連載
特集
カテゴリー
タグ
メディア

Gmailの機能をフル活用して、受信トレイをすっきりさせる方法

  • カテゴリー:
  • TOOL
Gmailの機能をフル活用して、受信トレイをすっきりさせる方法
Image: Lifehacker US

日に日に膨れ上がるGmailの受信トレイ。整理しなきゃと思いつつ、何カ月も放置し続けた結果、ひどいことになってしまいました。

ところがなんと、米Lifehackerで「Spring Cleaning Week」なる特集をやるそうじゃないですか。なんてベストなタイミング!

とはいえ、アプリやツールを見つけている時間などどこにもありません。こうなったらもう、腕まくりをして力づくでやるしかなさそうです。

まずは受信トレイの現状を知る

受信トレイをパッと見て、登場が多すぎる送信者やトピックはありませんか? たとえばある銀行から送金のお知らせよりも頻繁に口座開設の勧誘が来ていたり、Amazonからの発送メールが多すぎたり、Facebookがいちいち誰かの行動を教えてくれていたり、一度だけ行ったコンサート会場からの宣伝がたくさん来ていたり。

シンプルなリサーチでも、受信トレイを圧迫している犯人を見つけ出せます。その目的で私がよく使うのが、「from:」を使った検索。from:に続いて、会社名や友人の名前、あるいはアドレスを続けて入力します(読んでいないメールがわかる「from:[名前] is:unread」も便利です) 。

rdfio5msjz0bctzydj3x
Image: Lifehacker US

購読解除

受信トレイを圧迫している犯人がわかってきたら、この「受信トレイ一掃大作戦」がサクサク進みやすくなります。

cy0rpvwmlmrjhaxgxvep
Image: Lifehacker US

頻繁な送信者からのメールを検索し、未読が多いことがわかったら、メール内に購読解除のリンクがないかを確認しましょう。リンクが見つからなければ、メールをスパムとして報告してしまいましょう。大量のメールを受け取っている場合は時間がかかるかもしれませんが、少しずつはじめるしかありません。

Googleデフォルトの受信トレイは、マーケティング系のメールを自動的にフィルターして、メインの受信トレイではなくプロモーションタブに移動してくれます。これだけでも便利なのですが、これに慣れると自分でメールを管理することを忘れてしまいがち。見えないからといって、忘れてはいけないのです。本当は読みたかった価値あるマーケティング系のメールが、未読メールに紛れて見つけられなくなってしまいますよ。

ラベル:完ぺきな受信トレイへの鍵

私は、Gmailのラベル付けシステムに慣れるまで、非常に時間がかかりました。基本的にメールを整理するためのフォルダだと思えばいいというアイデアは理解できるのですが、複数のラベルが同時に付くというのが理解できなかったのです。けれど、それがラベルというものなのですね。今ならわかります。

とはいえ私は、手動でのラベル付けはしていません。手動のラベル付けの方法としては、左側のサイドバーからラベルをメールにドラッグする、ドロップダウンのラベルボタン(荷物タグのような見た目です)を使う、メールをラベルにドラッグするという3つがあります。いえ、3つとも一度お試しする価値はあると思いますよ。

ただ、少なくとも私は、手動でこれをやる気にはなりませんでした。

ラベルを作りまくりたくなる衝動を抑える

ラベルについていろいろ試してみた結果、細かすぎるラベル分けは私には向かないことがわかりました。もちろん、それが向いている人はいます。たとえば私には、チーム内の全員、マネジャー全員、コラボしている多部門の重要な同僚の1人1人に専用受信トレイを作っている同僚がいます。確かにそれは、大量のメールを毎日受け取っている人にとって、重要な人からのメールを見逃さないようにするすばらしい方法なのだと思います。

vhsduq1aa9gynmv9hask
Image: Lifehacker US

私はそうはせずに、できるだけ少ないラベルで重要な話題を逃さないようにしています。たとえば「Daily Email」というラベルは、頻繁に受信する読むべきメールに付けています。さらにサブラベルとして、登録しているニュース機関用の「News」と近隣の劇場のメーリングリスト用の「Theater」を作っています。

「Finance」というラベルは、銀行口座の最新情報、銀行からのマーケティングメール、クレジットカード会社からのもろもろのメール、「Nerdwallet」「Slickdeals」「AwrdWallet」などのサイトからのメールなど、お金関係のすべてに使っています。

唯一かなりの注意を払っているのが、「_important」というラベル。その下に、ルームメイト専用、彼女専用、「_to do」のサブラベルを作っています。特に「_to do」は赤で表示し、今すぐにやらなければならないことをひと目でわかるようにしています。

ラベル「_shipping」は、Amazon、UPS、FedEx、USPSからのメールすべてに付けています。何かが発送中だとこのサブラベルが付きます。朝起きてこのラベルに(1)という小さな文字が付いていると、欲しかったものがもうすぐ届くことを意味するのです。

ラベルを整理する

Gmailの便利な機能の1つが、ラベルの表示/非表示を選べること。おかげで、少し前に終了したプロジェクトの追跡に使っていた古いラベルをアーカイブしておくことができます。また、左側のサイドバーに表示させるラベルを選ぶことも可能です。

