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スマホで仕事が完結しない理由。潰していったらあるツールにたどり着いた

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Sponsored By ワークスモバイルジャパン株式会社

スマホで仕事が完結しない理由。潰していったらあるツールにたどり着いた
Photo: Ryuichiro Suzuki ©LINE Corporation

さまざまな人が、さまざまなスタイルで働く。

ネットワークインフラやサービスの発展によって、現代では場所や時間に捕らわれずに仕事と向き合うスタイルも可能となりました。

持ち運びできるラップトップが1台あれば、固定席に縛られずに仕事ができます。

資料作成、情報整理、書類確認、社内・社外連絡、グループでのコミュニケーション、ファイル共有、スケジュールのチェックなど、たいていのことはできるでしょう。

そして忘れてはならないのが、スマホの活用。

「スマホで仕事をする」というのは多くの人にとってまだまだハードルが高いように思えますが、「いつでも」「どこでも」インターネットに接続され、多くのサービスが利用できるスマホもまた、ビジネスに活用できる武器のひとつです。

では、今後ビジネスパーソンはどういったサービスを選び、どういったスタイルでスマホをビジネス活用していくべきなのでしょうか?

その答えは、今現在私たちの身近にあるサービスが鍵を握っています。家族、友だちとの連絡手段である「LINE」のビジネス向けサービス『LINE WORKS』です。

どうすればスマホで仕事は完結するのか?

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Photo: Ryuichiro Suzuki

LINE WORKS』は、LINEのもつカジュアルさと、ビジネスシーンに求められる機能を両立した理想的なサービスです。

このツールのメリットを紹介するのは簡単ですが、まずは現状私たちが抱えている疑問の答えを探っていきましょう。つまり、「どういったシーンでスマホが有利なのか」という疑問です。

今回はライフハッカー[日本版]に関わる「現状、スマホで仕事は完結しない」と思っている人たちに、その理由についてヒアリングを行ないました。

すると三者三様、職務ごとに求めるものと現状とのギャップ、そして問題解決のためのビジョンが見えてきたのです。

資料作成にキャラバン、イベント運営。ある広報の場合

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Photo: Ryuichiro Suzuki

■立野公彦さんの場合
(株式会社インフォバーングループ 事業戦略部門 コーポレート・コミュニケーション部)

■大まかな業務内容
広報業務、イベント運営、ブックカフェ「BOOK LAB TOKYO」運営

■ある1日のタイムスケジュール
10:00 イベント運用についてメディア編集部と打ち合わせ
11:00~13:00 イベント会場側との打ち合わせ@現地
昼食
14:00 広報対応でCEO取材に同席
15:00 ニュースリリース作成
16:00~18:00 「BOOK LAB TOKYO」にて資料作成
18:30~ 社外イベントに参加

立野さんの仕事はイベントの運営、打ち合わせといったオフィス外での仕事がメイン。そのため、移動中~移動の合間のちょっとした時間も貴重!

ラップトップを携帯しているので、簡単な資料のチェックや修正は外出中にやっつけるのが定番とのこと。

確かにこうした作業はPC向けですが、電車は常に座れるわけではありません。時間帯によってはラップトップを開けないことも…。

では、作業時間をどこで補っているのか?というと、昼食時間。

時にはランチを削るのもやむなしだとか。午後の打ち合わせ中にお腹がグー…なんて気まずいこともあったそうです。

こうした時に『LINE WORKS』の出番です。

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Photo: Ryuichiro Suzuki

LINE WORKS』のグループ機能では、メンバー間で業務報告、進捗確認といったコミュニケーションができるチャット機能に加え、「グループフォルダ」では、グループ内のメンバーから共有されたファイルも確認できます。

また、『LINE WORKS』には「外部トーク連携」という機能があります。これは、LINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーともトークできるという機能。

つまり、社員と社外の人がLINE WORKSやLINEで直接やりとりすることもできるのです。

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Screenshot: 小暮ひさのり via LINE WORKS

こうして明日の会議資料のチェック、受け取りの連絡、メンバーへのタスク追加、各所への連絡など、ラップトップを開くまでもない作業は、移動時間にスマホで済ませるようになりました。

一方で、PCでの操作が向いている作業では、引き続きラップトップが活躍する場合もあります。

たとえば、ミーティングで使う資料にミスを発見した時! PCでさっと修正して、PCからもログインできる『LINE WORKS』のグループフォルダにアップロード。再び移動中のスマホから念のために再チェック、修正OK。ほっと一安心。

