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『Googleドキュメント』をもっと活用できる時短テクニック9選

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『Googleドキュメント』をもっと活用できる時短テクニック9選

MakeUseOf:『Chrome』が毎朝インターネットに接続するときの最速ブラウザであるなら、『Googleドライブ』は生産性を向上させるツール です。『Googleドライブ』の人気が、クラウドを快適なサービスへと変えました。

『Googleドライブ』で提供されているツールのうち、日々のタスクを処理するうえでまずお勧めしたいのが『Googleドキュメント』です。『Googleドキュメント』の生産性向上に役立つテクニックを9個ご紹介します。まずはスピードアップのための小ワザの解説から始めましょう。

『Googleドキュメント』以外のGoogle製アプリにサインインしている時は、『Chromeアプリランチャー』から直接『Googleドキュメント』を開きましょう。「Chromeアプリランチャー」アイコンをクリックし、項目内から『Googleドキュメント』を探します。

『Googleドライブ』内のデータを素早く検索する方法

『Googleドライブ』や『Googleドキュメント』、『Googleスプレッドシート』、『Googleスライド』など、ホーム画面上部にある検索ボックスにキーワードを入力して特定のファイルやフォルダを検索できます。検索ボックスの右端にある下向き矢印をクリックすれば、3つの項目から検索条件を絞り込めます。

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  • ファイル形式:「フォルダ」、「ドキュメント」、「スプレッドシート」、「プレゼンテーション」、「PDF」、「画像と写真」、「動画」から選択できます。
  • アプリ:「Googleスプレッドシート」、「Googleスライド」、「Googleドキュメント」、「Googleフォーム」、「Googleマイマップ」、「Google図形描画」から選択できます。
  • オーナー:「自分がオーナー」と「自分以外がオーナー」から選択できます。

さらに、『Googleドライブ』では、特定のフレーズやコマンドを使用して、検索条件を絞り込めます。

検索スピードを上げたい時は、目的のファイルに関連するフレーズや、そのファイル中の語句をそのまま引用しましょう。『Googleドライブ』は、探しているドキュメントを開き、使用したキーワードをハイライト表示してくれます。また、Google検索のように演算子(例:「OR」など)を使って条件を緩めることも可能です。

スピードアップのためのワンポイントアドバイス:「/」(スラッシュ)キーを押すだけで検索ボックスに移動できます。

Googleサポートページには、『Googleドライブ』で使用できる検索オプションの一覧があります。ゴミ箱の中も検索するのをお忘れなく!

「隠れてしまった」メニューを素早く探し出す方法

『Googleドキュメント』は、ほかのオフィススイートとまったく変わりはありません。『Microsoft Word』よりはシンプルかもしれませんが、それでもメニューにはたくさんのコマンドが詰め込まれています。「Alt」+「/」を入力すれば、メニューを検索する機能にアクセスできます。あとは探していることを入力するだけで、その機能がすぐに開きます。

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このメニュー検索機能を利用して、『Googleドキュメント』に搭載された便利な編集機能を探してみるのもいいですね。

『Google Keep』を使ってアイデアを一気に下書き文書にする

『Google Keep』は、出先などでちょっとしたメモをとるのに便利な、気の利いたアプリです。『Google Keep』の優れワザのひとつが、どんな写真からでも文字データを抽出して、デジタルテキストに変換できるというもの。けれども、たった1クリックで『Google Keep』のメモから『Googleドキュメント』の文書を作成できるのはご存じでしたか?

