ToDoリスト、作っていますか？
生産性を高める魔法のツールのように思いがちですが、ToDoリストを作るだけでは、魔法は生まれません。
ToDoリストは作成の仕方を間違えると、生産性を向上させるどころか逆効果になります。
そこで、ToDoリストに関連する犯しがちな間違いをリストアップしてみました。
解決策も一緒にご紹介するので、改善の助けになれば幸いです。
目次
- 各タスクの所用時間を記入しない
- ToDoリストの作成方法をたびたび変更する
- すぐできるタスクばかり記入する
- 当日にToDoリストを作る
- 想定外のことに臨機応変に対応できない
- タスクとプロジェクトを同列に扱う
- 具体性に欠ける記入の仕方をする
- 達成不可能な目標ばかり記入する
1. 各タスクの所用時間を記入しない
ToDoリストを作るとき、単純にタスクだけ書き出していませんか？タスクを完了するために見込まれる所要時間も一緒に記入する必要があります。そうしないと、自分の手に余る過剰なタスクリストになってしまうかもしれません。
また、見込み所用時間を書き添えると、どのタスクに時間がかかるかはっきりします。
タイムトラッカーで1週間の時間の使い方をトラッキングして、それぞれのタスクにかかった時間をチェックしてみましょう。
そして、その情報を反映したToDoリストを作ります。月曜日の朝、インボックスに受信しているメールの処理に1時間もかかったなら、その時間を短縮するツールを使うことを考えましょう。
2. ToDoリストの作成方法をたびたび変更する
ToDoリストは紙とペンを使って作ることもできますし、デジタルで作ることもできます。
でも、人によってはToDoリストの作成方法を決定できず、何ににか紙とペンでToDoリストを作った後、スマホにToDoリスト作成アプリをダウンロードすることもあるでしょう。それでは生産性が損なわれます。ToDoリストの作成方法を一貫させると、効果的なルーティンが作れるのです。
少なくとも1カ月は同じやり方でToDoリストを作り、その方法の長所と短所を書き出しましょう。1カ月たったら見直し、必要に応じて、別のやり方に変えて再度1カ月試します。
理想は、昔ながらの紙とペンを使って作るToDoリストとデジタルで作るToDoリストを両方試して、どちらが自分に向いているか決めるのがベスト。それではまだ決められないという場合は、それぞれ1カ月ずつ試してみてください。1カ月続ければ、さすがに自分に向いているかどうか十分わかるはずです。
3. すぐできるタスクばかり記入する
達成主義の人は、タスクをたくさん片づけるほど、モチベーションがあがります。そのため、所用時間が短いものからToDoリストに入れていきがちです。
確かに、短時間でどんどんタスクが片付くと自信がつきます。自信がついてから、徐々に作業時間が長いタスクに移行すればいいのかもしれません。でも、このやり方をしていると、本当に重要な作業が優先されなくなる危険性があります。
ですから、自分や会社や自分の仕事に最も利益があるタスクを見極めて、そういうタスクをToDoリスト上でまとめるべきです。
そうすれば、賢く時間を使えるようになり、1日の終わりに、その日に達成したことを振り返り、良い時間の使い方をしたと思えるはずです。
4. 当日にToDoリストを作る
1日の始めにToDoリストを作っていませんか？それでは、タスクに使えるはずの時間が無駄になります。
多くの研究で、夜のうちに翌日のToDoリストを作るメリットが実証されています。
夜のうちに、翌日のToDoリストに載せる最重要タスクを3つ考えることを推奨する専門家もいます。それにより、翌日の期待値が設定され、朝起きたら、ToDoリストを作る代わりに、すぐに仕事に取りかかれます。
5. 想定外のことに臨機応変に対応できない
人生に想定外のことはつきもので、生産性が一時的にそがれることもあるでしょう。
- 朝起きたら頭痛がする。
- 赤ちゃんの子守をしてくれる人が見つからず、自宅でぐずる子どもの横で仕事をしなければならない。
- 転職したばかりで会社に慣れていない。
- 新しい役割を任せられた。
などなど、普段の調子を狂わせることが起こりうるので、柔軟なマインドセットが求められます。
ToDoリストにもある程度柔軟性をもたせておかないと、フラストレーションの原因になります。あまりきっちり設定せず、余裕を持たせたToDoリストにしましょう。
不測の事態に応じて臨機応変に優先順位を変更できるようにして、その日のうちに完了できなかったタスクは翌日に持ち越すようにしましょう。
6. タスクとプロジェクトを同列に扱う
タスクとプロジェクトは、まるで違うことを忘れてToDoリストに同列に記入していませんか？
どちらもToDoリストに入れて構いませんが、プロジェクトはタスクよりはるかに時間がかかることを忘れないでください。タスクはそれをすれば終わりますが、プロジェクトは複数のタスクで構成されているので、所用時間やどのような努力が必要か特に考える必要があります。
最初はタスクとプロジェクトの違いを認識していても、ToDoリストに載せると違いがわかりにくくなるので、色分けしたり、テキストも記入して、はっきり区別するようにしましょう。また、1つのプロジェクトをたった1日で完了できると思ってはいけません。
プロジェクトは少しずつ進捗していく性質であることを認識して、毎日タスクをこなしながら一歩ずつ進捗させましょう。
7. 具体性に欠ける記入の仕方をする
出来の悪いToDoリストは生産性を損なうので、ないほうがマシです。ToDoリストの項目があまりにも漠然としていると、時間を有効に使えなくなります。
たとえば、ブロガーが仕事を拡大しようとしているとしましょう。その場合、ToDoリストに、｢新しい記事を公開する｣と書いては曖昧過ぎます。｢最低5つの記事を公開する｣と書くと、するべきことが明確になります。
8. 達成不可能な目標ばかり記入する
挑戦することでモチベーションがあがるタイプなら、ToDoリストに大きな目標を並べてもいいのかもしれません。
自分は目標達成能力が高いので、ToDoリストに簡単すぎることは入れたくないと思う人もいるでしょう。でも、極端に達成困難な目標ばかり書き込んでしまうと元も子もありません。
賢く目標を設定して最大限に生産性を高めるために、次のことを意識しましょう。
- 具体的であること：取るべき行動を明確にするシンプルな言葉で目標を書くこと。
- 進捗が測りやすいこと：正しい方向に進捗していること示す具体的な尺度があること。
- 達成可能であること：達成できる目標にすること。自分のコンフォートゾーンを出て背伸びをするのは構わないが、成功するにはスキルもリソースも必要であることを忘れずに。
- 結果が出ること：目標を書き出すときは、単に何をするかだけでなく。
- 時間枠を設定すること：緊急性がわかり、作業に極力邪魔が入らないように時間枠を設定すること。ただし、同時に他のタスクのことも考慮しないと、現実的には実現していけない。
- 賢く目標設定すること：実現不可能な計画を立てていないか、しっかりチェックすべき。
今週からさっそく実践しましょう
ToDoリストが思ったほど効果を発揮していないなら、これでその原因がはっきりわかったと思います。
ここでご紹介したコツを実践すれば、すぐに効果が表れ、生産性が向上して報われた気分になるでしょう。
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Image: rawpixel, Unsplash, Cozine/Shutterstock.com
Original Article: 8 To-Do List Mistakes You Must Avoid by MakeUseOf
