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お互いの時間を浪費しないためにメールは「5つ以内の文章」で

お互いの時間を浪費しないためにメールは「5つ以内の文章」で

ニューヨークを拠点とする経営コンサルティング会社McKinsey and Companyによる2012年の調査によると、平均的な労働者は、Eメールを読んで答えるのに1日の28%を費やしているそうです。これは、週でういうとほぼ13時間、年間では650時間にまで達します。

Eメールを簡潔でポイントを押さえたものにすることで、こうした時間を節約し、生産性を向上し、返信を得るチャンスを広げることができます。『APE: Author, Publisher, Entrepreneur』の著者でもあるガイ・カワサキ氏は、「適切なEメールは丁寧さと簡潔さのバランスがきちんととれているものです」と話します。

5つの文(センテンス)未満の文章は、急ぎすぎている感じがして失礼でもありますが、5センテンスより多くなると時間を浪費してしまいます」。彼がEメールを書くときに気をつけている4つの簡単なガイドラインは以下のとおり。

・あなたのメールは5つの簡単な質問に答えるものである必要があります。その質問とは、あなたが誰なのか? 何をしたいのか? なぜあなたは私に聞いているのか? どうして私がそれをした方がいいのか? 次のステップは何か? です。

・返信をもらうためには、詳細を書きすぎないようにしてください。

・短いEメールで論点を絞ることができます。

・賞賛以外のすべてを制限してください(カワサキ氏のルールの例外:Eメールを送信している唯一の理由は、誰かをほめたり、親切にする為のものであれば、制限はありません。長さを心配しないでください)。

ウェブサイトのfive.sentenc.esは、5センテンスよりも少ないEメールに制限をする取り組みを開始しました。彼らは、次のようなアプローチを概説しています。

課題:Eメールは、返信に時間がかかりすぎたり、たくさん受け取る人の受信トレイをEメールであふれ続けさせるという問題があります。

ソリューション:1つの返信あたりの文字数を制限して、 SMSテキストメッセージのようにすべてのEメールの返信を処理します。文字を数えるのは難しすぎるので、私たちは代わりに文章を数えます。

この取り組みに参加するつもりになった方は、この新しい将来の取り組みを説明していくためのEメールの署名やメッセージがfive.sentenc.esにありますので、訪れてみてはいかがでしょうか。

Hamza Khan(原文/訳:Conyac

Photo by Shutterstock.
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