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このエクスポート機能のおかげで、『Google Keep』に保存したアイデアを、『Googleドキュメント』上で広げたり、編集したり、ブラッシュアップしたりできます。学生やライターたちにとって、Googleアプリ間のこのシームレスな環境は、時間を節約できる嬉しい強みです。

クリック数回で検索を行い、検索結果をドキュメントに挿入できる

リサーチツールを使えば、知りたい情報を検索する時に作業中のドキュメントを離れる必要はなくなります。ブラウザの別のタブを開くのは、それ自体が時間の無駄です。

『Googleドキュメント』に組み込まれたこのリサーチツールは、必要な情報を検索し、作業中のドキュメントに見つけた情報を挿入したり、追加情報を引用したり、といった操作を行うときに便利です。リサーチツールには、「ツール」>「リサーチ」の順でアクセスします。

有名人の言葉は、1クリックで本文に引用が可能です。引用したい言葉に関係するテーマを検索ボックスに入力するか、ドキュメント中の言葉を選択してリサーチツールを呼び出しましょう。

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引用形式は、「MLA」と「APA」、「シカゴ」から選べます。上のスクリーンショットの通り、適切な形式で引用を本文に挿入することは、リサーチツールの機能のごく一部に過ぎません。リサーチツールは、表の統計データを含むさまざまな形式のデータを引用するためにも利用できます。検索オプションの使い方は見ればすぐわかります。例えば、目的のデータが『Googleドライブ』の中に埋もれているとすれば、「パーソナル」という絞り込み条件を指定して探すだけで良いのです。

同じ書式設定をドキュメント内の複数の箇所に素早く適用する方法

『Googleドキュメント』の書式貼り付けツールは、ドキュメント内の特定箇所に設定した書式を、別の箇所にも適用したい時に役立つ機能です。まずは、ドキュメント内の任意の文字列を選択し、書式設定をしましょう。次に、ツールバーの「ペイントローラー」アイコンをクリックし、書式を適用したい箇所を選択します。すると、最初に設定した書式が、選択した箇所に「複製」されます。

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けれども、設定した書式を適用したい箇所が、ドキュメント内のあちこちに分散していたらどうすれば良いでしょう? それは簡単。「ペイントローラー」アイコンをシングルクリックではなく、ダブルクリックすれば良いのです。複数の箇所を選択していくと、それぞれの箇所に同じ書式が適用されていきます。

無料の写真素材を利用する

『Googleドキュメント』は、Google画像検索機能を搭載しているため、写真素材を探し、ドキュメントに挿入する操作が素早く行えます。さらに、Google画像検索だけでなく、「LIFE」と「Stock Photos」という2つ膨大な画像ソースも提供されています。「LIFE」のアーカイブ画像は修正が加えられており、営利目的で再利用することが認められています。Googleは2012年、自然・天候・動物・スポーツ・食べ物・教育・テクノロジー・音楽・そのほか8つのカテゴリーからなる5000枚の新しい写真を厳選して追加しました。

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Googleは、これらの写真素材を個人または営利目的で利用できるのは『Googleドライブ』上に限るとし、利用に当たってはプログラムのポリシーを遵守しなければならない、と明記しています。

なお、画像の挿入はURLでも可能です。挿入した画像はドキュメント内に保存されるため、画像がウェブ上から削除されても、ドキュメントに空白スペースが表示されることはありません。

「コメント」機能を利用してほかの人に通知する

『Googleドキュメント』では、「コメント」機能によって、ほかのユーザと連携するための機能が強化されています。個人を簡単にタグ付けできるようになっており、ドキュメント上でコメントする度に、タグ付けされたユーザに通知が届くようになっているのです。まずはドキュメント内にコメントを挿入する位置を選択します。次に、「挿入」>「コメント」の順番でクリックします。コメントボックス内に、「@」または「」記号を入力し、通知を送りたい相手の名前を入力し始めましょう。

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『Googleドキュメント』は自動的にGmailの連絡先リストから名前を選択し、相手にメールで通知します。相手が通知したドキュメントに直接アクセスできない場合は、そのユーザの認可レベルを設定する必要があります。

計算式を素早く入力する方法

『Googleドキュメント』には、とても手軽に利用できる計算式エディタが搭載されています。「挿入」>「計算式」と進みましょう。このエディタには、よく利用する記号や演算子、変数、矢印などが用意されており、計算式を簡単に作成できるだけでなく、チームメンバーと共同で作業することもできます。

