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会議時間を短縮したいなら。スケジュールソフトの設定を見なおそう

会議時間を短縮したいなら。スケジュールソフトの設定を見なおそう

会議はしばしば、「時間のムダ」として目の敵にされるときがあります。時間を短縮し、要点を押さえた会議にしたいなら、オフィスで使っているスケジュールソフトで「会議の長さ」の初期設定を変更する手があります。

『ハーバード・ビジネス・レビュー』に、環境が行動に与える影響についての議論が掲載されていました。この記事によると、誰かの習慣を変えさせたいなら、相手の環境について分析し、「望ましい行動をやりやすく、望ましくない行動をやりにくく」する方法を考えるべきだというのです。たとえば、会議の予定時間を短くしたい場合には、以下のようにするのが良いそうです。

オフィスのスケジュールプログラムでは、会議の基本の長さを1時間ではなく、15分あるいは30分に設定し、もっと長い時間が必要であれば、あらためて調整する方法に改めましょう。設定を変えても、けっきょく1時間の会議がセッティングされるかもしれません。しかし、設定を書き換えるにはある程度のエネルギーを要するので、結果的に、スケジュールに書き込まれる予定の多くが短縮されるはずです。

「Google Calendar」には、各イベントのデフォルトの所要時間を変えるオプションがあります。さらには、予定より5分あるいは10分早く終わるよう設定する「会議の迅速化」のオプションさえ設けられています。

もちろん、会議の長さを自分で決められないケースもあるでしょうが、決定権があるのなら、試してみる価値はあります。また、同僚に対して、デフォルト設定を短くしたと知らせるだけでも、効果があるかもしれません。これは何も、相手の行動を操作しようというのではなく、ミーティング設定時間は短くできる、と率先して示す意義があります。

ハーバード・ビジネス・レビューの記事全文に興味がある人は、ぜひ以下でどうぞ。

Influence People by Leveraging the Brain's Laziness | HBR

Patrick Allan(原文/訳:長谷 睦/ガリレオ)

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