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机の上に紙が散乱している人向き。4つのフォルダを使って書類を整理する方法

机の上に紙が散乱している人向き。4つのフォルダを使って書類を整理する方法

書類作成にはいつも頭が悩まされます。インターネットを使ってできないものなどは、特にそうです。無駄なものを積み重ねずに作業を進めるために、4つのフォルダを使った分類法で、片付けなければならない書類すべてに優先順位をつけましょう。ブログ「Organized Creatives」が説明するように、扱う書類のすべては次の4つの内のどれかのカテゴリーに分類できるそうです。「急ぎ」「明細書関係」「見直すもの」そして「ひらめき用」です。各フォルダの目的は大きく異なります(見直す時間帯も異なります)。

1. 急ぎ:

このフォルダーには数日以内に取り組む必要のあるものを入れます。例えば確認する必要のある新規顧客のプロジェクトの予備知識や、近日中のオイル交換に持って行きたいクーポンなどです。

2. 明細書関係:

ここにはメールで受信した明細書や、メールで受け取ったが紙に印刷して保存しておきたい明細書などを入れます。

3. 見直すもの:

このフォルダーには、今すぐ取りかかる必要はないが、最終的に処理する必要のあるものをいれます。入力する必要のある税金受領書や読みたい雑誌などがそれにあたるでしょう。

4. ひらめき用:

ここには元気の出るもの、忘れたくないものを何でも入れます。尊敬するクリエイターとの面会記録や、新しいプロジェクトにいつか使えるかもしれないアイデアなどです。そのうち取りたい休暇のための広告もいいでしょう。クリエイターとして、私たちを刺激してくれるものを集め、定期的にそれを見直すことは重要です。

重要なのは、どれだけの頻度でそれらのものを見直すかです。「急ぎ」フォルダはその名の通り、すぐに取り組む必要のあるものであり、「Organized Creatives」はこのフォルダを毎日確認することを勧めています。「明細書関係」は月に1回か2回は確認すべきでしょう。「見直すもの」フォルダは毎週、「ひらめき」フォルダは4半期ごとには確認したいところです。この書類はいつも必要なものではありませんが、時々、それが重要かどうか確認し直す必要があるでしょう。

長期の保管は別の問題です(残念ながらもし紙の銀行取引明細書を保存する場合は、書類整理棚くらいは必要でしょう)。でも、皆さんの机にやってくる資料に対して、この方法は必要な書類ほとんどすべてについて扱うことができますよ。

A Simple Four-Folder System|Organized Creatives via Rockstar Finance

Eric Ravenscraft(原文/訳:Conyac

Photo by Phil.
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