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大事な書類と要らない書類を見分けるシンプルな考え方

大事な書類と要らない書類を見分けるシンプルな考え方

ライフハッカー編集部さま

目の前の机には、一見大事そうに見える書類が大量に鎮座しています。一体どうしたらいいのか分かりません。よく分からないものもありますが、もしかしたら大事なものかもしれません。どれを取っておいた方がよくて、どれをシュレッダーにかければいいのでしょうか?

このゴミなんですか?(What's this Garbage)より

WGさん

クレジットカードの請求書から、保険の書類、10年前に働いていた仕事の退職基金レポートまで、私たちはみな大量の要らない書類や封書を受け取っています。しかし安心してください。取っておいた方が良いものは簡単です。一度分かってしまえば、後はそれ以外のものはシュレッダーに入れればOKです。

取っておくべき大切なもの

環境や状況によって、どのようなタイプの書類があるかは変わってきますが、ある一定期間は保管しておかなければならないものがあります。それ以外はデジタル化したり、捨てたりしましょう。まずは原本を一生保管して置かなければならないものはこちらです。

  • 出生・死亡証明書
  • 年金手帳、及び年金関連の書類
  • 身分証明書、パスポート
  • 保険証券、保険証書、保険契約(デジタルコピーがあっても、何か問題が起こった時のために原本を取っておいた方がいいです)
  • 遺言書、弁護士の委任状
  • 自動車の名義やローン関連の書類
  • 不動産の譲渡証書や抵当関連の書類

一般的に、証明書や許可証など、国や役所に関わるものは原本を取っておいた方がいいです。これには2つ理由があります。1つは、何かあった時にすぐに手が届く場所にあった方がいいから、もう1つは、再発行してもらおうとすると、手続きなどが煩雑だったりとても時間がかかったりして面倒だからです。

このような重要書類をどのように保管すればいいのか分からない場合は、「何かあった時の箱」でも作ってそこに入れておけば、すぐに見つけられるでしょう。

少しの間保管しておかなければならないもの

このような書類は、デジタル化してペーパーレスにしてもいいですし、安全な場所に原本を保管しておいてもいいです。

  • 税金関連の記録やレシート、領収書(7年間保管)
  • 給与明細書、銀行取引明細書(1年間保管)
  • 不動産売買や不動産価値に関する書類(売却した後は最低6年間保管)
  • 医療関係の記録と請求書(支払い後に最低1年間は保管)
  • 保証書やレシート、領収書(その商品を持っている間)

最新のものだけを保管しておかなければならないもの

  • 年次の保険契約に関する書類
  • 退職金積立制度の書類(401kなど)

以上です。どれを取っておくべきかが分かれば、それをきちんと整理してしかるべき場所に保管して終わりです。経験から言って、取っておくかどうかを決める時は、再発行するのがどれだけ大変かということを考えてみてください。役所に行かなければならなかったり、病院で長時間待たされたり、電話で1時間も対応しなければならなかったりするようなものは、取っておいた方がいいでしょう。オンラインでサクッと手に入るような書類は、原本を取っておく必要はありません。

後は全部シュレッダーに

それ以外のものはすべて安全にシュレッダーするなり、捨てるなりしましょう。名前、住所、電話番号、銀行の口座番号など、個人情報が載っているものはすべてシュレッダーにかけた方がいいです。

ATMのレシート、クレジトカードの明細書、光熱費や電話代などの請求書、使用済みの航空券なども含まれます。また、期限切れのクレジットカードやパスポート、身分証明書になるものはすぐにシュレッダーにかけましょう。シュレッダーはクロスカットのシュレッダーがおすすめです。

幸運を祈ります。

ライフハッカーより

Thorin Klosowski(原文/訳:的野裕子)

Photo by Vegansoldier. Clive Darra.
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