いつも使っている標準的なToDoリストの効率を高める方法をお探しなら、The Nour Groupの創立者David Nour氏が｢Fast Company｣に投稿している、｢SUGリストを使ってみよう｣という記事が参考になります。

SUGとは、Seriousness（重要度）、Urgency（緊急性）、Growth（発展性）の頭文字を組み合わせたものです。

毎日、毎週、または毎月のリストを作成する時にこの3条件を考慮すれば、時間をどう割り当てるべきかがより明確になります。

以下の点を考えてみてください。

・重要度――このタスクまたは問題は、どれくらい重要か？

・緊急性――このタスクを終わらせるまでにどれくらいの時間がかかるか？

・発展性――すぐに着手しないと問題は悪化するか？

スプレッドシートの4列を使うか、紙に表を手書きして、各列の一番上にそれぞれ重要度、緊急性、発展性を置きます。

｢そして、重要度と緊急性に対しては『高』『中』『低』のいずれかの評価を書き込み、発展性に対しては『はい』または『いいえ』のいずれかを書き込みます｣

こうすることで、どのタスクを最初に片付ける必要があるかを判断しやすくなります。

つまり｢高-高-はい｣の組み合わせになったタスクを最優先にするのです。

同じ組み合わせのタスクはどうする？

｢もし2つのアイテムで1列目の評価が同じになったら、次の列の評価で優劣を決めて、それも同じならその次、という具合です｣とNour氏は勧めています。

｢重要度の評価が同じであれば、次の列の評価を判断材料にする、というやり方です｣

簡単な例を挙げておきましょう。

複数のタスクの評価が｢高-高-はい｣で並んだ場合は、完了するまでにかかる時間や、自分で重要だと思う別の判断基準を加味して考えます。

上に挙げた例の場合だと、｢ニュースレターを送る｣よりも｢オンラインでクレジットカードの支払を済ませる｣ほうがずっと簡単に終わるので、真っ先に片付けるのが合理的です。

そうすれば、ほかのタスクに集中する心の余裕が生まれますし、リストの項目を消せたという満足感も得られますね。

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Image: Alicia Adamczyk,JESHOOTS.COM/Unsplash

Alicia Adamczyk - Lifehacker US［原文］