下のYouTube動画はDaniel Kaufmann氏のチャンネルにアップロードされていたチュートリアルです。

Googleのサポートページには、計算式入力のショートカットキー一覧があります。さらに複雑な計算式を作成する場合は、『g(math)』という無料のChromeアドオンを『Googleドライブ』に導入しましょう。

時間節約に役立つそのほかのさまざまなショートカットキー

ショートカットキーが究極の時間節約テクニックだということを忘れてしまう前に、「Ctrl」+「/」をキー入力してみましょう。すると、ドキュメント管理を高速化してくれる、『Googleドライブ』搭載の膨大な数のショートカットキーが一覧表示されます。Gmailを操作するためのショートカットキーと『Googleドライブ』のショートカットキーは多くがそれぞれ似通っています。また、『Googleドライブ』では、ユーザ独自のショートカットも作成できます。

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「ツール」>「設定」と進み、「設定」ダイヤログボックスの「自動置換」という項目をチェックします。

「設定」ダイヤログボックスの一覧では、日常的に使う言葉やメールアドレス、略語などを自動挿入するよう設定できるだけでなく、よく間違える単語を正しく修正するよう設定することさえ可能です。

また、「設定」ダイヤログボックスにある「リンクを自動的に検出する」と「自動的にリストを検出」という項目も、選択しておく価値のあるオプションです。

ネットで公開されている

Saikat Basu(

人が達成感を得るとき、脳はドーパミンという神経伝達物質を放出します。これは、喜びを感じたときに放出される化学物質で、食事、愛、リスクをとることなどに関連があります。ドーパミンが関係する問題としては、依存症やうつ病などがあります。興味深いことに、この化学物質は、達成感を得る前の「動機づけ」とも強い結びつきがあるのです。

ドーパミンと動機づけの関係をうまく使えば、生産性を大きくアップできます。報酬の仕組みを作っておくことで、ドーパミンを意図的に放出させることができるのです。たとえば、ポモドーロ・テクニックは完璧な事例のひとつです。25分間タスクに集中したあと、報酬として5分間の休憩を与えます。5分という時間は決して長くはありません。おそらく、脳を休めるには不十分でしょう。しかし、報酬系を活性化させるには十分です。

報酬は大げさなものである必要はありません。プロジェクトをやり遂げるために、新しいゴルフクラブセットを買う必要はないのです。タスクリストにチェックマークをつけ、タスク管理アプリが鳴らすファンファーレを聴くだけでも十分です。

心理学者のレスリー・シェリン氏が米誌「Fast Company」で語ったところによると、タスクを達成したときに「終わり!」と口に出すだけでも、脳が次のタスクに備えやすくなるそうです。

ですので、タスクを細かく分解して、そのひとつを達成するごとに、小さな報酬を与えるようにします。報酬としては、Facebookを少しだけ見る(ただし脱線し過ぎは禁物)、外を散歩する、スナックを食べる、あるいは、小さくガッツポーズをつくって、完了と言うだけでもOKです。

2. ToDoリストをつくる

みんな、ToDoリストが大好きです。ToDoリストを使うメリットは、心理学的にも説明がついています。脳のワーキングメモリは、情報を短期的に保持するために使われる場所ですが、目の前のタスクを適切に処理するのにも重要な役割を果たします。ところが、ワーキングメモリは容量が決まっており、限度を超えて情報を入れると、パフォーマンスが落ちてしまうのです。

ここでToDoリストの出番です。覚えておくべき事項を紙に書き出しておけば、ワーキングメモリに保持しておく必要はなくなります。空いた脳内スペースは、目の前のプロジェクトに使えます。

ToDoリストマニアではない人にとっても、身につけて損はない習慣です! リストアプリで覚書をメモしておくだけでも、ワーキングメモリをより有効に使えるようになります。また、もっと本格的に、『Evernote』のようなアプリで、生活のすべてを記録するのも効果的なやり方です。そしてもちろん、リストにチェックマークをつける行為は、脳の報酬系を適度に刺激してくれます。

