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「会議の終わり」に必ずやるべき4つのこと

「会議の終わり」に必ずやるべき4つのこと

Inc.:あなたの毎日は、いつ終わるともしれない打ち合わせやブレインストーミングで埋め尽くされています。

そして、「会議」という言葉を聞いただけで気持ちが下がってしまう人がたくさんいます。なぜなら、1時間ぶっ通しで議論しアイデアをぶつけ合ったあげく何の結論も出ていない状況がしばしば起きているからです。

以下に、話し合いをきちんと総括し、会議を単なる時間の浪費ではなく、実践的かつ生産的なものにする4つのポイントを紹介します。

1. 会議の総括をする

議題どおりに会議を始めたとしても、しばらくすると議論はあっちへ行き、こっちへ行きと、収拾がつかなくなります。いくらそうなるのが想定内だとはいえ、会議が終わったあとに、結局何を話し合ったのか、誰も思い出せないようでは困ります。

会議を終える前に、少し時間をとり議論の総括と、決定した事を簡潔にまとめるようにします。そうすれば、参加者たちも何を話し合ったかをはっきり理解した上でそれぞれの持ち場に帰っていくことができます。

2. やるべき項目を割り当てる

多くの会議がこれほど非生産的なのはなぜでしょうか? 議論ばかりでアクションが伴わないからです。誰もが「何々をする必要がある」と簡単に口にしますが、会議の後でその通り実行する保証はありません。

ですので、会議を開いたら必ずやるべき項目を参加者に割り当てるようにしてください。そうすれば、誰が何に責任を持つのかが明確になり、会議の後も仕事がきちんと実行されたかを追跡することができます。

3. 質問がないか尋ねる

参加者全員が会議室を出る前に、そこで話し合われた内容を明確に理解していることが重要です。不明点を抱えている人はいないでしょうか? まだ回答が得られていない質問はないでしょうか?

会議をスムーズに進行することがあなたのゴールだとしても、参加者がそれぞれの持ち場に帰る前に、全員の認識が一致しているのを確認することも重要です。そのための良い方法の1つは、会議の最後に「何か質問はないか?」と尋ねることです。こうすることで、会議をより有益なものとし、堅苦しくない雰囲気で締めくくることができます。

4. 会議後にメールを送る

あなたはきちんと、会議の終わりにやるべき項目を割り当てました。でも、メモをとっていない人がいたとしたら? フォローアップのメールを送って、決定事項を書面で伝えるようにします

参加者全員に簡潔なメールを送ってください。会議への出席に謝意を示しつつ、誰がどのタスクの責任者になったのかを詳しく明記します。

こうすることで、アクション項目の割り当てを再確認しながら、書面で証拠を残すことができます。つまり、あとから「知らなかった」「聞いていない」といった、責任逃れができなくなるということです。

時間の浪費でしかない会議にはうんざりしている人は上の4つのヒントに従えば、会議を実効的かつ生産的なものにできるはずです。

4 Things You Should Do at the End of Every Meeting|Inc.

Kat Boogaard(訳:伊藤貴之)

Photo by Shutterstock.
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