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「Google Keep」でプロジェクトを手軽に管理しよう

「Google Keep」でプロジェクトを手軽に管理しよう

MakeUseOf:プロジェクト管理ツールに関しては、有力な選択肢がいくつもあるでしょう。デスクトップ・アプリケーションからウェブベースのツールやモバイルアプリまで、さまざまなツールが提供されています。

けれども、基本的なツールだけでいいという場合はどうでしょうか? 簡単なプロジェクトやタスク管理には、Google Keepが便利で役に立ち、直観的に使えます。Google Keepが簡単なプロジェクトにぴったりという理由を以下でご説明しましょう。

アプリケーションのアクセシビリティ

プロジェクト管理ツールに欠かせない機能の1つは、どのプラットフォームからでもアクセスできることです。Google Keepはこの点で、見事に期待に応えています。

Google Keepはウェブ上でも使えますし、AndroidやiOSのモバイルデバイスでも利用できます。また、Chromeブラウザーの拡張機能でも、FirefoxOpera用のサードパーティー製アドオンでも利用可能です。どこに出かけていても、これらのプラットフォームのすべてから、Google Keepにアクセスし、編集し、メモ(note)を加えることができます。

ダウンロード――Google Keep:Android用(無料)|iOS用(無料)

プロジェクトやタスクの管理機能

先述したようにアクセシビリティがすぐれたGoogle Keepですが、ガントチャートやプロジェクトタイムラインといった機能はありません。けれども、簡単なプロジェクト管理に必要なものは十分得られます。Google Keepは、情報整理、リスト、画像、リマインダー、コラボレーションなどの機能を備えています。そして、これらの便利な機能を操作しやすいインターフェースで使うことができるのです。

色分けされたメモ

Google Keepのメモを整理する上で最も便利な機能の1つが色分け機能です。標準的な白色のほかに、7つの色から選ぶことができます。複数のプロジェクトがあるとき、これはとても便利です。1つのプロジェクトに関連するメモはすべて同じ色で色分けできるからです。必要なときに必要なメモを、ひと目ですばやく見つけることができます。

リストと画像を使う

Google Keepでは、非常に簡単にメモを追加することができます。メモを入力(Take a note)という欄をクリックするだけで、メモを作成できます。同じ欄を使って、リストや画像を付け加えることもできます。

新しいリスト(New list)アイコンをクリックして、タスクごとの新しいチェックリストをつくりましょう。それぞれのタスクは、すばやく付け加えることができます。終わったら、終了(Done)をクリックします。

写真についても同じことができます。画像を追加(Add Image)というアイコンをただクリックし、画像を探してからアップロードし、終了をクリックすればいいのです。さらに、すでにつくってあるメモの画像を追加(Add Image)アイコンをクリックすれば、作成ずみメモに画像を付け足すこともできます。

これらの機能はどれも、プロジェクトを管理するのに便利です。リストオプションは、複数タスクの管理や、複数のチームメンバーがいるときに最適です。画像オプションは、企業ロゴやプロジェクトのスクリーンショットをいつでも使えるようにしておくのに適しています。

リマインダーを設定する

プロジェクトの管理では、締め切りはきわめて重要です。このためGoogle Keepでは、リマインダーをすばやく柔軟に設定できるようにしてあります。時間ベースでも場所ベースでもリマインダーを設定でき、モバイルデバイスで使うのに便利です。

リマインダーを設定するには、リマインダー(Remind me)アイコンを選んで、オプションを見ましょう。ドロップダウン・ウィンドウで、今日明日来週などをすばやく選べます。もちろん、詳しい内容を自分で指定してリマインダーをつくることもできます。

詳しい設定に関しては、「日付と時間」を選択するか、「場所」を選ぶことができます。つまり、明日午前8時にスーにメールするとか、職場に着いたらスーにメールするというリマインダーをすばやく設定できるのです。場所の設定については、位置情報をサイトと共有し、必要な住所を入力します。

