたのだとか。

確かに、この2つのツールがあれば、 社員がそれぞれの会社に常駐していても、オンライン上でコミュニケーションが可能。後藤さんは現在、社員が常駐する企業まで足を運んで個別ミーティングをしているとのことですが、その時間も軽減されそうです。

これから2カ月、実際に『Webex Teams』と『Webex Meetings』を使ってもらい、後日、活用方法や導入後の変化を伺うことにしました。

『Webex Teams』で週報を開始。社員の人となりが見えてきた

あっという間に2カ月後。ここからは、ファイブテンコンサルティングが『Webex Teams』と『Webex Meetings』を導入した後の話です。

早速、代表の後藤さんと社員の秋田さん、パートナーの桐生さんに、どのように活用したかを伺いました。

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(左から)パートナーの桐生さん、代表の後藤さん、社員の秋田さん
Photo: 大塚敬太

「最初に行ったのは、『Webex Teams』を使った『週報』の提出です。社員が毎週、3つの項目について週報に記して、『Webex Teams』内のグループで共有しました」(後藤さん)

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『Webex Teams』のグループトーク画面(スマホ版)
Screenshot: ファイブテンコンサルティング

その3つとは、「①今週、どんなワクワクを実践したか」「②業務連絡」「③その他の報告」というもの。①はファイブテンの理念である“ワクワクすること”にかけています。

「正直、これまで、名前と顔くらいしか分からなかった社員もいたのですが、人となりが伝わるようになりました。仲間意識が強くなり、横のつながりも生まれたと思います」と秋田さん。

また、若手社員からは「『Webex Teams』は、プライベートではなく、仕事用のコミュニケーションツールと割り切れたのが良かった。プライベートのSNS等のコミュニケーションツールに仕事は持ち込みたくない」という意見もあったそうです。

2つのツールの相乗効果も

後藤さんは週報を読んで、気になる点があればメンバーにダイレクトメッセージを送ります。必要があれば、『Webex Meetings』でテレビ会議も行うように心掛けているそうです。

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『Webex Teams』のダイレクトメッセージ画面(スマホ版)
Screenshot: ファイブテンコンサルティング

「『Webex Teams』でこまめにコミュニケーションを取っているからこそ、『Webex Meetings』で素早くテレビ会議ができる気がします。普段のコミュニケーションが取れていない状態でテレビ会議と言われたら、なんだか手を抜いている気がしてしまう。『Webex Teams』と『Webex Meetings』の相乗効果が重要ですね」と後藤さん。

その相乗効果もあり、「対面でコミュニケーションを取っていたときは、忙しくてなかなか直接会えないこともありました。そうなると、自分のなかでTo Doとして溜まって、いつも気になっている状態。『Webex Teams』と『Webex Meetings』でそれが解消されて、時間を効率的に使えるようになったのはもちろん、心理的負担も減りました。若手社員のケアも、手厚くなったと思います」と、導入メリットを実感しています。

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『Webex Teams』グループトーク画面(PC版)
Screenshot: ファイブテンコンサルティング

社員の秋田さんも「実は、後藤さんからのメールに対して忙しさにかまけて返信が遅くなることも多かった。『Webex Teams』はスマホでも使えるし、チャットならではの気軽さでサッと返せるメリットがあります。よって、導入後は、メールに返信しておらず気を揉むといった心理的負担から解放されました(笑)」と話します。

これまでメールが主なコミュニケーション手段で、チャットツールを導入したのは今回が初めだったということもあり、こうした新鮮さも感じられたようです。

後藤さんは『Webex Teams』のさらなる活用について、「現状の社員みんなでのコミュニケーション・私と社員のコミュニケーションだけでなく、社員個人同士のコミュニケーションも活発化させたいと思っています。例えば、似たようなプロジェクトがある場合、守秘義務に違反しない範囲でノウハウや考え方を共有したり、エキスパートに過度な負担がかからずに若手社員を教育したり、そういった使い方も考えていきたいです」と今後の展望を語ってくれました。

誰でも招待できる『Webex Meetings』でクライアントともビデオ会議を実施

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Photo: 大塚敬太

『Webex Meetings』の活用では、後藤さんが管理者となり社員やパートナーを招待。月に一度、テレビ会議での定例会を始めました。また、定例会以外でも、個別の打ち合わせに活用しているそうです。最大の魅力は手軽さ

「会議を設定してメンバーを招待するとURLが発行され、それをクリックするだけで『Webex Meetings』のビデオ会議に参加できます。定例会以外では、『Webex Teams』でのやりとりから口頭で話そうとなって、『Webex Meetings』に移動することも多いですね。Webexのアカウントを持っていない人も招待できるので、クライアントとのビデオ会議にも活用しました」(後藤さん)

パートナーの桐生さんが感じたのは、信頼度の高さ。「ほかのツールで行ったビデオ会議に比べると、『Webex Meetings』は、圧倒的に途切れずに高画質で音も鮮明でした」といいます。

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『Webex Meetings』でブラウザの画面共有をする様子
Screenshot: ファイブテンコンサルティング

「ほかにも、デスクトップ画面や資料を共有できるのは便利です。会議中に資料を更新し、その場で参加者が確認することができます。会議の多くは資料を見ながら行いますが、対面の会議でも、『Webex Meetings』でデスクトップ画面を共有しながら話した方が理解は早いかもしれません」と桐生さん。

確かに対面の会議でも画面共有すれば、プロジェクタに資料を映したり紙の資料を配布したりする必要がなくなるので、業務の効率化にもつながりそうです。

後藤さんも「配布禁止の資料がある場合も、『Webex Meetings』でデスクトップ画面の資料を共有しながら話をすることがありますね」と同意します。

多様な働き方にもマッチする『Webex Teams』と『Webex Meetings』

コンサルティング会社として、企業のプロジェクトに人材をアサインしてきたファイブテンコンサルティング。その業態から、社内でのコミュニケーションは重要視されていませんでした。

しかし、若手社員の定着や今後の業務拡大を考えたとき、社員同士のコミュニケーションは避けて通れない問題。

今回試した『Webex Teams』と『Webex Meetings』は、ファイブテンコンサルティングの多様性がある働き方にもマッチし、新しい形で社内外のつながりを広げる可能性を示唆してくれたようです。


Screenshot: ファイブテンコンサルティング

Image: UfaBizPhoto/shutterstock

Photo: 大塚敬太

Source: Webex Teams, Webex Meetings ,ファイブテンコンサルティング

林田孝二

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