こんにちは。セールスコンサルタントの伊庭正康です。
｢月末や年末は、誰もが忙しいから仕方がない｣と考えてはいけません。
確かに月末や年末の仕事量は多いでしょう。しかし、段取りの良い人は平準化（分散）すれば良いと考えます。締め切りを変えて分散させるだけで、ピーク時の忙しさは解消できるからです。
では、どうすべきか？ 今回は、月末や年末など、繁忙期のピークを緩和し、余裕を持って仕事をする｢スケジューリング｣のコツを紹介します。
もし、少しでも思い当たる状況があるなら、このタイミングで｢ピークの解消法｣を知っておいてください。きっと、そんなにムリをしてがんばらなくても大丈夫なはずです。
伊庭 正康 (株)らしさラボ 代表取締役
リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年、(株)らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理等、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は９割以上。近著に、『面倒なやりとりがシンプルになる、仕事のコツ48（かんき出版）』『数字を上げる人のセールストーク・営業のキホン（すばる舎）』等多数。｢無料メールセミナー｣も好評。公式サイト
多忙にならないために、締め切りを分散させる
もしあなたが、頼まれごとを無計画に受けてしまっているなら要注意です。
よかれと思って引き受けたばかりに、ピーク時の忙しさが限界を越えてしまうのは問題ですし、遅くまでの残業が当たり前になっているようなら、予防が必要です。納期に遅れるようなことがあれば、それこそ本末転倒ですからね。
そこで、月末や年末の忙しさを当たり前にしないために、まず｢中間締め切り｣を設定してみてください。
仕事量は変わらずとも、平準化（分散）すればピーク時の忙しさを解消できます。
たとえば、週単位で締め切りを設定するのも効果的です。1週目、2週目、3週目、4週目と案件ごとに締め切りを分散させみてはいかがでしょう。もちろん、相手があってのことですが、相談してみると、思った以上に承諾を得られるものです。
｢差し支えなければ、来週の火曜でお願いできましたら幸いなのですが、ご協力を賜ることは可能でしょうか｣と分散させるのです。
実際、私もやっていますが、ミスが減るばかりか、余裕ができるので、対応も丁寧になります。
先手を打って、3週間〜1カ月先まで予定を埋める
また、｢スケジュールの主導権｣を持つといいでしょう。
時間は振りまわされるものではありません。スケジュールを“決める”側にまわるのが正解。そうすることで、随分と月末や年末の忙しさを解消できるでしょう。
まず、3週間～1カ月先の予定をどんどん埋めてみてください。埋まるのを待つのではなく、先読みをして埋めるように入れていきます。
あらかじめ、資料読んだり、作成する時間を確保してもいいですし、年賀状などを書く時間を優先的に確保してもいいのです。12月なら｢年末のご挨拶｣のアポイントを早めにとることはもちろん、｢年始に向けての準備｣など、わかっていることは早めにやっておきましょう。
まずは3週間～1カ月先までのスケジュールに書いてみてください。振りまわされる人は、予定が定まっていないため、相手次第になってしまうのです。まず、スケジュールを埋めておくと、振りまわされることはなくなります。
“ムチャぶり”を無条件に受けない
年末の特急仕事を増やさないために、｢うまい断り方｣を知ることも大事です。
ムチャぶり（相手はそうは思っていませんが）を言う相手の要望に、応え続けると、それが当然になるどころか、時には拍車がかかることもあります。
こちらの事情を理解してもらうためにも｢うまい断り方｣を身につけねばなりません。良好な関係を保つためにも、｢やんわりと断る｣方法を覚えておくべきです。
次のメールをご覧ください。伝えることは、たった3つでOK。
・誠意を示す（本当はやりたい）
・事情を示す（でも、できない）
・代案を示す（替わりにコレはどう？）
ムチャぶりを言う相手が悪い、と考えると解決が難しくなりますが、ムチャぶりに対応できていないことが問題と考えると、解決は容易になります。
まとめましょう。
もし｢月末・年末のピークが忙しく、残業が当たり前になっている｣なら、きっと改善できます。ほとんどの場合、分散のコントロールを徹底してやっていないからです。
ぜひ、今回のメソッドを使ってみてください。きっと、随分とラクになりますよ。
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