Google Keepのリマインダーを使えば、タスクを完了させたり、チームのアップデートを受け取ったり、レポートを作成したりするプロセスで、最適なタイミングに遅れません。

チームでコラボレーションする

Google Keepのメモで作業をコラボレーションしたい場合は、そのメモのコラボレーター(collaborator)アイコンをクリックして、ポップアップウィンドウに同僚の電子メールアドレスを入力しましょう。同僚は、そのメモのタイトルと、Google Keepでそのメモを開くためのリンクが記入された電子メールを受け取るでしょう。

このメモは、Google Keepのメインページに表示されます。コラボレーターがそのメモに加えた編集は、自動的にアップデートされます。そして、アップデートされたメモには、アップデート済み(Updated)という表示がつきます。

これは、タスクリストを共有する場合にも便利です。あなたとコラボレーターの両方が、各項目が完了したら印を付けることができますし、誰がどの項目を終えたのかがひと目でわかります。

それぞれのメモには複数のコラボレーターを加えることができるので、プロジェクトチームには理想的です。

メモをGoogleドキュメントにコピーする

メモをすばやく文書にしたい場合には、Googleドキュメントにそのままコピー&ペーストできます。メモのもっと見る(More:縦に点が3つ並んだアイコン)をクリックして、Googleドキュメントにコピーする(Copy to Google Doc)を選びます。ポップアップウィンドウが表示され、クリックするとすぐに新しいタブでドキュメントが開きます。メモやリスト、画像がGoogleドキュメントにコピーされたことが確認できます。

これは、プロジェクトのメモをメールで送信したり、タスクリストの進展を示したり、他の人に画像を見せたりするのに最適なオプションです。

直観的なインターフェース

Google Keepをウェブで使う場合でも、モバイルデバイスで使う場合でも、インターフェースはすっきりしていて魅力的で、直観的です。サイドバーにメニューがあり、ウェブ版のトップバーには、ほとんどのGoogleサイトと同じように、GoogleアプリやGoogleのお知らせ、Googleアカウントのアイコンなどが表示されています。

トップバーの右端にあるアイコンでは、グリッド表示とリスト表示を切り替えることができます。グリッド表示は多くのメモをひと目で見るのに最適です。リスト表示を使うと、メモに優先順位を付けて一番上から一番下まで並べることができます。

メモの右上の隅にあるピンアイコンをクリックすれば、そのメモは同じセクション内では一番目に表示されます。

レイアウトは変更可能で、簡単なドラッグ&ドロップでメモのカードを移動できます。ウェブ上でもモバイルデバイスでも、グリッド表示とリスト表示の両方で、簡単にメモカードを並べ替えることができるのです。

そのほかの便利な機能

Google Keepには、ほかにもプロジェクトやタスクに役立つ機能がいくつか備わっています。

メモ用

  • 図を加える
  • チェックボックスを表示する

リスト用

  • すべての項目のチェックを外す
  • チェックされた項目を削除する
  • チェックボックスを隠す

画像用

画像メモ、または画像を含むメモ向けとしては、画像内のテキストを抜き出す(Grab image text)を試してみましょう。メモのもっと見る(More:縦に点が3つ並んだアイコン)をクリックして、このオプションを選びます。その画像に含まれるテキストがすべて、メモ本体に直接コピーされるでしょう。

これはクールな機能ですが、正確ではありませんので、メモに表示されたテキストに誤りがないか必ずチェックするようにしてください。

キーボード・ショートカット

Google Keepのメニューには、キーボード・ショートカットというオプションもあります。このオプションをクリックすると、ポップアップウィンドウが現れて、すべてのショートカットオプションが表示されます。ウェブでこのアプリを使っている人は、Google Keepをよりすばやく操作できるこの便利なショートカットを利用しましょう。

How to Use Google Keep for Simple Project Management| MakeUseOf

Sandy Stachowiak(訳:松田貴美子/ガリレオ)

Photo by Shutterstock.
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