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メールで好印象を与える「感謝」の文例とフレーズ

メールで好印象を与える「感謝」の文例とフレーズ

要件を手短にまとめ、すぐ送信できるのがメールのメリット。そのため、ビジネスの現場においてメールのやりとりをする機会は少なくないでしょう。というより、いまやメールのやりとりを抜きにして仕事はできないとすら言えます。

しかし、相手や状況により「こう書いておけば間違いない」というような「正解」を見出しにくいのも事実。相手に納得してもらうためには、簡略化しただけの安易な内容では相手に気持ちも姿勢も伝えることはできないわけです。だからこそ、正解を見出せないまま、「では、どう書くのが最適か」について模索している人は、決して少なくないのかもしれません。

そこでご紹介したいのが、『迷わず書けるメール術』(神垣あゆみ著、フォレスト出版)。7000人に読まれているメールマガジン「仕事美人のメール作法」を発行している著者が、ビジネスシーンに応じた文例と基本フレーズ、言い回しなどを紹介した書籍。2009年に刊行された『メールは1分で返しなさい!』を改題し、大幅に加筆・再編集したものです。

ビジネスメールのやり取りではスピードが求められる反面、どのように書けばよいか、迷ったり悩んだりすることも多く、なかなかメールが書けないという声をよく耳にします。 そこで本書では、より早く必要な文例やフレーズにリーチしていただくために検索性を追求しました。「感謝」「おわび」「依頼」など、テーマ別に状況に応じた文例と基本フレーズ、さらにそこから派生した言い回しを多数紹介しています。 (「まえがき」より)

きょうは、II「ピッタリの表現が必ず見つかる! ビジネスメールの文例とフレーズ」のなかから、「感謝の文例とフレーズ」を抜き出してみたいと思います。

感謝の文例とフレーズ

感謝の気持ちを伝えるメールは間をおかず、できるだけ早く送ることが大切。メールの冒頭に感謝の気持ちを伝えるひとことがあると、相手に好印象を与えることができるといいます。

対応へのお礼

件名:先ほどはありがとうございました。

○○株式会社

佐藤様

高橋様へも同報です。 お世話になります。メルイチ商事の鈴木です。

先ほどは△△システムについてご説明いただき、ありがとうございます。 さっそく、詳しい資料もお送りいただき、重ねてお礼申し上げます。

システム導入については前向きに検討しております。 社内で討議のうえ、改めてご連絡させてください。

引き続きよろしくお願いいたします。

このように、「なにが」「どのように」ありがたかったのかを明示すると、儀礼的な挨拶にならず、相手に感謝の気持ちが伝わるといいます。(40ページより)

感謝の基本フレーズ

ありがとうございます

例: ご返信いただき、ありがとうございます。

いうまでもなく、感謝の意を伝える最も基本的なフレーズ。なお上記の場合、「ご返信」に代わる言葉として、「ご連絡」「ご確認」「ご対応」「お知らせ」なども。

お礼のメールを送る際は、ただ単に「ありがとうございます」「ありがとうございました」ではなく、“なにに対するお礼か”を明記することが重要。メールの場合も、いきなり「ありがとうございました」と書くより、「本日の面談のお礼」と、“なんのお礼か”をまず書き、感謝の言葉はメール本文で述べればいいということ。

●当社の提案をご採用いただき、ありがとうございます。

●ご多忙のところご対応くださり、ありがとうございました。

その他の感謝のフレーズ

重ねてお礼申し上げます 。

例: 早速のご返信、ありがとうございます。

早速資料もお送りいただき、重ねてお礼申し上げます。

メール本文に「ありがとうございます」が繰り返し使われるときは、別の表現に言い換えて感謝の気持ちを表すと、よりスマートな印象に。

逆にいえば「ありがとうございます」を連発すればするほど、感謝の気持ちは薄れて伝わり、相手には儀礼的なイメージを与えてしまう可能性が生まれるわけです。でも、「ありがとうございます」以外、たとえば「感謝いたしております」「ありがたく思っております」などのフレーズを用いると、感じよくまとまるといいます。

恐れ入ります

例: お忙しいところ、恐れ入ります。

相手がなんらかの配慮をしてくれたとき、「恐れ入ります」を使うと感じがいいもの。ちなみにこれは、「恐縮です」と言い換えることも可能です。なお訃報を知らせるメールへの返信の場合、「ありがとうございます」は避け、恐れ入りますを使います。

会長がお亡くなりになったとのこと。 わざわざお知らせいただきまして、恐れ入ります。


おかげさまで

例:

・おかげさまで、次のプロジェクトも順調に進んでいます。

・これもひとえに、御社にご協力いただいたおかげです。

気にかけたり、支えてくれている人たちへの感謝の気持ちを凝縮した言葉。結果や成果を伝えるフレーズとしては、「○○のおかげで」という言い回しも。 (41ページより)

感謝のフレーズにプラス

お気遣い

例: お気遣いいただき、ありがとうございます。

ささいなことでも相手の気遣いや配慮に気づいたなら、言葉にして伝えたいところ。小さな積み重ねが心を通わせ、信頼関係を築く礎になっていくわけです。

お心遣い

例: いつもお心遣いいただき、感謝の気持ちでいっぱいです。

「お気遣い」に代わる言葉としては、「お心遣い」「ご配慮」も。いずれも相手が気にかけてくれたり、自分の配慮を感じたりしたときにひとこと添えたいフレーズだといいます。

ご配慮

OK → ご配慮くださり、お礼申し上げます。

NG → 格段のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

上記のNG例のような文章は堅苦しく儀礼的で、気持ちが伝わらないもの。このような場合、「ご配慮」を使ってシンプルに言い換えるほうがすっきりするというわけです。

お取り計らい

例: 部長のお取り計らいに心から感謝いたします。

物事がうまく運ぶように適切な処置をすること。「お気遣い」「お心遣い」「ご配慮」と言い換えることも。 (43ページより)

感謝のNGフレーズ

× すみません

NG → 迅速にご対応いただき、すみません。

OK → 迅速にご対応いただき、ありがとうございます。

恐縮する気持ちを伝える「すみません」よりも、感謝の気持ちを伝える「ありがとうございます」のほうが前向きで好印象を与えることに。

× どうも

NG → わざわざ来ていただいて、どうも。

OK → ご足労いただき、ありがとうございました。

「どうも」はいろいろな場面で使える便利な言葉ですが、これだけでは、きちんとした感謝の気持ちは伝わらないわけです。 (43ページより)




このように、すぐに役立てることができる実践的な1冊。迷ったときに答えを見つけ出すことができるので、デスクサイドに置いておけば大活躍してくれるのではないかと思います。

Photo: 印南敦史

印南敦史

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