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GmailからGoogleカレンダーまで! 仕事の生産性を高めるGoogleハック術7つ

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GmailからGoogleカレンダーまで! 仕事の生産性を高めるGoogleハック術7つ
Image: dennizn/Shutterstock.com

好き嫌いは別として、Googleが私たちのオンラインライフを支えているのは紛れもない事実です。

Googleの最新機能生産性向上テクニックを使っていない人でも、何らかの形でGoogleを利用する機会が1日に何度もあるのではないでしょうか。

Googleをよく使う人は、エクスペリエンスを向上するテクニックを覚えておいて損はありません。そこで、仕事でもプライベートでも役立つ、便利なGoogleハックをいくつかご紹介しましょう。

1. 目標達成のためにGoogleカレンダーで時間をブロックする

2. アカウントセキュリティを強化する

3. ググり方を学ぶ

4. Googleドキュメントで共同編集するときのエチケットを学ぶ

5. Googleカレンダーのタイムゾーンオプションを活用する

6. Gmailを極める

7. 数あるテクニックをものにする


1. 目標達成のためにGoogleカレンダーで時間をブロックする

読書や筋トレ、新しい言語など、自分で決めた目標をなかなか達成できない人の多くは、時間の確保に苦労しています。何の進捗もないまま日々が過ぎていくようなら、時間をブロックすることで解決につながるかもしれません。時間のブロックには、Googleカレンダーが便利です。

Googleカレンダーで、今日の予定を開いてください。

そこに、今日やらねばならない項目を入れていきます。バカバカしいと思っても、毎日無意識のうちにやるような習慣も含めて、すべてを書き込んでみてください。

睡眠、朝食、通勤などのほか、どうにも動かすことのできないタスクをすべて入力します。タスクを色分けして整理しておくと見やすくてベターです。

Time-Blocking
Image: MakeUseOf

次に、残っている時間のどこかに目標達成のための時間を埋めていきます。帰宅後、夕食までの1時間を無駄に過ごしているのなら、その時間をジムに充ててみては? あるいは、夜のどこかの時間帯で、スペイン語の練習に最適な、まとまった時間が取れるのでは?

「時間がない」と言うのはかんたんです。でも、自分の時間の使い方を詳しく見ているうちに、もっと効率的な使い方が考えられるようになるのです。

2. アカウントセキュリティを強化する

ドライブ、YouTube、フォトなど、Googleに紐づけられたサービスはあまりにも多いので、できるだけ自分のアカウントがサイバー攻撃を受けないように気を付ける必要があります。

そのためにまず、Googleのアカウント設定ページを開いてみてください。必要に応じてログインすると、さまざまなオプションが用意されていることがわかるでしょう。

Google-Account-Settings
Image: MakeUseOf

手始めに、「セキュリティ診断」を実行してみてください。あなたのアカウントに関連する重要なオプションを診断してくれます。

再設定用の電話番号やメールアドレスが最新のものになっているか、また、知らないデバイスやアプリがあなたのGoogleアカウントを使用していないかをチェックしましょう。

さらにセキュリティを強化したいときは、2段階認証(2FA)を設定します。

2段階認証を有効にしておけば、新しいデバイスからアカウントにログインしようとすると、パスワードだけでなく携帯電話に送られるコードが必要になります。

使っていない人は、今すぐに設定しておきましょう。

「ログインとセキュリティ」の下、「Googleへのログイン」にある「2段階認証プロセス」をクリックします。MakeUseOfでは、Authyの使用をすすめています。

アカウントのパスワードは、できるだけ強力なものを使うようにしましょう。その他、アカウント設定の詳細については、こちらのガイドをご覧ください。

3. ググり方を学ぶ

このご時世においても、ググり方を知らない人に出くわすことがあります。

Obvious-Question
Image: MakeUseOf

特にSNSでは、基本中の基本のことすらググらずに他人に尋ねる人がいます。いえ、アドバイスのような人間的な回答を求めるのは決して悪いことではありません。でも、Googleの検索結果で答えられるような質問をしている輩を見ると、ついイライラしてしまいますよね。

Obvious-Answer
Image: MakeUseOf

そんなときこそ、Let Me Google That For You (LMGTFY)の出番です。このシンプルなサイトは、検索ワードを入れると、ググり方を教えるアニメーションへのリンクが表示されます。アニメーションでは、Googleを開いて、質問を入力して、検索ボタンをクリックする様子が示されます。ご親切にも、最後にはその検索ワードについてのGoogle検索結果ページまで連れて行ってくれますよ。

LMGTFY-Example
Image: MakeUseOf

4. Googleドキュメントで共同編集するときのエチケットを学ぶ

Googleドキュメントは、ソフトウェアを一切ダウンロードせずにいかしたドキュメントを作成できる非常にシンプルな方法です。それだけでなく、リアルタイムで他者と同時編集ができるのでとっても便利です。

