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【タイプ別】年末に向けてバタバタしないための対策と習慣術

【タイプ別】年末に向けてバタバタしないための対策と習慣術
Image: manop/Shutterstock.com

「あっ、忘れていたタスクが納期ギリギリ」「仕事が重なって、残業しないと終わらない」「未完了の仕事が多すぎてあれもこれも気になる」

年末は、仕事も佳境に迎え、バタバタすることが多いものです。

バタバタしても集中して仕事ができていればいいのですが、過剰な不安と焦りの中で、仕事をするのはストレスが溜まるなど、あまり快適ではありません。

そこで今回は、バタバタ感を軽減するために、5つのタイプ別に対策と習慣術をご紹介します。

古川武士(ふるかわ たけし)/習慣化コンサルタント

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関西大学卒業後、日立製作所などを経て2006年に独立。約3万人のビジネスパーソンの育成と約500人の個人コンサルティングの現場から「続ける習慣」が最も重要なテーマと考え、オリジナルの習慣化理論・技術をもとに個人向けコンサルティング、習慣化講座、企業への行動定着支援を行っている。主な著書に「続ける習慣」「やめる習慣」「早起きの技術」などがあり、全16冊、計70万部を超え、中国・韓国・台湾など海外でも広く翻訳され読まれている。公式サイト

1. できるはずの予想と現実がずれるタイプ

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Image: xtock/Shutterstock.com

このタイプは、自分の能力を過大評価し、「このぐらいの作業量ならできるはず」とリスクを抱えたプランやスケジュールを立ててしまう傾向があります。達成欲が強く、やる気が高い人に多いものです。

効率よく、なるべく多くのことをこなしたいというモチベーションはよいのですが、当初のプランに無理があるため、スケジュールの軌道修正をしなければならないことが多くなります。結果、予想以上にバタバタした毎日を送ってしまうのです。

★対策:スケジュールの合間にバッファーを差し込む

意欲満々のモチベーションは有効活用したいので、最初はこれまで同様にプランやスケジュールを立ててください。

かなり詰め込んだ内容になっていることが想定されるので、次のステップとして、スケジュール全体もしくは各作業にバッファー(余力・余裕)を持つように修正しましょう。

一度作成したプランやスケジュールを俯瞰して見ると、冷静な判断がしやすいので、適正化しやすくなるのです。

2. 突発的な仕事に振りまわされるタイプ

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このタイプは、突発的な仕事が起こりやすい職種か、なんとかしなくてはいけないと考えてしまう真面目な性格の人が多いものです。

いつ訪れるかわからない突発的な仕事は予測が不可能。自分1人で解決しようとすれば、目の前のやるべき仕事に手がつかず残業になったり、納期や締め切りに間に合わないことにもなります。

原因はさまざまですが、スケジュールを立てる際に、リスク管理が盛り込まれていないことがほとんどです。

★対策:業務時間簿を記録して、突発的な作業時間を引き算する

予測不能とはいえ、突発的な仕事に対応するためには時間を消費することは確実です。そこで、万が一に備えて、突発対応の時間を加味してプランやスケジュールを立てる習慣が大切です。

たとえば、8時間勤務の人が突然の仕事に3時間かかるとすれば、5時間の予定しか立ててはいけないということになります。単純な計算ですが、不確定要素が多いので簡単なことではありません。

そこで、毎日の作業内容を15分や30分単位で記録して、重要度や緊急度などで分類する時間簿を1週間記録してみることをおすすめします。

そうすることで、通常業務と突発的な仕事の対応にどれだけ時間を使っているかがざっくりわかり、突発的な仕事に振りまわされない、プランやスケジュールを立てやすくなるはずです。

3. ToDoの管理不足で納期がギリギリになるタイプ

メールや口頭で言われた仕事を失念、突然思い出して突貫工事のような仕事になるタイプです。

このタイプは、タスク管理の習慣がなく、自分の記憶に頼るため、緊急対応に迫られてスケジュールが崩れていくわけです。

★対策:メモする仕組み、習慣をつくる

記憶に頼らず、記録することが一番のポイント。そのためにタスクをメモする方法を習慣化することです。

付箋紙に書いてデスクやパソコンに貼る、カレンダーアプリに入力してリマインダーをかける、手帳にメモするなどやり方はさまざまあります。

自分にあった方法を確立しないと、忙殺されている日常では瞬時に記録することができません。もし、1つの方法で無理なら、複数の方法を掛け合わせてみてください。

4. まだ大丈夫と先延ばしにするタイプ

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嫌な仕事、気が重い仕事を先に伸ばして、気が付いた時には焦って仕事をしているタイプです。私はこれを「ギリギリモチベーション」と呼んでいます。

夏休みの宿題のようにお尻に火がつかないとやらない。私にもこの傾向はあります。ただ、ギリギリモチベーションでやった方が集中できて効率がいい仕事と、それでは大きなトラブルが起きる仕事があります。

重要度の低い仕事はギリギリでいいのですが、重要度が高い仕事はギリギリにやると、相手に迷惑をかけてしまったり、トラブルとなり、信頼を失う場合もあるので気をつけたいものです。

★対策:最終納期ではなく、初動の納期を決める

人間は、初動に最も力が必要です。これは私が習慣化のコンサルティングをやっていて一番痛感することです。0を1にする労力は、1を10にする力に匹敵すると思っています。

ただ、0からいきなり10にしようとすると、気持ちが重たく、行動しにくいものです。そこでおすすめなのが、さっさと0を1にすること。やりはじめればモチベーションは後からついてくることも多いものです。

資料提出なら、事前に、概要ができたら上司に一度見てもらう期日を決めておくなど、初動を管理して作業内容を確認。最終納期までに段階を踏むことで、効率的で仕上がりの高い仕事ができるはずです。

5. ミス・ズレ・モレの手直しタイプ

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仕事にミスが発生したり、依頼者の要望通りでないため、手直しが入ると1.5倍〜2倍の仕事量に増加してしまうパターンに陥るタイプ。

仕事に忙殺されて集中力が欠如しているなど、原因はさまざまですが、悪循環を誘発しやすく、ミスを修正しているとほかの仕事のチェックが疎かになり、さらなるミスやトラブルが起きて対応に追われ続けることになります。

★対策:依頼を受けるときに不明点をなくす、チェックを別の日にする

見解のズレと要望のモレをなくすためには、依頼を受ける際にわかったつもりにならず、目的は何か? ゴールのイメージはどういうものか? 何を大切な基準にするか? 納期はいつか? などはっきりと言葉で確認することが重要です。

事前の基本事項がズレていたり、モレていると少なからずやり直しが発生します。また、ミスや修正を避けるためには、チェックする日を別に設けることをおすすめします。

資料作成の場合は、まず、3つの思考(全体構成をつくる、資料を作成する、チェックする)を切り替えます。

月末や年末、年度末は、誰もが忙しくなるものです。バタバタしないために、あなたがどのタイプか振り返りながら、対策や習慣術を試してください。

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Image: manop(1 , 2 , 3 , 4) , xtock/Shutterstock.com


古川武士

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