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意外と知られていないGmail Labsのイチオシ機能トップ10

意外と知られていないGmail Labsのイチオシ機能トップ10

Gmailは、それだけではまるで不十分だと言わんばかりに、Gmail Labsにあらゆる拡張機能が取り揃えてあります。大量の機能が並んでいるので、正直どれを使えばいいのかわからないという人も多いでしょう。今回は、生産性をアップさせるGmail Labsのイチオシ機能トップ10をご紹介します。

2011年にも紹介したことがありますが、Gmail Labsには日々新しく追加されるものもあれば、なくなっていくものもあります。新旧の機能を織り交ぜて、現在のイチオシ機能を10個紹介したいと思います。

10. クイックリンク

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スター付きのメールやマルチ受信トレイのような機能を使えば、よく使うラベルやメールにアクセスするのは簡単ですが、「クイックリンク」もGmailのサイドバーから簡単にアクセスできます。Gmail Labsでクイックリンクの機能を有効にすると、受信トレイの左側にボックスが表示され、検索結果や特定のメール、ラベルなど、Gmailでブックマークできるリンクを追加すれば、ワンクリックでそこにアクセスできます。簡単にアクセスできるリンク集としてだけでなく、ToDoリストとして使うのもアリです。

9. 返信定型文

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何度も繰り返し入力している言葉があれば「返信定型文」に登録するとかなり時間を節約できます。Gmail Labsで「返信定型文」を有効にし、よく使う言葉を入力しておけば、次回その言葉を使いたい時はボタンをクリックするだけです。フィルタを使って自動的に送信するようにしておけば、休暇中の自動返信機能として使うこともできます。また、Gmail以外でもよく使う言葉があれば、OSの単語登録機能を使えばOK。Gmailの「返信定型文」の場合は、他のパソコンやiPhoneからアクセスしても使える、というのが大きな違いです。

8. 常に全員に返信

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何かと揉める機能ではありますが、デフォルトで「返信」ではなく「常に全員に返信」にできる機能です。複数人が宛先に含まれているメールのやりとりを何度か繰り返していると、普通の「返信」を使っているとたまに誰かが漏れてしまうことがあります。「常に全員に返信」を使っていれば、そんな心配は必要ありません。時には一人だけに返信したい時もあると思いますが、そういう時はドロップダウンメニューから選べば大丈夫です。

常に全員に返信するのはやり過ぎだと思うような人は、当たり前ですがこの機能は無効にしておきましょう。

7. Apps 検索

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GoogleドキュメントやGoogleサイトを使っている人は、Gmailの検索範囲をこの2つのアプリにも広げてくれるApps検索が便利です。Gmailで何かを検索すると、GoogleドキュメントやGoogleサイトの検索結果も、Gmailの検索結果の下に表示してくれます。Google関連で制作しているものの検索結果を、すべて1つのタブで表示できます。

6. 送信&アーカイブ

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以前、この機能はどうやったら使えるのかわかりませんでしたが、Gmailの設定の全般にある、「送信&アーカイブ」の「返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示する」のラジオボタンをオンにすればいいだけでした。そうすると、メールを作成して送ったら、アーカイブに入るので受信トレイはいつもスッキリと片付きます。

5. 未読メッセージアイコン

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新しいメッセージが入るとGmailのタブは光りますが、受信トレイに未読メッセージが何通あるのかひと目でわかるようにするには、Gmail Labsでこの「未読メッセージアイコン」を有効にしましょう。Gmailのタブに未読メッセージの数が表示されるだけなので、気が散ることもありません。数字が増えると気になって受信トレイをチェックしてしまう人は、無効にしておいた方がいいでしょう。

4. 自動表示

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一度にたくさんのメールをチェックする場合は、削除やアーカイブやミュートをした時に、いちいち受信トレイに戻るのが面倒だと思います。Gmail Labsで「自動表示」の機能を有効にすれば、そのような動作を行った時に次のメール(もしくは前のメール)をすぐに表示できます。些細なことですが、かなり時間の節約になり、イライラも激減します。

3. 外部サービスのプレビュー

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Gmailは、ビデオ、ドキュメント、ボイスメール、画像などが特定のサービスから送られてきた場合、メールのプレビュー画面に表示することができます。例えば、連絡先に住所が登録してあるひとがメールを送ってきた場合、「メールで Google マップをプレビュー」を有効にしておくと、自動的にその住所のマップを表示します。Google Voice、Picasa、Yelpなどのサービスも同様に表示することができます。

2. カスタムキーボードショートカット

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みんな大好きキーボードショートカット。Gmailのショートカットは特に米LHのお気に入りです。過去記事で紹介したショートカットはもちろん、時々さらに追加されています。Gmailのデフォルトのショートカットに慣れていない場合は、Gmail Labsの「カスタムキーボードショートカット」で自分好みのショートカットにカスタマイズすることもできます。

1. 送信取り消し

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1時間半かけて強い口調のメールを書いて、送信ボタンを押した途端、やっぱりこんなことはしない方がいいと思い直すことがあります。そんな時は、Gmailの「送信取り消し」機能に感謝です。Gmail Labsで「送信取り消し」機能を有効にしておけば、メール送信後数秒以内であれば取り消すことができます。(設定から5秒、10秒、20秒、30秒を選べます)そんなバカなメールは書いたりしないと思っているかもしれませんが、人間いつ逆上するかわかりません。使うかどうかはさておき、万が一の時のために有効にしておいた方がいいと思いますよ。

今回はGmailとGmail Labsの中から、選りすぐりの便利な機能だけをご紹介しましたが、他にもGmailにはすばらしい機能が満載ですので、過去記事もチェックしてみてください。

Whitson Gordon(原文/訳:的野裕子)

Title image by Ben Krebs.
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