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相手に嫌がられないフォローメールのお作法

相手に嫌がられないフォローメールのお作法

仕事関係の相手に連絡をする時に、うざがられたり、面倒に思われたりしたくない、というのは誰もが思うことです。仕事や報酬、その他の重要なものを先方からいただくような場合は特にそうでしょう。

しかし、社会人は1日平均数百通のメールを受け取っています。送ったメールが埋もれているとも限りません。今回は、相手に嫌がられないフォローメールの送り方をお教えしましょう。

ある日、就職活動をしている友だちが困っていた

友:先週メールを送ったのにまだ返事がないんだよね。すごくヤキモキする。

私:フォローメールを送ってチェックしてみたら?

友:うざいと思われたくないんだよね。

この人はフォローメールを送るべきでしょうか? 答えは間違いなく「イエス」です。これは、あなたの就職活動なのです。では、どのくらいの頻度でメールを送ってもいいものでしょうか? 私の個人的な哲学としては「相手が受け取る間は何度でも」です。大事なことはメールの頻度ではなく、どのように送るかです。何度送っても相手が喜ぶような送り方をすればいいのです。

今回は、人事担当者や営業責任者、VIPの人たちに、快く受け取ってもらえるフォローメールの送り方と、求めている回答のもらい方をお教えしましょう。

ルール1:できるだけ謙虚に、丁寧に

多くの人が、相手がすぐに返事をくれないことで被害者意識を抱きがちです。頭に来ていたとしてもグッとこらえて、「まだ返答をもらっていませんが」「最初のメールは無視されたようですが」というように、くれぐれも感情をメールで露わにしないように。できるだけ丁寧に、謙虚にメールを書きます。相手が忙しいのは承知しているということを伝えていけば、こちらに対する心象も悪くならずに関心を持ち続けてもらえます。

ルール2:「継続」は毎日という意味ではない

フォローメールを毎日送るのは、積極性や情熱をアピールすることにはなりません。相手の時間や都合を尊重していないように見えます。一般的な原則として、前回メールを送ってから最低でも1週間は間隔を空けましょう。それ以上前に送ると、押しが強いように見えて敬遠され、相手に興味を持ってもらえなくなる恐れがあります。私は、最初は毎週メールを送るようにし、それから数週間に一度に切り替えます。

ルール3:連絡をしない方がいいかはっきりと聞く

何度かフォローメールを送っても、それでも何の返信もない時は、もうこれ以上メールを送らない方がいいかを直接聞いた方がいいです。お互い時間を無駄にはしたくないはずです。私は「お忙しいのは承知の上ですし、返信するような時間がないのかもしれないということも存じておりますが、もしまったく興味がないのであれば、これ以上無駄なメールをお送りしたくありません。メールを送らない方がよければ教えていただけますか?」とメールをしたことがあります。ほとんどの人が、正直に言うことを尊重もしますし、互いの時間を無駄にしたくないとも思っていますから、少なくとも一両日中には返事をくれます。

ルール4:良い意味で目立つ

以前、私がまったく興味のないものを売ろうとして連絡をしてきた人がいました。彼は毎週、商品の簡単な説明をしてきましたが、その時に「オススメの美味しいビザ屋の情報」も付けてきたのです。なぜかと言うと、私が以前にブログで「24時間365日でもピザなら食べられる」と書いていたのを覚えていて、それでフォローメールに利用したのです。結果的にこれは良い意味で目立ち、今や電話をする仲です。

うまくいくためには、フォローメールにもちょっとした一工夫をしましょう。就職活動のフォローメールを出すのであれば、Alexandra FranzenさんのTIPSがおすすめです。

ルール5:少し変えてみる

まったく連絡が取れない相手なら、少しやり方を変えてみましょう。メールの文面、送る時間、曜日など、まったく同じにしてはいけません。目についたメールにだけ、とりあえず返信するという人もいます。いつも朝にメールを送っているとしたら、たまには夜遅い時間に送ってみましょう。

最後に覚えておいて欲しいのは、「フォローメールを送るのをやめてくれ」と言われたら、即座にやめましょう。しかし、そう言われるまでは、メールを送り続けるかどうかはあなたの責任です。

Pleasantly Persistent: 5 Rules for Effectively Following Up | The Muse

Elliot Bell(原文/訳:的野裕子)

Photo by Thierry H.
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