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エクセルやGoogleドライブで、スプレッドシートの達人になれる4つの方法

エクセルやGoogleドライブで、スプレッドシートの達人になれる4つの方法

スプレッドシートは社会人になれば直面する最も奥深いソフトウェアの一つです。一度直面すれば誰しもが恐れるものですが、4つのシンプルな方法を身につければ多くのことができるようになります。

この記事では、一般的に使用されているMicrosoft Excelを主体として説明していきます。今回紹介するほとんどの機能やスキルはLibreOfficeやGoogle Driveでも役に立つでしょう。ソフトウェア間に違いがあれば、その都度違いを明らかにしていきます。

1.フォームを利用するとデータ入力がカンタン

スプレッドシートへのデータ入力はデータ分析の第一歩です。データの入力は基本手動でタイプするしかありませんが、フォームを利用すれば各欄、各行ごとに簡単に入力できるので大騒ぎする必要もありません。

ヘッダと1行目から作成し始めましょう。いったん最初のデータセットを入力すれば追加の行はフォーラムのコマンドで作成できます。カーソルをデータセットの左上のコーナーに持っていきフォームボタンをクリックするだけです。

フォームをつかう

表示されるダイアログボックスに情報を1行ずつ入力していきます。フォームに入力していき、つど Enter を押します。そうすると新しい行が新規入力した情報とともに作成されます。

Google Driveでのフォーム作成

グーグルドライブにて

Google Drive に Excel と全く同じ機能性があるわけではありませんが、注目に値する独特なフォーム機能を有しています。Google Drive から直接、またはスプレッドシート内からもフォームを作成することができます。例えば、アンケートの作成で、ユーザーに対しての質問を作成し、その解答がスプレッドシートに自動集計されます。

フォームの作成手順は以下の通り。

1. スプレッドシート内から、"作成"、"フォーム"の順にクリック

2. フォームの一番上に説明を追加します

3. 質問の追加、編集を行います

1. 質問のタイトルを入力します

2. 質問の種類を選択します

3. オプション:データの検証方法を選択する。この機能はデータが、例えば範囲内の数値であるか、またメールアドレスとして記入されているかなど、特定のタイプであるかを確認するため使用できます

4. オプション:この質問を必須にするを選択

フォームを完成させてしまえば、それを公開したり、アンケートの回答者グループにメールで送信することができます。すべての質問事項は、そのデータが提出された時刻と共に自動的にコラムに分けられます。

2.関数と数式を使って計算してみましょう

データの入力はできましたね。次に入力したデータを使って何かをする必要があります。関数と数式を使えばスプレッドシート上でデータを処理することができます。数値の合計や平均値などの単純な計算から、実社会で必要不可欠な日付や財務上の計算まで可能です。

スプレッドシートのソフトウェアには様々ありますが、それぞれで共有して使える関数もあれば、利用できないものもあります。

違いを確認するには、次のリンクより:ExcelLibreOfficeGoogle Drive

上記を踏まえた上で、その関数を使って出来ることの例を幾つか挙げてみます。

・基礎的な計算方法

基礎的な計算方法

簡単な関数を用いて、入力したデータの基礎的な計算ができます。例えば、2つのセルの数値を合計する場合、SUM 関数を使用します。

=SUM(A1,B1)

これにより、A1 と B1 のセルを合計することができます。 、-、*、などの記号を使い単純な計算を行うこともできます。例えば、下記の数式は上記の関数と同じ結果を出してくれます。

=A1 B1

コロン(:)を使うことによって、必要なだけのセルを足し続けることが出来ます。

=SUM(A1:A10)

上記の関数は、コラムAのセル1から10までの数値、負の値も含めたすべての値を合計してくれます。

・統計的な計算方法

統計的な計算方法

入力したデータを使って、平均値や中央値などの統計的な計算を行うことも可能です。

例として:

=AVERAGE(A1:A10)

上の関数は、コラム A のセル1から10までの数値の平均を計算してくれます。すべての関数が常に役立つ訳ではありませんが、基礎的なものから高度な統計関数まであります。仕事で平均値や中央値を求めるには非常に役立ってくれるでしょう。

・時間、日付の計算方法と書式設定

日付や時間を処理するのに数式を用いたり、書式設定も可能です。例として、2つの日付の間の日数を下記の関数で計算することが出来ます。

=DAYS([End_date],[Start_date])

Excel には今日の日付に数値を変換させる関数もあります。

=TODAY()

この関数は、今日の日付をセルに入力します。また下記のように、この2つの関数を組み合わせて、ある特定の日付まで幾日残っているかを計算することも可能です。

=DAYS(TODAY(),[Target_date])

他にも幾つかの日時に対する関数があり、こちらから確認できます。

・複数の関数を組み合わせて計算する方法

最後の例からお分かりのように、複数の関数を組み合わせ計算式を作ることが可能です。

計算式とは基本的に、複数の関数を使って計算式を組み、1つのセルに計算結果を表示させます。例えば、もしコラム A のの数値を合計し四捨五入して整数にしたければ、下記の計算式を使ってみてください。

=ROUND((SUM(A1:A10)),0)

