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Dropboxを使って生産性を高める5つの方法

Dropboxを使って生産性を高める5つの方法

MakeUseOf:『Dropbox』には、クラウドストレージ以外にもたくさんの機能があることをご存知ですか? Dropboxは、どこからでもアクセスできる場所にファイルを保存したい人には最適のアプリですが、そのほかにも、生産性を高めるツールがいろいろと揃っています。

今回は、Dropboxを使って生産性を高める5つの方法を紹介します。

1. Dropbox『Paper』にアイデアを保存する

Dropboxの『Paper』は、EvernoteやOneNoteなどのメモアプリの代替になるアプリです。Googleドライブの『ドキュメント』に似ていますが、より生産性に重点が置かれています。Paperには、テキスト、画像、埋め込みビデオ、Dropboxファイル、タスクリスト、さらには、ハイライトしたコードまで、さまざまなコンテンツを挿入することができます。ワンクリックで挿入メニューが表示されるので、あとはコンテンツを指定するだけです。

メモはフォルダに整理することができ、Dropboxのほかのファイルやフォルダと同じように、フォルダへのアクセスをコントロールすることができます。また、ほかの多くのDeropbox機能と同じく、シェアとコラボレーションに重点が置かれています。行やセクションごとに、書いた人の名前が明記されます。さらに、各行にコメントを残すことも可能で、コメントを書いた人の名前も記されます。

このように、Paperを使えば、共有、コメント、更新、変更の追跡が簡単に可能となります。共有機能が必要ない人も、同期の容易さと、すっきりしたインターフェースだけでも、今使っているメモアプリから乗り換えるのには十分な理由となるはずです。また、無料のiOSとAndroidアプリを使えば、外出先でもすばやくメモを取ることができます。

ダウンロード -- Dropbox Paper for iOS (無料)

ダウンロード -- Dropbox Paper for Android (無料)

2. Dropboxアプリケーションでファイルを作成する

Dropboxは、外出先でファイルをすばやく検索して閲覧することができますが、ファイルを作成することも簡単にできます。画面下のプラスマークのボタンを押すと、ショートメニューが表示されます。このメニューから、ドキュメントをスキャンしたり、写真をアップロードしたり、ファイルをアップロードしたり、新しいMicrosoft Officeドキュメントを作成することができます。

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優れたスキャンアプリがほかにもたくさんありますが、スキャンしたファイルを直接Dropboxに保存することで、時間をかなり節約することができます。スマートフォンからMicrosoft Officeファイルを直接作成できるのも非常に便利です。さらに、デスクトップユーザーもこれらのファイルに簡単にアクセスして編集することができます。必要なのは、無料のMicrosoft Officeアプリをダウンロードすることだけです。

そしてもちろん、Dropboxアプリを使えば外出先でもファイルを閲覧することができます。 PDF、写真など、どんなファイルでも閲覧可能。契約書、スプレッドシート、旅行の写真、欲しいものリスト、音楽...。とにかく、ありとあらゆるコンテンツに、どこからでもアクセスすることができます。

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3. バージョン履歴で時間を節約する

誰だって間違ってタイプすることはあります。ドキュメントの重要な部分を削除してしまうこともあるでしょう。いじっているうちにめちゃくちゃになってしまうことだってあります。いずれにせよ、ドキュメントを以前のバージョンに戻すことができれば、かなりの時間が節約できます。Dropboxでは、ドキュメントを過去のバージョンに簡単に戻すことが可能。また、パソコンのDropboxフォルダに保存されているドキュメントを編集すれば、新しいバージョンとして自動で保存してくれます。

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Dropbox内でファイルを右クリックし、バージョン履歴を選択すると、利用可能なバージョンが表示されます。どれか1つをクリックして内容を確認し、復元する場合は「復元」を選択します。変更箇所の強調表示はありませんので、変更内容を正確に表示したい場合は、Microsoft Officeファイルで変更履歴を保存することをお勧めします。

4. 作業中の文書をDropboxに保存する

作業中のファイルはどこに保存しますか? デスクトップ? ドキュメントフォルダ? 代わりに、Dropboxに保存してみてください。そうすれば、必要なときにいつでもファイルにアクセスできます。いつもノートパソコンを持ち歩いているという人も、ときには持っていない場面があると思います。Dropboxを使えば、スマートフォンからでもMicrosoft Officeファイルを編集できるので、空港やバス停で足止めを食らったときにも、生産性を維持することができます。

また、作業中のファイルをDropboxに置くようにすれば、簡単に共有したりコラボレーションすることが可能です。今書いている内容についてフィードバックが欲しい? 誰かに送ってコメントをもらいましょう。PowerPointプレゼンテーションを手伝ってもらいたい? 仲間に頼んでスマートフォンから新しいスライドをアップしてもらいましょう。

5. コラボレーションツールを活用する

Dropboxでは、Google Docsと同様に、ファイルをリアルタイムで共同編集することができます。さらに、Microsoft Officeを使って直接作業することも可能。Microsoft Officeを使ってリアルタイムに共同作業をすれば、ドキュメントを送ったり送り返したりするのに比べて、膨大な時間の節約になります。SkypeやGoogleハングアウト、Appear.inなどを使って会話をしながら、同じドキュメント上で作業することも可能です。

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あなたのDropboxフォルダに保存してあるドキュメントを誰かが更新すると、Dropboxバッジが赤色に変わって、あなたがまだ確認していない変更があることを知らせてくれます(バッジのステータスについてはこちらのガイドを参照)。この機能を使えば、ドキュメントの更新を見逃すことはありません。こうしたコラボレーション機能は、デジタルノマドや、離れたところにいる社員など、あちこちに従業員がいる企業に最適です。

また、このバッジから、共有ツールや、ドキュメントのバージョン履歴にアクセスすることも可能です。

5 Dropbox Tips to Get More Done|MakeUseOf

Dann Albright(訳:伊藤貴之)

Photo by Shutterstock
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