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読まれるメールを書くために知っておきたい作法

読まれるメールを書くために知っておきたい作法

溢れ返った受信箱の中できらりと光る、印象的なメールを書くのは非常に難しいことです。Jon Youshaei氏とShane Snow氏が、一流の企業経営者に1,000件のメールを送ったところ、返信はわずか17件だったそうです。ビジネスパーソン、とりわけ経営者ともなれば、毎日大量のメールを受け取っていて、返信はおろか、すべてのメールに目を通すことすらできないことでしょう。

メールへの返信を確実にもらう方法はありません。しかし、メールアプリ「MailTime」の調査は、メール作成時に回避すべき落とし穴を明らかにしてくれています。

同社が社会人1000人を対象に実施した調査でわかった、メールで犯しがちな間違い上位5つは次の通りです。

・「配慮に欠けた」調子のメール

・メールの受信者個人に宛てられていないメール

・複数の返信があるメール

・受信者が複数のメール

・長いメール

特に、長いメールを送ると、相手はすぐに興味を失います

この調査の回答者のうち、1段落以上あるメールは読まないと回答したのが19%、2段落以上で51%、3段落以上で76%、4段落以上では84%となりました。

MailTimeの共同創設者Charlie Sheng氏によると、メールの利用方法が変化しつつあるということです。これまではオフィスなどでメールを閲覧していたのに対し、今ではランチに向かう道すがらなどにスマホで受信箱のメールを閲覧するようになっています。すなわち、長いメッセージを読む時間や忍耐力がなくなっているということです。

「人々のメールの利用方法は変化しましたが、私たちの中には、いまだにメールの決まり文句や作法にこだわっている人もいます」と Sheng氏は述べています。

あなたは情熱を注いでいるプロジェクトについて延々と述べたいと思うかもしれません。しかし、長々とメールを書く前に、よく考えてください。メールが短いほど、受信者に読んでもらえる可能性は高くなるのです。

「近頃、人々はメールをより効率的にしようとしています」と Sheng氏は言い、次のように続けています。「例えば、実用的で明確な目的を持たせることが、礼儀にかなった新しいメールの作法と言えるでしょう。読み手にとって効率的なメールは、送信側の時間も、読み手の時間も節約します」

The 5 Biggest Email Mistakes You're Making|Inc.

Rebecca Borison(訳:Conyac

Photo by ShutterStock
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