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「念のため確認させてください」はNG? 催促メールの正しい作法について考える

「念のため確認させてください」はNG? 催促メールの正しい作法について考える
Image: Rawpixel.com/Shutterstock.com

仕事でもプライベートでも、私はあらかじめ定型句を作っておくのが大好きです。

日常生活では、同じようなパターンのやりとりを何度も繰り返さなければいけない場面があります。

お決まりの世間話、一定の頻度で送る必要がある同じような文面のメール、クライアントや出入り業者、消息筋などにかける日々の電話、といったものがこれに当たります。

こうした決まり切ったやり取りに、毎回新しい内容を考えるのは、労力の無駄だと思いませんか?

定型句は便利である

あらかじめ用意しておいた決まり文句を使えば、それで十分なはずです。たとえば、話の長い相手との電話をソツなく切るのでも、パーティーの席で自分の仕事を的確に説明するのでも、ある程度決まったパターンを用意しておけば、労力の節約になります。

私が以前務めていた会社の上司は、贈り物が必要なシチュエーションになると、すべてのクライアントにまったく同じ物を贈る人でした。

メールもいつも同じ調子で素っ気なく、ボットが書いたと言われても信じてしまいそうな文面なのです。

最初、私はちょっとおかしな人だなと思っていたのですが、だんだん、上司の信念に感服するようになりました。これは、誤解を招いたり、嫌な思いをしたりしかねない事態を事前に回避するための巧みな戦略であり、あくなき効率アップを目指す達人のワザなのだ、と思うようになったのです。

もちろん問題点はある

もちろん、定型化にも限界があります。

社会の害毒とさえ言えるほど冴えないフレーズ、たとえば、「ナイス・トゥ・eミート・ユー!(メールで初めて連絡するときの挨拶)」や、「確認だけど、これ見てくれたよね?(Making sure you saw this?)」などは、私たちの文化のボキャブラリーから即座に消し去るべきです。

「先日のメールでお伝えした通り(Per my last e-mail)」とは、「お前、字が読めないのかよ(bitch can you read)」をオフィス向けに丁寧に言い換えたフレーズにすぎない。

- Twitt3r Honey (@OhEmmeG) 2017年12月21日

とはいえ、「念のため確認させてください(just checking in)」が、こうした使用禁止フレーズに入っているとは、私は思っていませんでした。

冒頭の一言は、必要?

実際、『Money』誌に最近掲載された、「念のため確認させてください」というフレーズは、あらゆるレトリックを駆使して避けるべしという内容の記事を読んで、衝撃を受けたほどです。

この記事をめぐっては、米Lifehackerのスタッフの間でも、Slack上で激しい議論が起きました。「念のため確認させてください」というフレーズについては、催促の意図が透けて見えて押しつけがましいという声もあれば、単に定型句として使っているだけで問題ないという声など、さまざまな意見がありました。

もっとストレートに言いましょう。この表現がそんなにダメなら、代わりにどんなフレーズを使えばいいのでしょうか?

自分がなぜ2度目のメールを送っているのか、その理由を長々と説明すべきなんでしょうか?

「○○の状況を確認したく(Wanted to check this status of this)」というのは、以前は私も使っていましたが、このほうが攻撃的に感じられると思います。「ちょっと気になってメールしてるんですが(Circling back)」とでも言うのでしょうか?

メッセージをもらった相手がイラッとしにくいフレーズをご存じの方は、ぜひコメント欄に投稿してください。というか、ぜひアドバイスをお願いします!

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Source: Time

Virginia K. Smith - Lifehacker US[原文

訳:長谷 睦/ガリレオ

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