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メールの内容を相手に一瞬で理解させる「米軍の文法」

メールの内容を相手に一瞬で理解させる「米軍の文法」

メールを書くのにあまりにも時間を取られて嫌になったり、メールで頼んだことがきちんと叶えられないような気がする場合は、この米軍のやり方を試してみてください。

メールに間違いが多かったり、メールを書くのに時間を取られていると、伝えたいことが常に正しく伝わりません。それで、米海軍退役軍人であり、米海軍予備軍中尉であり、「Coined: The Rich Life of Money And How Its History Has Shaped Us」の著者であるKabir Sehgal氏は、米軍のメールTIPSを使うのをすすめています。メールの目的を伝えるために、メールの件名に次のようなキーワードを使うことから始めましょう。

  • 行動:受信者は何らかの行動を起こす必要がある
  • 承認:受信者の承認が必要
  • 情報:情報提供だけが目的で、返信や行動は必要ない
  • 決断:受信者の決断が必要
  • 要求:受信者の許可や承認を求める
  • 調整:受信者と、もしくは受信者による調整が必要

これで、受信者はあなたのメールの趣旨が正確にわかります。

さらにSehgal氏は、メールの最初に結論から入り、重要な情報が最初に目に入るようにすることもすすめています。米空軍のハンドブックから例をあげてみましょう。

2013年10月29日付で、米国空軍方針ドキュメントはすべて撤回され、中核方針資料と方針文書に置き換えられました。

受信者は、一瞬で「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」がわかります。このシステムを使えば、メールを書くのに取られる時間が減るだけでなく、相手の読む時間も減らします。もっと詳しくいいメールの書き方を知りたい人は、以下のリンク先をチェックしてみてください。

How to Write Email with Military Precision | Harvard Business Review

Patrick Allan(原文/訳:的野裕子)

Photo by gettyimages.
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