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仕事でも人間関係でも欠かせない、上手にフォローアップをする5つのポイント

仕事でも人間関係でも欠かせない、上手にフォローアップをする5つのポイント
Photo by Gettyimages.

MakeUseOf:フォローアップが大事な理由を一言で言うなら、人は忘れてしまうからです。メールを読んでも、返信するのを忘れます。電話をかけ直すのを忘れます。コーヒーでも飲みながら話そうと言っていたことを忘れます。重大な情報があまりにも多かったら、それが普通になり、驚きもしません。

誰もが毎日あまりにも多くの刺激にさらされており、素晴らしいタスク管理システムがあっても、必ず何かを忘れます。忘れるものは大体メールか電話です。人生なんてそんなものです。

しかし、だからと言って、それを受け入れなければならないわけではありません。メールや電話、会議、つながりなどのフォローアップをし、引く手あまたの人に対してその他数百人と自分を区別するような行動をします。例えば、Steli Eftiは、投資家と会議をする48時間前にフォローアップをして、うまくいっています。

少なくとも、フォローアップをたくさんすれば否定的な反応をされることもありますが、努力するところを変えることができるので、まったく反応がないよりはマシです。

就職活動でも、アドバイスを求めることでも、フリーランスの仕事の売り込みでも、人間関係を築く時でも、質問の答えが欲しいだけでも、フォローアップは欠かせません。うまくフォローアップすれば、人生が簡単に進むようになるだけでなく、コミュニケーションの成功率も高めます。

今回は、うまくフォローアップするための5つのコツをお教えしましょう。

1. 全力でフォローアップする

おそらくこれが、フォローアップ上達のためにできる一番大事なことだと思います。相手から反応がない場合は、こちらからフォローアップをするのだ、ということを理解しなければなりません。反応がもらえる確率がかなり低く、その反応をそこまで期待していないのなら、飛ばしてしまってもいいです。しかし、ほとんどのコミュニケーションにはフォローアップが必要です。

事前にわかっていることが大事です。すでに全力でフォローアップすると決めているのですから、フォローアップメールを送るかどうかの議論をする必要はありません。

2. システムをつくる

フォローアップをシステム化すると、かなり楽になります。相手だけでなく、自分も忘れなくなります。つまり、良いリマインダー付きのシステムがなければ、自分もフォローアップするのを忘れるかもしれず、それでは振り出しに戻ります。

システム化のためにできることはたくさんあります。表計算ソフトを使うのが一番簡単です。下の図は、メールのフォローアップのシートの一例です。

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Dann Albright

各列に、メールをした日付、送信相手の名前、相手のメールアドレス、フォローアップする予定日を入れます。フォローアップメールを送ったら、セルの色を緑に変えます。フォローアップメールの返信が来たら、セルの色を紫に変えます。

これはあくまでも一例です。好きな方法でシートを管理してください。連絡先を詳細に入れておけば、メールから電話に切り替えることもできます。(逆ももちろんできます)時間帯を入れておけば、連絡する時間を変えることもできます。

システム化する方法は他にもいくらでもあります。『Wunderlist』でリストをつくり、フォローアップしなければならない時にリマインドさせることもできます。連絡先を追跡するのに『Evernote』を使うこともできます。

iPhoneを使っている人は、連絡先の人に電話するよう、Siriにリマインドしてもらうというテクニックもあります。それなら、ロック画面からも直接電話できます。Androidの電話リマインダーアプリにも、同じような機能があります。

また。メールでフォローアップが必要な場合は、役に立つメールアプリや拡張機能は大量にあります。私のお気に入りのMac OSのメールアプリ『Airmail』は、自分が送信したメールに返信がなかった場合はリマインドするよう設定できます。メールを送信する時に日にちを選ぶだけです。

Boomerang」は人気のあるGmailの拡張機能で、メールを受信トレイに戻すことができたり、自動フォローアップのスケジュールを設定することもできます。「Rebump」と「LeadCooker」もGmailの拡張機能で、同じような機能があります。

上記のようなやり方を使えば、確実にうまくいく方法が見つかるはずです。ただし、きちんと機能するかを確認しましょう。フォローアップするのを忘れないようにしようとするから、うまくいかなかっただけです。