ラベルの表示/非表示を変えるには、右上にある歯車のアイコンをクリックして、プルダウから「設定」メニューを開きます。次に「ラベル」をクリック。表示される画面は一瞬ひるむ感じかもしれませんが、これを設定しておくことで、乱雑なラベルに悩まされることがなくなります。

zid6niw7tjfhf5ywtsvw
Image: Lifehacker US

たとえば、「チャット」や「迷惑メール」といったラベルの付いたメール。今後おそらく探すことがないなら、それらを非表示にすることができます。Gmailデフォルトのメイン画面のトップに表示されているGmailのカテゴリーも、非表示にしてもいいでしょう。

表示/非表示だけでなく、未読メールがあるときだけ表示させるというダイナミックな設定も可能です。とはいえ実際は、サイドバーのラベルリストのいちばん下にある「もっと見る」をクリックするとすべてのラベルが表示されます。これらの隠されたラベルは、未読のメールがあるときのみ、重要な場所に表示されます。

Gmailによる自動ラベル付け

ラベルがすばらしいことはわかっていても、あまりにも大量のメールが毎日来るような場合、ラベルを付けるだけで日が暮れてしまいそうです。そこで、Gmaiのクリエイティブなフィルターとラベルをうまく使うことで、受信トレイが自動的に整理されるようにしておきましょう。メールにフィルターをかけるというのは何だか怖く感じるかもしれません。それに、習得するまで少し時間が必要です。とはいえ、長い目で見るとかける価値のある時間ですので、ぜひ挑戦してください。

初めてのフィルター設定

Gmailフィルターを作るもっともかんたんな方法が、メールをクリックして、そのメールのパラメーターに応じたフィルターを自動で作らせること。たとえば、あなたの好きなサンドイッチ屋さんが毎日メールを送ってきていて、それを欠かさず読みたいとします。その場合、メールを1通開いて、Gmailの検索バーの下にある「その他」をクリックして、「メールの自動振り分け設定」を選んでください。

rkilas1yx2czchncqzn4
Image: Lifehacker US

フィルターの精度を高める

Gmailに自動で振り分けをさせると、送信者のアドレスではなく独自の「リスト」でメールを分類することがあります。たいていのマーケティング系メールにはそれでいいかもしれませんが、from欄にワイルドカードを使うことも可能です。たとえば「*@サンドイッチ屋の名前.com」とすれば、その会社から送られるすべてのメールを漏れなく読めるようになります。

sbz9xway8cw9oa6o2gnj
Image: Lifehacker US

もっと総称的な指定も可能です。たとえばfrom欄に「Starbucks」と入れれば、スターバックスからのすべてを見つけることができます。そこから一部のメールをフィルターしたければ、少し具体的にすればいいのです。たとえば、全劇場ではなく特定の劇場からのメール(あるいは、複数のJimさんの中から特定のJimさんからのメール)に1つのラベルを付けたいような場合です。

フィルターをおすすめする理由

Gmailのフィルターは、かなりクリエイティブな設定が可能です。やろうと思えば、ホワイトリストに指定したアドレス以外からのメールを完全にブロックすることも。これは極端な例ですが、可能性としてできなくはないのです(Gmailでは無限にメールアドレスを作れます。たとえば、「あなたのアドレス+finance@gmail.com」で銀行に登録しておけば、To欄でそのアドレスを指定することで、その銀行からの全メールをフィルターすることができるのです)。

「ラベル1つにつきフィルターも作る」というルールを決めておくと便利です。私の場合、自分から自分宛てに送信したメールにはすべて「To Do」ラベルを付け、スターをつけ、重要としてマークさせるフィルターを作っています。これは、何かを思い出したときにリマインダーとして自分宛てにメールをするのに便利です。「Finance」ラベル用のフィルターは少し複雑ですが、これでうまくいっています。

フィルターされたメールに対するアクションもクリエイティブに

フィルターにおけるもう1つの重要な要素が、トリガーが発生したときのアクションです。特定の送信者からの特定のメールをGmailに認識させるのはかんたんです。メインの受信トレイをきれいに保つには、フィルターにかかったメールが受信トレイをスキップするように設定しましょう。

hpgoykq93nlwp6akt4yt
Image: Lifehacker US

スキップといっても、それらのメールが読めなくなるわけではありません。相手に通知が行くこともありません。この自動スキップ機能の真の目的は、メインの受信箱がお気に入りのサンドイッチ屋さんで埋まってしまわないようにすることなのです。メインの受信トレイをスキップしても、サンドイッチフィルターの数が増えていく様子は見ることができます。この方法は、受信トレイ内でメールを色分けをするよりもずっと管理が楽だと私は思います。それに、かつて慣れ親しんだOutlookやMailで「ルールを作成」するのと似ているので、使いやすい人が多いのではないでしょうか。


Image: Lifehacker US

Source: Gizmodo

David Murphy ‐ Lifehacker US[原文

訳:掘込泰三

swiper-button-prev
swiper-button-next