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2017年に試すべき「職場向けコミュニケーション技術」10選

2017年に試すべき「職場向けコミュニケーション技術」10選

Inc. : 私たちは今、「職場革命」の真っ只中にいます。メールは企業のコミュニケーションツールの主役から脇役へと追いやられようとしており、その後釜に座りつつあるのが、コミュニケーションのための新たなプラットフォームです。これらの環境は、メールがやることは何でもできるだけでなく、それよりもずっと多くのことをやってのけます。

中でも一番有名なのは、おそらく『Slack』でしょう。20万人だったユーザーが1年半で300万人近くにまで増えたという爆発的な成長が、新しいタイプのコミュニケーション方法に対する人々の関心がいかに高いかを物語っています。

でも、新しいツールはSlackだけではありません。何十社もの企業が多種多様なソリューションを提供しており、その種類はSlackなどからKalturaといった動画プラットフォームまで、実にさまざまです。中には『Kiwi』など、昔からある技術を現代風に作り替えているものもあります。

今回は2017年に試すべき、現在急成長中の、あるいは最近発表されたばかりのコミュニケーションプラットフォームを10個ご紹介します。

1. Collokia

Collokia』は職場の生産性とコラボレーションを改善する機械学習プラットフォームです。

ユーザーが仮に「複雑なコードの書き方」などをGoogle検索すると、Collokiaはウェブ検索の結果に、検索者の同僚たちが投稿した注釈や評価、フィードバックを表示してくれます。これによりユーザーは、答えや知識を求めて検索を行う時、わざわざ手間をかけることなく同僚たちの知恵を借り、どの記事やリンクが役に立つか、どれが時間の無駄か、といったことを確認できるというわけです。

CollokiaはGoogle Chromeと連動して機能するため、この知識の共有はブラウザ内で行われ、検索結果ページの上部に表示されます。これならウィンドウを切り替えずに済みます。

2. Kaltura

Kaltura』は今年8月、世界最大級の投資銀行ゴールドマン・サックスから約60億の投資を受けました。この動画プラットフォーム『Kaltura』は、企業やハーバード大学、イェール大学といった場所で、社内・校内のコラボレーションやコミュニケーションをはじめとするさまざまな目的で利用されています。

Kalturaは、いわば「組織内向けYouTube」のような働きをします。管理職や教員陣は、従業員や学生に向けて語りかけたり、情報共有のための動画を配信したりします。反対に従業員や学生は、自身で動画をアップロードして現在取り組んでいる課題を紹介したり、フィードバックを集めたり、交流したりします。

このメリットは考察や成功談が共有されれば、同僚たちは学び、意見交換が行われ、組織の団結力は高まります。Kalturaは、プラットフォームを多様な事例などに高度に適応できるようにすることで、成功を収めてきました。

3. Kiwi for Gmail

Gmailがもっとも幅広く利用されているメールサービスであることは間違いありませんが、リリースからかなりの年月が経過した今でも、私たちは依然として、ウェブブラウザを介してGmailを使用する状態から抜け出せないでいます。

でも『Kiwi』なら、Gmailをウェブから解放し、その標準機能と追加機能のすべてを統一して使えるようにしてくれます。

Kiwiを使えばGmailにログインして受信トレイにアクセスしなくても、ユーザーは新規のメッセージを別のウィンドウで作成できます。ウェブ上でメールアドレスのリンクをクリックすると「メールの作成」ウィンドウが開くので、そこから自分のGmailアドレスでメッセージを送信することが可能です。大容量の添付ファイルの送信だって、KiwiがGmailを『Googleドライブ』と連動しているので簡単です。

4. Asana

Asana』は非常に柔軟性の高い職場用コラボレーションツールです。Asanaには、ToDoリストからプロジェクト管理モニタリングまでの幅広い機能が備わっており、そのすべてをさまざまな方法で組み合わせることが可能です。

ただし、Asanaのカスタマイズ性の高さは、強みと同時に弱みでもあります。そのため、このツールがもっとも適しているのはおそらく、カスタマイズするのに時間を割くことをいとわない企業でしょう。

しかし、Asanaはそのユニークなアプローチにより、忠実にユーザー層を築いています。昨年3月には約60億もの資金が同社のもとに集まりました。

5. HipChat

Slackと直接競合する『HipChat』は、職場向けのオンラインコミュニケーションプラットフォームです。その機能は、画面共有やメッセージ、ビデオ会議など多彩で、社内メールにほぼ取って代わる機能を提供しています。

HipChatは、大小さまざまな規模の開発で幅広く利用されており、それ以外への進出も開始しました。その理由は、HipChatが何と言っても使いやすいからです。2012年にHipChatを買収したAtlassianは、同サービスを思い切った低価格に設定しています。何とユーザー1人当たり月額約240円。この価格設定のおかげもあり、競争が激化する市場にあってHipChatの存在は突出しています。

