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仕事のメールになかなか返事をくれない人へのベストな対処法

仕事のメールになかなか返事をくれない人へのベストな対処法
Image: Andrew Neel on Unsplash

仕事でメールを送ることほど嫌なものはない、と思っていませんか? 実は、それは2番目です。何よりも最悪なのは、仕事でメールを送って、それに対する返事を待つ間です。時には、どんなにせっついても一切返事をよこさない人がいるのです。

IT専門家のAntoinette Mariaさんは、プログラマーの情報交換サイトdev.toに同僚「アレックス」との間で起こるこうした問題について投稿しています。アレックスは別チームの連絡担当者で、彼がプロジェクトの進行を妨げているのだそうです。

インテグレーションを設定するようメールを送っても、アレックスからは返事がきません。ここ3日間、確認のメールを毎日送っています。前回のメールは、プロジェクトマネジャーと、私のチームリーダーにもCCで送りました。アレックスのこうした対応は初めてではなく、もう我慢の限界を超えています。

コメント欄には、優しい対処法から手厳しいものまで、さまざまなアイデアが寄せられました。あなたの職場の「アレックス」に対処する上でもそれらが役立つかもしれません。

こちらの要求をずばり突きつける

受け取ったメールに返信する際、もっとも大変なことの1つはメール内容を理解してそれに「どのように」対応すべきかを明らかにすることです。ウェブ開発者のChris Raserさんは、そういった「解析作業」を取り除いてあげるといいとすすめています。

アレックスへの要望をメールで伝える時は「できるだけ具体的」に書きましょう。たとえば「Frobのためのログイン認証情報を設定して、"123.23.45.223"というIPアドレスをホワイトリストに登録してくれますか? よろしくお願いします」というようにです。解明しなければならない内容が少なければ少ないほど、アレックスが行動を起こす可能性が高くなります。私はたいてい、相手に求めていることを箇条書きにしてメールを送っています。

上司を巻き込む

Antoinetteさんの場合、チームリーダーとプロジェクトマネジャーにCCメールを送ると、アレックスからようやく返事がきたそうです。ただし、やりとりに上司を巻き込むのはちょっと危険です。何をどう言おうが、あなたが上司に告げ口していることが、万人の知るところとなってしまうからです。

ですから、できるだけ早い段階で上司を巻き込んでおきましょう。俳優のウィル・スミスは以前「カップルは、まだ幸せなうちにカウンセラーに行くべきだ」と言いました。やりとりの最初から上司にCCメールを送ることを習慣づけましょう。あるいは、問題が起きる可能性があるスレッドだけはそうすべきです。そうしておけば、上司が介入せざるを得ない状態になった時にも、いつものプロセスがうまくいかなくなったという印象ではなく、自然に感じられるでしょう。

当然、上司に送られるメールの数はどっと増えますが、それが彼らの仕事なのですから仕方がありません。

コミュニケーション手段を変える

ビジネスチャットツールのSlackを使えますか? テキストメッセージや電話は? あなたの職場のアレックスは、そういった連絡手段を使ったほうが返事をくれる可能性が高くなりますか? ぜひ試してみてください。ただし、使うのは「どれか1つだけ」です。

もちろん、メッセージを相手の受信箱だけでなく、別のプラットフォームにも送りつければ、いくら正当な理由があろうとも、やりすぎだと思われてしまうでしょう。ですから、慎重に対処してください。しつこく邪魔したことを詫びるか、連絡手段を変えざるを得なかった理由を伝えましょう。肝心なのはそこです。あなたは「連絡手段を変えた」だけであって「アレックスが悲鳴を上げるまでメッセージを送り続けよう」としているわけではありません。

こんなふうにメッセージを送ってみてはどうでしょう? 「こんにちは! Slackに変えてみました。そのほうがこの仕事をもっとうまく乗り切れるのではないかと思って」とか、「締め切りまでにこの仕事を一気に仕上げてしまうために、連絡手段をテキストメッセージに変えました」。もし電話するなら、「こんにちは、アレックス。メールを何度もやりとりしなくても良いように、電話をしてみたんだけど」という感じですね。ただし、留守電にメッセージを残すのはやめましょう。留守電メッセージはメールと同じどころか、もっとタチが悪い手段です。

開発者のPatrick Mintonさんは、正式に取り入れられているシステムやツールを通じて連絡するようすすめています。チームのタスク管理用『Trello』とか、プロジェクト管理ツール『JIRA』、スケジュール管理用のエディトリアル・カレンダーなど、全員が共有しているものです。そうすれば、この問題はあなたと受信者の間の「揉め事」ではなく、完了すべきタスクとして位置づけられます。また問題は、チーム全体ならびに上司の前に提示されます。

面と向かって話す

メールはよそよそしさの感じられるコミュニケーション手段であるため、やりとりが上司まで及んでしまえば、対立が深まってしまう可能性もあります。もしかしたら、仕切り直しが必要かもしれません。Chrisさんはこう提案しています。

相手があなたのメールを無視する「感情的な」理由を見つけ出し、それを克服しなければなりません。ちょっとした手土産をもって直接会いに行きましょう。アレックスが、「自分は高く評価されている」「サポートに対して感謝されている」と実感できるようにするのです。そうすれば、心理的・感情的に重くのしかかる閉塞感を取り除くきっかけになります。

親切に対応する

直接会うことができないなら、せめてメールの中で緊張を和らげるよう努めてください。「こんにちは、アレックス。こちらから要望を押しつけてばかりで申し訳なく思っています。けれども、これはとても重要なプロジェクトなのです」というようにです。プライドや憤りはぐっと飲み込んで、フレンドリーに接しましょう。返事を「する」ほうが、「しない」よりもストレスが少ないと思わせなくてはなりません。

フレンドリーに対処すれば、アレックスに対して「気分を入れ替えてすべてをなかったことにする」チャンスを与えることになります。相手を、ネズミやティーンエイジャー、マクベスさながら追い詰めてしまえば、態度を変えにくい、とますます思うようになってしまうでしょう。

どんなふうにアプローチするのであれ、その相手とは、いずれまたやりとりを交わさなくてはならないことを忘れないでください。今回の問題をうまく解決できれば、次は楽になります。少なくとも、あなたが辞める日か、アレックスがクビになる日までは、ですが。


Image: Unsplash

Source: dev.to

Nick Douglas - Lifehacker US[原文

訳:遠藤康子/ガリレオ

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