上記の計算式は、2つの関数を組み合わせてできています。この場合、まずセル A1 から A10 までを合計し、その計算結果が ROUND の関数に組み込まれて四捨五入されて整数になります。計算式は、単純にも複雑にもすることができ、細かく練り上げるほどに複雑な計算式になって行きます。

関数は論理関数と組み合わせて、条件付きの数式を作ることも可能です。

3.フィルタとピボットテーブルを使ってのソート方法

いままでは未処理のデータを入力し、また計算をしてきました。では、次にこのデータから意味を汲み取っていきましょう。データを可視化するには幾つかの方法がありますが、そのデータで何をしたいかによってそれが変わってきます。

・コラムでの並べ替え

コラムでの並べ替え

時にはカテゴリ別にデータを分類したいと思うでしょう。iTunes ミュージックライブラリでするように、データを再度コラム別に並べ替えることが出来ます。

1. Ctrl+A を押し、すべてを選択します。

2. リボンから"データタブ"を選択します。

3. "並べ替え"をクリックします。

4. 並べ替えたいコラムを選択し、どの基準で並べ替えたいのかを選択します。

5. "OK"をクリックします。

上に添付されたスクリーンショットの例を見てください。すべてのデータが、小さい方から大きい数値の順に並べ替えられています。

・重複したデータを探し出す方法

重複したデータを探し出す方法

またある時は、1つのカテゴリーに重複したデータが幾つかあるかもしれません(上記の例で、全部で8点のデータが記入されていますが、重複していて実際の名前は5つしかありません)。

こうした重複データをフィルタにかけ、すべての名前を見るには、リボンからデータタブを選択し、フィルタリングオプションを選択します。

1. データから、フィルタを選択し"詳細設定"をクリックします

2. データを破壊してしまわないよう、"指定した範囲"を選択しデータを移動させます。もし、重複している方のデータをコラムから消去したければ、"選択範囲内"のままにしておきます

3. "リスト範囲"を選択し、フィルタにかけたいコラムを選択します

4. "抽出範囲"をクリックし、重複していないデータをペーストしたい空のセルを選択します

5. "重複するレコードは無視する"にチェックが入っている事を確認してください

6. "OK"をクリックします

この作業は、ある範囲からの重複していないデータを移動し、新しいコラムを作成するという手順です。重複したデータを切り離すにはとても有用な方法です。

・ピボットテーブルを作成する

何百行のデータがあると、情報を精査するのは不可能に近いので、集計データが必要になります。ピボットテーブルでは、データの一部を集計することができ、見たいものだけを見ることができます。

以下の例をご覧下さい。まず、Bob Boberson さんからうけっ取った金額の合計を見たいとします。

ピボットテーブルを作成する

このデータは、今は簡単に見れますが、何十回や何百回の取引となると、そうでもなくなります。ですので、その集計を見るにはピボットテーブルを作成します。

1.シート2という名の新しいシートをつくります

2.データのタブで、ピボットテーブルをクリックします

3.シート1をクリックし、全てのセルをセレクトします

4."OK"をクリックします

5.ピボットテーブルビルダーが表示され、その中に情報をレポートフィルター、列ラベル、行ラベルにドラッグして移動させる事ができます

この例で言うと、"名前"をレポートフィルターに移動させて、"注文番号"を行ラベルに、そして"支払い"を値の欄に移動させます

6.これにより、注文番号別の支払いのテーブルを作成する事ができます。ピボットテーブルの上には、ドロップダウンから、特定のお客様の注文を選択して見る事ができます

上記のようにすると、このようになります。

ピボットテーブルを作成する2

ピボットテーブルを使うと、Bob Boberson さんからの注文と、支払いの合計も見る事ができます。

これは、ピボットテーブルを使用した一例に過ぎません。ピボットテーブルの使い方は柔軟で、ほとんどのデータを集計する事ができます。LibreOffice や Google Drive でピボットテーブルを作成するには、データのピボットテーブルを選択して下さい。

4.繰り返される作業はマクロやスクリプトを使いましょう

繰り返される作業はマクロやスクリプトを使いましょう

スプレッドシートでの作業は繰り返しの連続です。それらのタスクを簡単にするには、マクロ機能を使って Excel にその作業を覚えさせましょう。次回、そのタスクを行う時は、キーボードのショートカットキーを使い、マクロを"実行"させて、仕事を行ってもらいましょう。

例えば、広範囲に及ぶセルのフォントを全て"Arial"のサイズ12の斜体に変更したいとします。

1.リボンの"表示"から、マクロを選択し、新しいマクロの記録を選びます

2.マクロに名前を付けます

3.オプション:マクロにショートカットキーを割り当てます

4."OK"をクリックします

5.ホームタブを選択します

6.フォントのドロップダウンから"Arial"を選択します

7.フォントサイズのドロップダウンから"12"を選択します

8.斜体にするボタンを選びます

9.Excelの左下にある停止ボタンをクリックします

これからは、ステップ3で割り当てたショットカットキーを押す、あるいは、そのマクロをマクロライブラリを選択する事で、フォントを"Arial"、フォントサイズ"12"の斜体に変更する事ができます。今回のはただの例に過ぎませんが、マクロ機能はどのような繰り返し作業も記録する事ができます。

Eric Ravenscraft(原文

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