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音声入力だけじゃない? 面倒なパソコンの入力作業を超速で効率化する方法

音声入力だけじゃない? 面倒なパソコンの入力作業を超速で効率化する方法
Image: robuart/Shutterstock.com

こんにちは。セールスコンサルタントの伊庭正康です。

思った以上にパソコンの入力作業で面倒に感じることはありませんか?

送られて来るメールの対応や、時間のかかる報告書など、気が付けば、パソコンの前から離れられなくなっている、といったことも少なくないでしょう。

でも、ちょっとした工夫で、パソコンの入力作業をもっとラクにする方法があるのです。

白状しますと、私のパソコンのスキルは自慢できたものではありません。ブラインドタッチで入力をしていますが、我流のため、決して早くはありません。しかし、これから紹介する方法を駆使することで、かなり早く処理できるようになりました。パソコンでの入力作業にストレスを感じているなら、ぜひ試してください。

伊庭正康(いば・まさやす) (株)らしさラボ 代表取締役

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リクルートグループ入社。残業レスで営業とマネジャーの両部門で累計40回以上の表彰を受賞。その後、部長、社内ベンチャーの代表を歴任。2011年(株)らしさラボ設立。リーダー、営業力、時間管理など、年間200回以上の研修に登壇。リピート率は9割以上。近著に、『面倒なやりとりがシンプルになる、仕事のコツ48(かんき出版)』がある。「無料メールセミナー」も好評。公式サイト

1. スマホの音声入力を使う

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画像左:Android端末でGmailを活用して音声入力。画像右:iPhoneのメールを活用して音声入力。
Image: ライフハッカー編集部

あなたは、スマホの音声入力を試したことがありますか? この音声入力が実は侮れないのです。驚かれるかもしれませんが、この記事の原稿は音声入力を基に作成しました。

スマホのアプリ(私の場合は Gmail)を起動して、入力画面にあるキーボードのマイクボタンを選択。音声で原稿となる文章を音声入力した後に、私宛にメールを送信。誤字が少しあったのでパソコンで修正し、今、読んでいただいている原稿を作成しました。

また、この方法でメールは数十秒で、報告書も数分で仕上げています。具体的な手順を紹介しましょう。

【手順】

  1. スマホのメールアプリを起動。
  2. 入力画面のマイクボタンをタップして、音声入力。
  3. 自分のパソコンで受信できるメールアドレスに送信。
  4. テキスト化した内容をパソコン上で確認・修正。

※キーボードにマイクボタンがない場合は、ほかのキーボードに切り替えてください。

※音声入力の設定がオンになっていることを確認してください。

【便利な方法】

音声入力は、すべてて口頭で済ませることができます。

句読点などの入力は、次のように話してください。

  • 「まる」→「」、「てん」→「
  • 「くろまる」→ 「」、「しろまる」→「」、「こめじるし」→「
  • 「かっこ」→「(」、「かっことじる」→「 )
  • 「かぎかっこ」→「」、「かぎかっことじる」→「
  • 「じゅう ころん ぜろぜろ はいふん じゅういち ころん ぜろぜろ」→「10: 00-11: 00
  • 「かいぎょう」→次の行に改行します

スマホに話しかけるだけなので、エレベーターの待ち時間や、電車のホームで待っている時など、20秒〜30秒あればメールを送れるようになります。

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2. 単語登録だけで文章を入力する

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Image: ライフハッカー編集部

パソコンの単語登録機能をご存知の方は多いと思います。

たとえば、上図のように、「おせ」と入力すれば「お世話になっております。」と呼び出せる機能です。

【手順】

  1. パソコンの画面、右上や右下の言語バーにある「単語の登録」「ユーザー辞書の編集」といった項目を選択。
  2. 単語や入力の項目に、よく使う単語や文章を入力。
  3. よみや変換の項目に、手短に入力できる略語を入力、登録。

そして、文字登録単語登録のテキストだけで、文章が入力できるようにしています。

下図は、私が単語登録した「おせ」「いつ」「ごふ」「ひき」の8文字のみで入力で、115文字の文章を入力したものになります。

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Image: ライフハッカー編集部

最初の単語登録はは手間かもしれませんが、よく使う文章定型文単語登録してみてください。それだけで何十倍のスピードで文章を入力できるようになります。

3. 社内の連絡は、「件名のみメール」で済ませる

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Image: ライフハッカー編集部

最後は、メールを圧倒的に楽にする方法を紹介しましょう。

件名のみメール」です。上図のように、メッセージ欄に文章の入力を行わず(空白のまま)、件名のみで伝えます。

入力の手間を省けるばかりか、読み手もメールを開封する必要がなくなり、双方が楽になれる方法です。ある大手企業様に時短技の研修でこの方を紹介したところ、さっそく取り入れていただき、思った以上に楽になったといった感想いただきました。

チャットツールでも同じことができまずが、双方が同じアプリを使っていないと活用できないので、メールなら社内外で活用できるので効率的だと思います。

さて、今回は、“パソコンの入力作業を超速で効率化する方法”を紹介しました。パソコン作業は、時間をかけたからといって価値が上がる仕事ではありません。だとするなら、手短に済ませたいところです。ぜひこれらの方法を活用して、さらなる効率アップを試みてください。

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Image: robuart/Shutterstock.com

伊庭正康

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