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スケジュール調整は共同作業で。「共有カレンダー」が生み出すバリューとは?

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スケジュール調整は共同作業で。「共有カレンダー」が生み出すバリューとは?

そろそろ来年の手帳を用意しようと思っている人も多いのではないでしょうか。また、一方で、スケジュールをクラウドで管理しているビジネスマン読者も多いと思います。かく言う私もずっと手帳派でしたが、最近、アプリ『TimeTree』を使うようになってから、クラウドにほぼ一元化しています。

『TimeTree』は、複数のカレンダーを管理できるだけではなく、家族や友人とカレンダーをまるごと共有することで、スケジュールの調整を驚くほどスムーズにできるのが最大の魅力です。今回は、『TimeTree』を使ったカレンダー共有テクニックをご紹介したいと思います。

予定単位ではなくカレンダーごと共有する

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たとえば、週末に仲間とBBQやパーティーをしたり、飲み会を開催したりするなど、人との集まりがあるとき、「相談事」は欠かせません。やりとりの手段として、メールやLINEなどのメッセンジャーアプリでグループを作成し、全員の予定を調整している人もいるでしょう。ビジネスシーンなら、Googleカレンダーの予定に同僚を招待し、スケジュールを共有するケースも多いと思います。

でも、実際問題、友人や家族みんながGoogleカレンダーをメインに使っているわけではありません。ビジネスならともかく、プライベートの場にはいまひとつフィットしないのが正直なところ。その点、『TimeTree』は家族や友人、恋人といった、より身近でプライベートなつながりでの使いやすさに重点が置かれているのです。

よくあるケースとして、3~6人くらいが参加する予定の飲み会があったとしましょう。こんなとき、メンバー間でカレンダーを共有しておくと、格段に調整がラクになります。

連絡を見落とさない、予定ごとのチャットルーム

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『TimeTree』は予定ごとにチャットでメッセージをやりとりできる。
時間や場所の変更も、メンバー各自が行え、すぐに反映される

たとえば、飲み会について、メンバー以外の細部が決まっていなくても、誰かが時間やエリアなどの大枠だけを、共有カレンダーに入力します。以降は、その予定専用のチャットルームで、メンバー同士「何が食べたい?」「どの店がいい?」「この店がいいのでは?」といった相談ができます。これが通常のメールやメッセンジャーだと、メールの往復がかさんで、決めた店の情報や、集合時間などの肝心な連絡事項が埋もれてしまいがち。その点、『TimeTree』なら、メッセージの書き込みをアラートしてくれるほか、メンバーそれぞれが予定のデータを操作できるので、変更事項の連絡ミスはありません。当日にありがちな、「30分遅れるから先に始めてて」といった連絡も全員に届きます。

少人数での会合はもちろん、最大100人までカレンダーを共有できるので、同窓会やパーティーなど大勢が関わるイベントでも活用できるのが、『TimeTree』のすごいところです。

画像をポストすればアルバム代わりに

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イベント後につきものなのが、撮影した写真のシェア。チャットルームで画像をアップロードし合えば、共有も自動で行われ、日記のように後からカレンダーを見返すこともできます。

予定ごとに、スケジュール調整から、メッセージのやりとり、そして、写真の共有まで一貫してできることで、アルバムとしての役割も兼ねられる『TimeTree』。なにより、イベントごとに予定や思い出をきちんと整理できるのが便利だと思います。

カレンダーの共有でお互いのスケジュールが一目瞭然

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共有カレンダーへの招待はメールやLINE、各種SNS経由で行える。
複数カレンダー間の予定のコピーも簡単

家族や友人とカレンダーを共有しておくと、それぞれの予定がリアルタイムで見えてきます。相手の共有カレンダーをチェックすることで、わざわざ予定を訊かなくても計画を立てられます。思えば、身近な人と会うときや、旅行の相談をするときは、いつもメールや電話で日程のすりあわせをするところから始めていました。結果、すりあわせがうまくいかず、予定が流れたことすらあります。お互いのカレンダーを共有し合っている今では、その作業がいかに要領悪く、非効率的だったかと思えるほどです。

GoogleカレンダーなどのOSカレンダーを一覧表示が可能

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Googleなど、OSで扱えるカレンダーは『TimeTree』でも扱える

会社でGoogleやiCloud、Exchangeといったカレンダーを使っている場合など、仕事とプライベートでカレンダーアプリやアカウントを使い分けるのが面倒という声は多いと思います。

ですが、『TimeTree』はGoogleやiOSのカレンダーの読み込み&書き込みができます。私の場合、『TimeTree』内のカレンダーはプライベート用、Googleカレンダーは仕事用として、1つのアプリの中で共存させています。すべてのカレンダーを重ねて表示させることもできるので、仕事と遊びの予定を調整するのが非常に便利です。私が『TimeTree』を使うようになった決め手はこれでした。

以前は、公私ともに1冊の手帳にすべての予定を書き込んでいました。さらに、Googleカレンダーは特定の仕事用にしていたため、調整が煩雑になり、仕事が佳境のときにうっかり遊びの予定を入れてしまうなど、ダブルブッキングが起きていました。しかし『TimeTree』を取り入れてからは、仕事とプライベートの調整はスムーズです。


プライベートにフィットし、なおかつビジネスシーンに強いOSのカレンダーにも対応できるカレンダー共有アプリって、今までなかなか見当たらなかったように思います。アプリひとつで劇的に先々の決め事や未来が変わるなら、これはもう使った者勝ちです。無料でダウンロードできるので、ぜひお試しを。

アプリダウンロードはこちらから
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TimeTree【タイムツリー】

(文/庄司真美)

Photo by PIXTA. / Shutterstock.
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