6. Podio

Podio』は、対象とするアプリ市場では他と異なる存在です。小規模の企業であれば、Podioをオフィスコミュニケーション用として導入し、スタッフの数や必要に応じて、その機能を徐々に拡張することができます。まずは十数人くらいの従業員用にメッセージングアプリとして使い始め、1年ほど経ったら営業や人事などの管理もPodioで行うようにしても良いかもしれません。

基本的にPodioは、本格的な業務向けのサービスです。無料版Podioは必要最小限の機能しか備えていません。利用に適しているユーザーは、Podioを本気で業務の中心に据える気がある企業です。価格帯は中程度で、ユーザー1人当たり月額で約1200~2000円のプランが用意されています。

7. XWiki Collaboration Suite

XWiki Collaboration Suite』は、完全にカスタマイズされた情報共有システムの構築を企業ができるツールです。XWikiを「知識ベース」として機能させることにより、顧客情報から技術的な専門知識にいたるあらゆるタイプのデータを共有したり、注釈を追加したり、体系化させたりすることが可能になります。

XWikiのもっともパワフルな特徴の1つは、ユーザーがコードを書かずにデータ共有アプリを新たに作成できる点です。共有アプリを作成できるということは、それを臨機応変にアップデートして、変化するニーズに対処することが可能なわけです。XWikiのカスタマイズ性は無敵です。その順応性ゆえに、XWikiのクライアントリストはEMCのような大企業から小規模企業まで多岐に渡っています。

8. LeanKit

日本の輸出品は何だろうと考えると、車ばかりが頭に浮かびます。でも実のところ、もっとも影響力のある日本の発明品といえば、高効率の製造技術「リーン生産方式」かもしれません。

リーン生産方式は、トヨタの工場で編み出され、のちに世界中の企業で採用されるようになった、無駄を省くための体系的な手法です。1990年代に広まって以来、企業の幹部たちはこの生産方式を、製造の合理化からマーケティング管理部門の協力体制の効率化まで、あらゆることに活用してきました。

LeanKit』は、このリーン生産方式の哲学を取り入れたプロジェクト管理ソフトウェアです。プロジェクトのタスクが視覚的にレイアウトされるため、進み具合や残りの課題がチームメンバー全員に一目瞭然です。同時に、LeanKitはチームの進捗状況も追跡し、各タスクにかかる時間を測定したり、それらに共同で取り組む担当者を記録したりします。

このソフトウェアはリーン生産方式をまだ体験していない多くのユーザーたちを引きつけ、投資家たちの関心をあおってきました。これまでにベンチャーキャピタルは、約30億円をLeanKitに投入してきました。

9. Workfront

プロジェクト管理ツール『Workfront』は、性能とコストの両面で上位に属しています。Workfrontは従業員やプロジェクト、注文、送り状、会社の資産などの管理に活用できる、大企業向けの製品です。ユーザー1人当たりで月額3500円の費用がかかるので、大きな予算規模を持つ企業に適しているといえるでしょう。

Workfrontの特徴の1つは、このツールが、従業員の組織内における階級に応じて、種類の異なる情報へのアクセス権を付与する点です。つまり、管理職はプロジェクト全体に対する視点を維持しながら、協力者に提供する情報を必要最小限に抑えられるのです。

また、このフィルターは逆方向にも機能します。部下が実務に関わる詳細を確認できるのに対して、管理職が目にするのは全体像だけ、といった具合です。

2001年に設立されたWorkfrontは、これまでに約110億円の資金を調達しており、顧客にはDisneyなどの企業を抱えています。

10. Skarpline

Skarpline』も、「どうしてこれまで誰も作ってくれなかったんだ!」と思わせるツールの1つです。このオンラインコミュニケーションの最大の利点は、職場でメールにファイルを添付する必要がなくなることです。この意味は非常に大きいと言えるでしょう。添付ファイルは、内部報告書であれ、論文であれ、スプレッドシートであれ、厄介なメールのやりとりを介してオフィス間を移動します。その過程では、重要なコメントが混乱のさなか行方不明になったり、バージョン管理に悩まされたりする場合もあります。

Skarplineを利用すれば企業は、すべてのファイルをオンラインで保管できます。これによって、コメントを1箇所で保存・整理できるので、「全員に返信」することで大量のメールが行きかう事態を回避して、従業員たちに必要な情報をすばやく提供することができます。

10 Workplace Collaboration Technologies to Try in 2017 | Inc.

Ilya Pozin(原文/訳:阪本博希/ガリレオ)

Photo by Pixta
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