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とにかく時間がない人向け、今すぐ生産性をあげる15のコツ

とにかく時間がない人向け、今すぐ生産性をあげる15のコツ

誰でももっと多くの仕事を、もっと短い時間でこなしたいと切望しています。けれども、どんなに頑張っても1日の時間を増やすことはできないので、生産性を高めることしか出来ません。皮肉のようですが「生産性の高い人たち」は、ジムに行くのが好きで、すでに忙しい日常をさらに忙しくしているように見えます。そこまでしなくても、以下に紹介する15のコツから、1つでも実践すれば違いが出てきますよ。

1. 携帯電話の電源を切る

もしくは、機内モードにしてしまいます。メールに返信している時間と、電話に出ている時間、SMSに返信している時間を合計したら、その長さに驚くことでしょう。もし何かのタスクを片付けたいなら、周りの物はすべてシャットダウンして、干渉されない状態で手元にある仕事に集中しましょう。

2. 机を綺麗にする

机の上が散らかっていると頭の中も散らかります。散らかった仕事場の散らかった紙の束や物の山を見ると、自分の頭がきちんと整理されておらず、集中力ももたず、パニックに陥っているかのように感じるものです。片付けてしまうのに時間はかかりません。特に多くがゴミならなおさらです。綺麗な机による効果はすぐに出ます。

3. 次の日の「やることリスト」をつくる

現在進行中の仕事に集中することは、仕事を早く終わらせるのに効果的ですが、次の日のやることリストをつくることは、2つの点で効果的です。1つは、優先順位の高いリストを前もって作っておくことによって、明日の自分の時間が節約されるという点。2つ目は、頭の中を整理し、今日は心配しなくても良くなる点です。

4. 小さなルーティンを作る

早朝の瞑想などといった、長い期間続ける習慣を作るのはとても時間がかかります。しかし、短い習慣を生み出すのはすぐに実行できます。新しい活動を長期間続けて行おうとするのではなく、今やるべきことを消化できるサイクルに落とし込みましょう。例えば、1時間を繰り返しできるプロセスに分割します。15分はコミュニケーションのために使い、15分は単純な仕事、残りの30分は難しい重要な仕事をするといったようにしましょう。

5. 仕事の途中で休憩を入れる

休憩はとても大切なものです。10分休んで頭の中を整理することはメンタルな余裕を与え、その後、結果的に15分節約できたりするものです。1つのタスクを終えた後に休憩するのは、やり終えた後なのでとても魅力的ですが、難しい仕事の合間に休憩を取るほうが効果的なのです。

6. ダッシュで出来るタスクを作る

大きくて複雑なタスクが動きを鈍らせます。大きなタスクと言うだけで、モチベーションが下がってしまうのです。苦労して取り掛かるより、タスクを細かく分けて作業しましょう。1つの大きなタスクを小さなたくさんのタスクに分けることによって、もっと簡単にモチベーションを上げることができ、成果もすぐに目に見えるようになります。

7. 単純作業を休憩としてやる

単純作業はやるべきものの中に入っていると嫌なものですが、実際にやってみると、リラックスできます。休憩する時間がなければ、今やっていることから離れて、頭を使わない作業をやることでリフレッシュしましょう。頭の中を一度整理することで、生産性を保つことができます。

8. インターネットを遮断する

どんなに集中していても、忙しくても、インターネットは魅力的です。それが仕事に関連していることであっても、インターネットにはそこらじゅうに誘惑があります。そこから脱出するには、オフラインで出来る仕事をいくつか選び、何時間かインターネットから離れて作業することです。

9. 会議をメール会議に変える

生産的な会議もありますが、ほとんどの会議はそうでもないです。必要のない会議を探し、それには出ないで、その会議の、目的、提出物、質問のリストを出して、スピードメール会議に置き換えましょう。全員に情報がきちんと行きわたるようにしましょう。

10. 日曜の夜に働く(ただし、少しだけ)

週末はリラックスして、精神状態をよく保つために休むことが必要です。でも、日曜の夜働くことは、遅れた物事を取り戻したり、1週間の準備をしたりするのに最適です。日曜の夜は、電話やメールに邪魔されることはありません。その代わりにリフレッシュされた頭で次の1週間を見渡して、ついでに幾つかの仕事も終わらせられるかもしれません。

11. 優先順位の低い仕事を無くす

優先順位の低い仕事は本当にやっかいです。無くしてしまう方法を探しましょう。2分以下でできるもならば、その場でやってしまい、それ以上ならば、誰かに頼むか、違う日に終わらせるものとしてスケジュールし直しましょう。

12. 一番やりづらいタスクからやる

やることリストの中には、いつも先延ばししてしまう項目がありますが、一生先延ばしにすることはできません。一番大変なものを最初にやってしまえば、その日の残りの時間の使い方がシンプルになります。なので、できるだけ早く一番やりたくない仕事から手をつけましょう。一度始めてしまえば、早く終わらせようというモチベーションが高くなっていきます。途中で休憩が必要になったとしても、その仕事を始めたという事実は変わりません。

13. NOと言う

やることリストは長く、またその日の終わりには、更に長くなっているものです。リストを短くする一番簡単な方法が、最初から引き受けないという選択である場合もあるでしょう。非生産的な会議やタスクに対しては、恐れずNOと言いましょう。

14. 通勤時間を楽しむ

会社までの距離によりますが、30分かそれ以上の通勤時間があれば、ボイスメールを聞いたり、オーディオブックを聞いたり、リラックスするための音楽を聴いたりできます。通勤時間を大事に使いましょう。

15. 別の場所に行く

脳は、刺激を求めています。朝から夜まで同じ机に座っているのは新鮮ではないし、ストレスの溜まるものです。1週間のうちせめて1日は、新しい場所に行くように努めましょう。家の中でもいいですし、通りを下ったところにある喫茶店でも、あるいは、公園のピクニックテーブルでもいいです。新しい物の見方を得て、より集中を高められる落ち着いた環境に身を置きましょう

いかがでしたか? 今回ご紹介した生産性を高めるハック術は、短期的な応急処置のようなものです。劇的に仕事を減らしたり、魔法のようにスイスイ仕事ができるようになるわけではありませんが、イライラさせられる仕事を減らして、より多くの仕事を短い時間で終わらせられるようになるでしょう。

15 Instant Productivity Hacks You Need to Know|Inc.

Jayson Demers(訳:Conyac

Photo by Shutterstock.
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