3. 適切なタイミングを選ぶ

これは、仕事の職種、目的、その時の相手、その他の要因によってかなり変わってくると思います。しかし、フォローアップするべき時がわかっていると、努力が実を結びやすいです。

フリーランスのチャンスやブロガーへの連絡に関するフォローアップメールは、そのことが頭に残っている翌日に送るのがベストだと思います。翌日にフォローアップして、その2日後にもフォローアップして、それから返信をもらうまで5日おきにフォローアップするのを勧める人もいます。

そこまで何度も連絡したくないと思うかもしれませんが、それは連絡しているる理由によります。就職面接なら1週間待つのは良い考えだと思いますが、その後何も音沙汰がなければ、数日おきに電話してもいいでしょう。

いつメールを送るのがベストかというのは、会社や相手によって変わります。しかし、会社のニューズレターは、夜遅くではなく午前10時に出すのが良いと言われています。フォローアップメールを送る時は、送信する時間を変えてみるのも良いでしょう。最初にメールを送った時は、相手がメールを開かない時間だっただけという可能性もあります。

電話をする場合は、もう少し考慮した方がいいことがあります。例えば、会社の番号に電話をする場合は、勤務時間中で、なおかつ、お昼休憩の時間じゃない方がいいでしょう。また、相手が海外にいる場合は時差も考慮してください。

結局のところ、フォローアップの日時を変えて試行錯誤するのが一番です。私からの一番のアドバイスは、メールを送信したり、電話をかけたりする前に、少し考えてみるということです。この日、この時間が適切なのか、自問自答しましょう。適切でないと思ったら、少し待ちます。意図的にであれば、それは問題ありません。

4. 簡潔にする

簡潔なコミュニケーションは、どれだけ言っても尽きないほど大事です。これはあらゆるタイプのコミュニケーションに言えることですが、フォローアップする場合は特に重要です。連絡をしている相手は、これまでに話したことがあるでしょうから、すでにあなたのことを知っていて、あなたが何をしたいのかを知っている可能性は高いです。ですから、ただ返信をくださいとお願いするだけにしましょう。

「お疲れさまです。【自分がメールした内容】について確認したくて連絡しました。大変お忙しいと思いますので、フォローだけでもしたくてメールしました。返信いただけましたら幸いです!」というくらいシンプルでいいです。

また、メールの下にある以前のメールの引用部分をペーストしておくと、相手は一目でどのメールのことを言っているのか思い出しやすいです。

電話でも同じようなことです。自分の名前と、何をして欲しいのかを手短に伝えましょう。

「何をして欲しいのか」も大事です。相手に何をして欲しいのかを伝えなければ、相手は何もしない可能性が十分にあります。「この記事に関するあなたのお考えを聞きたい」「メールで質問をさせてもらいたいのですが、大丈夫でしょうか?」「来週お電話してもいいですか?」など、自分の望みを明確にしましょう。

とりとめもない話をしたり、メールが脱線しやすい人は、メールを書くのに役立つツールを使ってみてはいかがでしょうか。

5. フォローアップし続ける

相手と連絡がつきにくい場合は、ネガティブなことを考えてしまいがちです。ほとんどの場合、連絡がつきにくいことと、自分や自分の要望には関係ないということを覚えておきましょう。とても忙しいだけという確率が高いです。

実際、フォローアップしてくれたことに感謝する人が多いです。すべてのメールや留守電のメッセージを覚え続けている人はほとんどいません。しかし、だからと言って、その人はあなたと話したくないわけではありません。ほとんどの場合、ただ忘れているだけです。

ですから、とにかくフォローアップし続けましょう。毎日電話をかけたり、リプライがもらえるまでTwitterで話しかけ続ける必要はありません。しかし、答えがたとえ「ノー」だとしても、返答がもらえるまではフォローアップし続けます。

どのようにフォローアップするか

コミュニケーションに関して、フォローアップする方法は人それぞれです。私がメールでフォローアップしている方法は、あなたのやり方とかなり違うかもしれません。電話ではまったくフォローアップしない人もいるかもしれないし、最初に2回電話した後は、メールでしか連絡しない人もいるかもしれません。状況や、仕事の職種、目的などによって、フォローアップの方法は変わります。自分や相手に合ったやり方でフォローアップしてみてください。

If You Don't Follow Up, People Will Forget (You)|MakeUseOf

Dann Albright(訳:的野裕子)

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