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書類を自動的に整理してくれる「押出しファイリング」で書類整理の時間をハック

書類を自動的に整理してくれる「押出しファイリング」で書類整理の時間をハック

時代はペーパーレスに向かっていますが、まだ紙の書類を使っている人も大勢います。今回ご紹介する野口式「押出しファイリング」システムは、紙と格闘している人に大きな恩恵となるはずです。最初にシステムをセットアップさえすれば、あとは自動的に書類が整理されていく仕組みです。ブログ「Unclutterer」のデビッド・カオロ氏が、このメソッドを解説しています。用意するのは、角2(A4)サイズの封筒だけ。書類を取り出しやすくするために、フタの部分を含めて上部1インチほどをカットします。封筒の隅に書類の内容と日付を書き入れます。お好みでカラーラベルを貼ってもOK。冒頭の画像がサンプルです。使い方は以下の通りです。

封筒を整理したり、分類したり、並べ替えようとしてはいけません。そうする誘惑にかられるでしょうが、このシステムのすばらしさは、すべてが自動的に行われる点にあります。書類を棚から取り出して使ったら、ただ、棚の一番左端へ戻します。それを繰り返すだけです。

  • その結果、よく使う書類ほどいつも左側に位置するようになります。コンスタントに使う書類は、定位置が決まってきます。大抵の場合、最もよく使う書類が一番左にあり、2番めによく使う書類が左から2番めに並ぶことになるでしょう。以下、同様です。
  • 反対に、あまり使わない書類は真ん中より右側に位置するようになります。たまにしか使わない書類はどこにあるかわからなくなりがちですよね? でもこの方式なら簡単。右の方を探せばいいのです。
  • まったく使わない書類はいずれ右端へとたどり着きます。このような、野口氏が言うところの「神様ファイル」は、定期的に棚から取り出し、別の場所へ保管します。棚から封筒が溢れないようにするためです。

これがすべてです。これで、書類探しに時間を浪費することもなく、戻す場所を忘れる心配もありません。また、書類を整理したり分類する必要もありません。これはかなりの時間の節約になります。

このシステムは経済学者の野口悠紀雄氏によって考案されました。この方式なら、書類が自動的に整理され、もっともよく使う重要な書類がどれかもわかります。そして、使わない書類は自動的に保管庫行きにできます。私自身も試しましたが、これはかなり使えますよ。

The Noguchi Filing System|Unclutterer

Alan Henry(原文/訳:伊藤貴之)

Image by Dave Gray
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