ただし、共同編集者にストレスを与えないよう、基本的なエチケットは学んでおきましょう。

1. コメントや提案機能を使う

誰かに文章の校正を頼まれても、バカみたいにいきなり編集を始めてはいけません。変更履歴がわからなくなるだけでなく、あなたの修正案を相手が受け入れるかどうかはわからないのですから。

代わりに、コメント機能を使ってメモを残しておきましょう。

右上にある「編集モード」アイコンを、編集内容を提案するための「提案」に変えてください。提案モードなら、原文を削除せずにあなたの修正案を提案できます。

Video: Google Help/YouTube

2. 共同編集者への礼儀を忘れずに

上の例では、固定された文書に対して、自分のペースで変更を提案することができました。

しかし、たとえば3人のライターが同時に1つの文章の異なるセクションを書くようなケースでは、相手の邪魔をしないような配慮をしなければなりません。

たとえば、改行を何個も入れないようにしましょう。あなたより後ろのパートを担当している人の文章が大きく動いてしまいます。

誰かが入力しているすぐ横で入力してはいけません。大量のテキストの書式変更を一度にしてはいけません。他者に影響するような変更をするときは、画面上部のチャット機能を使って全員に連絡するようにしましょう。

3. 共有相手を間違えない

共同編集をしているからには、そのドキュメントは共有設定になっているはずです。あなたに共有設定を変更する権限がある場合、必ず所有者のプライバシーを尊重するようにしてください。所有者の許可なくリンクを共有するような行為はNGです。

5. Googleカレンダーのタイムゾーンオプションを活用する

旅行に出ると、時差に悩まされます。普段と異なるタイムゾーンにいることを認識しないままイベントを設定してしまうと、おそらく出席できずに終わるでしょう。

ありがたいことにGoogleカレンダーでは、イベントのタイムゾーンをかんたんにチェックできるようになっています。

デフォルトでは、自分で作成したイベントは自分のタイムゾーンで表示されます。招待された人は、その人のローカルなタイムゾーンで表示されます。

Google-Calendar-Time-Zone-Settings-1-670x342
Image: MakeUseOf

カレンダー全体のタイムゾーンを変えるには、Googleカレンダーを開き、歯車アイコンをクリックして、「設定」を選びます。「メインのタイムゾーン」で、ドロップダウンメニューからあなたのタイムゾーンを選んでください。

他のタイムゾーンにいる人を招待することが多いなら、セカンダリタイムゾーンも設定しましょう。

協定世界時を参照するために、UTCをセカンダリタイムゾーンに設定しておくのもいいかもしれません。「セカンダリタイムゾーンを表示する」をチェックしておくのを忘れずに。

6. Gmailを極める

Gmailの設定をデフォルトから変えていないなら、そんなもったいないことはありません。Gmailのベストトリックや、あまり使われていないけれど便利な設定などを参考に、Gmailをマスターしてください。メールなんかに人生を支配されてはならないのです。

貴重な時間を無駄にしないよう、メールに費やす時間を制限しましょう。読んだことのないジャンクメールは自動で振り分けるか解約しましょう。

メールを開くのがストレスにならないよう、タスクやスケジュールは別のアプリにしましょう。毎日メールを開くのが憂鬱なら、一歩引いて、何が大事かを見極めましょう。

振り分け、削除、選定などの苦しみを乗り越えると、メール不安は解消します。これぞ、一生続くヘルシーな習慣といえるでしょう。

7. 数あるテクニックをものにする

Googleに関するテクニックは山ほどあり、MakeUseOfの過去記事でもたくさん紹介しています。どんどんものにして、習慣にしてしまいましょう。

  • 高度な検索:通常の検索で希望の結果が得られないときは、高度な検索をお試しください。オペレーターや高度な検索ページを使って、特定の言葉を除外したりといった検索が可能です。
  • 日付で検索:特定の期間の情報を見つけたいときは、こちらの方法を使って検索してみてください。
  • Google Maps:Google Mapsには、思いもよらぬほどの豊富な機能があります。AndroidiPhoneそれぞれのテクニックを参考にしてください。
  • Googleドライブ:保存とコラボレーションに便利なGoogleドライブ究極ガイドはこちらです。
  • その他もろもろ:検索、ドライブ、Keepなどのヒントはこちらから

習慣にしよう

以上、Googleを使って生産的な毎日を送るための7つの習慣を紹介しました。これらをルーティンにすれば、向かうところ敵なしです。

そうはいってもなかなか習慣は変えられないというあなたは、マイクロホビットを使って少しずつ自分を変えていきましょう。

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Image: dennizn/Shutterstock.com

Source: YouTube

Original Article: 7 Google Habits You Must Adopt for a Lifetime by MakeUseOf

訳:掘込泰三

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