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その英文メール、正しく書けていますか?知らないと恥をかく5つの基本ルール

その英文メール、正しく書けていますか?知らないと恥をかく5つの基本ルール

ビジネスの場で英文メールを送る機会はありますか? 会ったことのない海外にいるスタッフや外国人の取引先に英語でメールをしたのになぜか返事が来ない...といった経験はないでしょうか? 英語が間違っていたのかなぁ、メールが届いていないのかなぁと不安になる前に、もしかしたらもっと基本的なところが間違っているのかもしれません。そこで、今回は、「オンライン留学体験」を提供する世界最大級のオンライン英会話スクール「EF イングリッシュタウン」の記事より、英文メールを送る時に気をつけたい基本事項をまとめてみます。

1. 件名はわかりやすいか

社内でも社外でもいきなり会った事もない人からのメールは開けるのは躊躇しますし、会社のセキュリティによっては迷惑メールフォルダへ自動で振り分けられてしまっているかもしれません。そんな時でも、メールの題名を見ただけで相手が内容をある程度予想できる状態ならば、見落とされてしまうことも未然に防ぐことができます。例えば、現在取り組んでいるプロジェクトについてメールする場合は「Regarding ~ project」といったように具体的な名前を入れるようにしましょう。「Inquiry」だけと書かれたメールでは開いてもらえない可能性が高いです。

2. 相手の名前は正しく明記されているか

名前のスペルはもちろん正しくないと失礼になりますが、Mr.やMs.といった敬称も必ず忘れないようにしてください。初めてメールを送る相手にいきなり「 Hi, +相手のファーストネーム)」ではカジュアルすぎます。また、男性の場合はMr.を使えばいいのですが、女性の場合はMrs. Ms. Miss.と使い分けをしなくてはいけません。外国の名前でどうしても性別が不明の場合(インターネットでまずは調べてみるのが一番ですが)は、「Dear, ファーストネーム+ラストネーム」と書くようにしてください。相手が医者や教授の場合はMr./Ms.のかわりにDr.やProfessorを使ったほうがより丁寧になります。

3. いきなり用件から書き始めていないか

既に電話やメールで何度もやり取りをしている場合は、用件のみを書くことがあるかもしれませんが、初めてのメールの時にはHow are you? や I hope you are doing well. といったような簡単な挨拶も入れるのがマナーです。日本人の感覚では、「お世話になっております」といったような一文を入れたくなりますが、このような言い方は英語にはありません。どうしても用件を書く前にこのような表現を入れたい場合は、ちょっとした心遣いにあたるような、Thank you for your daily supportといった一文ですと自然に聞こえるので、ぜひ使ってみてください。

4. メールが長すぎないか

一生懸命書いたそのメール、いくつの段落がありますか? スペースや改行もなく長々と書いてしまって段落が4つも5つもあるようでは読むほうもうんざりしているかもしれません。特に初めてメールを送る相手には長いメールを送るのではなく、ポイントごとにわかりやすくまとめた簡潔なメールを送るよう心がけましょう。結局何が言いたいのかわからず、読んでもらえなかったなんてことは避けたいですからね。どうしても長くなる場合は、所々にMy point is ~やWhat I want to say is~と強調をし、読み手に大事なところを見逃させないような工夫をしてみることも1つの手。メールの始めに、I'm writing this email because ~と最初にポイントをもってきて、あとから説明を入れるのも、読み手側からするとありがたいメールの書き方になります。

5. 相手に何をしてほしいかハッキリ書かれているか

英語力の問題ではなく文化や国民性の違いが原因で伝わらないことがあります。英文メールを書くなら、具体的に何をしてほしいのか、何が必要なのか、何のためのメールなのかをハッキリと書くように心がけましょう。特に急ぎで取りかかってほしい用件の場合はなおさらです。ビジネスメールでも、よく使われるas soon as possibleやat your earliest convenienceという表現だと、他のことが終わったらでいいからねというニュアンスがあるため、 by March 1stやby next Mondayと日付を指定するのがオススメです。ただ、初めてメールする場合に期限を設けるのはちょっと...という場合はIf you need more time than that, please let me know. (もう少し時間が必要な場合は、教えてください) と付け加えることで印象を変えることができます。

番外編:メールの締めくくり方

では、メールの終わりにはどのようなことを書けばいいのでしょう? 日本人同士のメールの場合は「よろしくお願いいたします」といったお決まりの一文がありますが、これに似た表現として使うことができるのはI'm looking forward to hearing from you. (お返事お待ちしております) や Thank you for your cooperation. (ご協力ありがとうございます) といった一言です。相手に何かしらのアクションをすぐに取ってほしい場合はThank you very much for your prompt action. (迅速な対応ありがとうございます) と最後にさりげないプレッシャーを与えるのも効果的かもしれません。そのあとに、Yours sincerelyやYours faithfully、社内の人などに送る際はもうちょっとカジュアルな表現にあたるKind regardsやBest regardsで締めくくりましょう。

(Aki. N)

Photo by Shutterstock.
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