3. 説明責任を負う

最近、Cerebral Cortexで、「社会的促進」に注目した興味深い研究が発表されました。社会的促進とは、近くに人がいると、パフォーマンスが向上するという現象です。近くにいる人は、タスクと無関係でもよく、面識がない人でもかまいません。この社会的促進をうまく使って生産性を高める方法がいくつかあります。

コワーキングスペースで仕事をすると捗るという人は、より多くの時間をそこで過ごすようにします。誰だって、(たとえ無意識でも)周囲からデキる人だと思われたがっているもの。周囲に人がいることで、タスクに集中しやすくなるのです。

また、周囲の人に、タスクをどれだけ達成するかについて、公約するのも良い方法です。例えば、メンターと定期的に会って、あなたの仕事ぶりについて尋ねてもらうといいでしょう。また、友人や同僚たちとグループをつくり、一日にどれだけ達成したか、お互いにチェックし合うのもありです。このように、他人に対して説明責任を負うことで、モチベーションと注意力を維持しやすくなります。

4. 趣味に時間を使う

直観に反するかもしれませんが、趣味に時間を使うと、生産性が高まります。健康系ブログ「iNform Health」が、生産性において脳の扁桃体が果たす役割を解説していました:

扁桃体は、情動反応と、それに伴う生理的状態を決める役割を受け持っています。扁桃体は外部から刺激を受けると、その刺激に対応した一連の化学信号を発します。それが、全体的な気分を作り出すのです。

多忙な生活の中では、他者の幸福に奉仕するばかりで、個人的な楽しみは脇に追いやられてしまいます。その結果、同じ刺激ばかりを受け続け、脳内でも同じ反応を繰り返すことになります。

繰り返される反応が、ストレスや不機嫌、疲労といったものであるとき、それを追い払うために、必然的に、よりハードに働かざるをえなくなります。

iNform Healthは、好きなことに時間を使うと、ストレス反応の繰り返しを破りやすくなると説いています。趣味に取り組むことで、意識、無意識それぞれの焦点が移り、結果、気分転換になるのです。

脳にこうした変化を与えることで、現代の生産性中心社会で陥りがちな、ストレスを招いて生産性を殺す状態から脱しやすくなります。ですので、少し時間をとって、電子工作をしたり、プログラミングの基礎を学んだり、木工工作をしたり、好きなことに取り組んでください。さまざまな良い効果が期待できます!

5. ときどき空想にふける

趣味に時間を使えば、脳が生産的なモードに入るときの感覚を養うことができます。では、空想は? 空想はどんな役に立つでしょうか?

多くの著名な成功者たち(マーク・トゥエイン、リチャード・ファインマン、JK・ローリング、そして、アルバート・アインシュタイン)が、それぞれのもっとも有名なアイデアを思いついたのは、脳を遊ばせているときでした。

脳は、リラックスしている状態になると、かけ離れたアイデアや思考同士を結びつけやすくなることがわかっています。こうした常識を外した情報の結びつけが、創造的で革新的なアイデアを生むのです。

生産性に人生を乗っ取られてはいけません。趣味の時間を十分に確保するとともに、静かに座って脳を遊ばせる時間をつくってください。日曜日に公園で20分、静かに座って空想にふけるだけでも、生産性にはプラスになります(もちろん、精神の健康にも)。

脳をうまく使おう!

いまや、ありとあらゆるテクノロジーが利用できるようになりました。自分が望むとおりのシステムやルーチンも作れます。しかし、心理学や脳科学を無視しては、生産性のポテンシャルを最大限に引き出せません。この記事で紹介した戦略を使って、脳を適した状態に誘導すれば、生産性も自ずと向上するでしょう。

Hack Your Brain: 5 Ways to Use Neuroscience to Be More Productive|MakeUseOf

Dann Albright(訳:伊藤貴之)

>原文/訳:丸山佳伸、遠藤康子/ガリレオ)

Photo by Alexey Boldin / Shutterstock.com


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