こうして『LINE WORKS』を導入したことで、スマホとPCのそれぞれ良いところを引き出すことに成功。移動中のスキマ時間の活用と、効率化を図ることができたのです。

これまで、スマホではもっぱらメールアプリで自分宛のメールを追うくらいでした。

電車内でPCを開きっぱなしで作業するのは、さすがに広報としてどうかと思っていたのですが、スマホで仕事の対応ができるなんて思っていなかったので…。

でも、『LINE WORKS』導入してからは、移動時間に資料の確認をしたり、各所に連絡したり、作業をうまく最適化できたように思います。また、友人にLINEを送るような手軽さで仕事のやりとりができるのが気に入っていますね。

おかげで昼食時間を削ることも減りました。

ランチを制するものは、ビジネスを制する」です。

脳と身体が疲れてくる午後からの仕事の能率を上げるためにも、『LINE WORKS』でスキマ時間を活用して、ちゃんとエネルギーを摂取できるといいですね。

取材、取材、執筆、MTG。ライフハッカー[日本版]編集者の場合

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Photo: Ryuichiro Suzuki

■開發祐介さんの場合
(株式会社メディアジーン ライフハッカー[日本版]編集部)

■大まかな業務内容
記事の企画・取材・編集・執筆

■ある1日のタイムスケジュール
10:00〜 出社・タイアップ記事の企画案作成(オフィス2Fにて)
13:00〜14:00 ランチ
15:00〜16:00 担当連載の原稿チェック(オフィス3Fにて)
16:00〜17:30 取材(外出/移動時間込み)
17:30〜 リモートで社内会議参加・担当連載の原稿チェック・メール返信等(外出先での作業)
20:00 直帰

さまざまな働き方を実践するライフハッカー[日本版]編集部員・開發さんは、内勤、外勤、リモートワークなど、その時々で業務への向かい方を最適化しています。

内勤だとしても、「フリーアドレス」方式であるため、彼に定まったデスクはありません。編集部員たちは、自由な場所で自由に仕事をしているのです。

この自由なスタイル・場所で、のびのびと仕事ができる環境は大きなメリットですが、一方でコミュニケーション不足や個人個人が今どこで、どういったタスクを進行しているのか? が不明瞭になるといったデメリットも…。

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Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部 via LINE WORKS

こうしたシーンでは『LINE WORKS』の「カレンダー」。

横断表示でチームメンバーの予定をひと目で把握でき、スマホ・PCからアクセスできるので、環境を問いません。

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Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部 via LINE WORKS

例えば取材内容について相談が必要なシーンでも、帰りのタクシーでカレンダー(メンバー予定表)からメンバーの予定を確認

手が空いている編集部員へ「ちょっと相談させて!」と、午後一にミーティングの予定を押さえておく。といった活用もできます。

急な訪問が入った時でも、慌てずに社内にいるメンバーを確認して予定をブロック。対応してもらえるようにトークとスタンプで「おねがいします」。

こうしてスマホからメンバーの現在のタスクや場所を確認でき、業務の見える化が図れます

LINEでおなじみの「音声通話」や「ビデオ通話」もLINE WORKSで利用できます。ライトプラン以上であれば、複数人(最大200人)でのグループ通話もできるため、リモート会議までこのアプリで行なえるのもメリットのひとつです。

フリーアドレス・リモートワーク可になって自由度が高くなったのは良いのですが、定例MTGの日以外にほかの編集部員と顔を付き合わせることが減ったせいか「チーム感」が薄れた気がします。

しかし、雑談から企画のアイデアが出てくることも多いので、スタンプなどを交えつつ気軽に部員たちとやりとりできるのがありがたいですね。思わず会話が長引くこともあって、ネットワーク越しだとしても、ちゃんとコミュニケーションを図れるんだなというのが実感できました。

また、カレンダー機能は、1つのアプリ内で自分のタスク管理や、メンバーの予定を確認して「この日抑えてもいい?」といった相談までもスムーズにできて、管理ツールとしてはすごく理想的だと思うので、これからもっと活用したいところですね。

LINEと同様に、通話中に過去のトークやファイルを参照したり、メンバーのスケジュールをチェックしつつタスクを割り振るといったこともOK。

手元にPCがなくても、場所を問わずリモートで社内会議に参加できるのです(PCからの利用も可能)。

#モニター越しの私の世界。あるバックオフィサーの場合

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Photo: Ryuichiro Suzuki

■海野さよこさんの場合
(株式会社メディアジーン メディアプランニング部門 メディアソリューションユニット メディアマネジメント)

■大まかな業務内容
編集事務、契約対応、請求対応、庶務総務、社内外の問い合わせ対応など

■ある1日のタイムスケジュール
10:00 出社
午前 アルバイトスタッフの日報チェック、メール返信、問い合わせ対応、契約業務、請求業務、公開記事データ確認
13:00〜14:00 ランチ
午後
記事セット、お客様との会議、チーム定例会議、その他随時、電話対応・来客対応・社内外問い合わせ対応など
19:00 退社

内勤がメインな海野さん。編集事務だけでなく、総務事務や問い合わせ対応と、とにかく業務の幅が広いため、スケジュールは過密気味。

また、複数の原因が重なり合って、フリーアドレス制の恩恵を受けられず、スマホを片手に好きな場所で仕事をしよう! といった環境づくりができないのが悩みだとか。

そんな海野さんの負担となっているのが、編集部への問い合わせ対応。

編集部員宛の電話を受けても、当の本人はフリーアドレス。どこで仕事しているのか?すぐに把握できないこともあります。

社内チャットツールやメールで連絡しても、ちゃんと気づいているのか? 伝わっているのか? が確認できないため、ヒヤッとすることも

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Photo: Ryuichiro Suzuki

こうした時でも『LINE WORKS』なら、LINEと同じく既読もすぐにわかります。また、広告や重要度の低いメールにまぎれてしまうこともないので、通知に気づいてもらいやすく、返信も比較的返ってくるのが速いとのこと。

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Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部 via LINE WORKS

そして、社内でどうしても海野さんに聞きたいことがあれば、直接会わなくてもスマホ・PCからチャットできる「トーク」で問い合わせすれば良いことなので、海野さん自身がずっと固定席にいる必要もありません。

LINEアカウントから友だち追加すれば手持ちのスタンプを活用でき、『LINE WORKS』でもビジネスシーンで便利なスタンプのバリエーションも用意されているため、気持ちや感謝を伝えやすいというのも利点です。

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Photo: Ryuichiro Suzuki

請求書提出のお願いや、外出中の社員に電話が来た時など、メールで用件だけを伝えるとどうしても冷たい印象になってしまうし、そもそもメールだと気づいてもらえないことも多かったです。

『LINE WORKS』だとLINEとの連携もできて気づいてもらえやすいし、用件にスタンプを添えるだけでコミュニケーションが取れるので助かっています。

LINEのトークのそれとほぼ同じUI/UXなので、カジュアルにトークできるのが特徴のひとつです。

一般的なチャットツールでよくある「なんとなく質問しづらい」という障壁も取り払えて、チーム間・グループ間のコミュニケーションロスも補完できたのではないでしょうか。

LINE WORKS
Image: LINE WORKS

さらに『LINE WORKS』には人の代わりにボットが自動応答してくれる「チャットボット」と呼ばれる機能があります。

ある程度マニュアルを用意しておけば、質問への回答はチャットボットが行なってくれるのです。

AI(人工知能)が自動的に質問に回答してくれるようにするためには、会社として管理者がLINE WORKSと連携する他のAIチャットボットサービスを導入する必要がありますが、近い未来「海野さんちょっとこれ〜〜」「海野さんあのシートは〜〜」「海野さん…」と、今まで海野さんが一手に引き受けていた問い合わせも、チャットボット側である程度解決できるようになるでしょう。

スマホで仕事が完結する未来があるかも

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Photo: Ryuichiro Suzuki

三者三様、それぞれスマホだけで仕事ができない理由がありました。

やはり人それぞれ、業務内容や仕事環境、利用ツールによる制限などがあり、自然とPCや場所への依存度が上がっていたのです。

しかし、利用できるツール、サービスはTPOに合わせて使い分けるべきだと思いませんか?

ここで紹介した人物のように、私たちの身近にあるスマホを活用すれば、そして『LINE WORKS』を導入すれば、私たちはもっと効率よく、負担を減らして働けると思うのです。

時にはPC、時にはスマホ。

日進月歩で進化するテクノロジーの風を受け、この流れは今後さらに効率よく、さらに気持ちよく、さらにシームレスに発展していくでしょう。

やがては場所や状況を問わずに働けるスタイルがスタンダードになり、同時にそれを求められる時代になることが予想されます。

ならば今のうちに、です。

まずはさわりとして、無料から利用できる『LINE WORKS』で、いち早くスマホを活用したワークスタイルを試してみてはいかがでしょうか。

Photo: Ryuichiro Suzuki

Image: LINE WORKS

Source: LINE WORKS

小暮ひさのり

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