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会社のデスクを物置きにしないために。ドキュメントスキャナ「DS-560」で機能的な環境をつくる

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会社のデスクを物置きにしないために。ドキュメントスキャナ「DS-560」で機能的な環境をつくる

会議で配られる資料や毎日溜まっていく名刺など、会社のデスクに紙資料は増える一方。でも、「この企画にはあの時の資料が役に立ちそう...」とゴソゴソ過去のものを参照する機会もあるため、捨てるわけにもいきませんよね。

ならば、「いま本当に必要な」紙資料だけを手元に置き、重要な仕事だけにフォーカスしつつ、過去の資料をスマートに探せる環境をつくれば、すべてを取っておく必要はないのです。そこで私は、あらゆる紙資料をデータ化できるドキュメントスキャナを会社のデスクに置いてみることにしました。

会社のデスクに置くなら、どんなスキャナがいいのだろう?

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足元のキャビネットにも資料がぎっしり...なんとかしたい

さっそく、いくつかの機種を比較して検討。今回、ポイントとしたのは以下の3点です。

  1. 設置場所は会社のデスク。自宅と違って限られたスペースを有効活用しなくてはいけません。まずは「整理して空けられるスペースよりも小さいこと」が大前提

  2. データ化によって業務効率を向上させるとはいっても、それに時間をとられてしまっては元の木阿弥。なので、読み取り速度は速い方がいい

  3. 今はA3のガントチャートからB6のメモまで、プロジェクトごとに同じクリアファイルに突っ込んであります。サイズ違いの資料もスムーズに読み取れたらいい

この3点を条件にいろいろ見比べてみました。

小さい、速い、便利そうなエプソンの「DS-560」

今回選んだのは、エプソンの「DS-560」です。

まず、幅297mm、奥行き152mm、高さ154mmという外形寸法のため、A4サイズにほぼぴったり収まります。これ、従来機より小さくなったというコンパクトさも魅力なのですが、A4のコピー用紙をデスクに置いてみれば設置場所のイメージがつきやすく、検討する上で非常に助かるポイントでもありました。

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ひとまず資料をどかして、イメージしてみる

原稿の読み取り速度300dpiの高精細設定でも26枚/分。300dpiならデータ化した資料を再度印刷することになっても、細かな文字までしっかり読めます。

昨年、私が参加したプロジェクトでもっとも資料が多かったものはクリアファイル3冊分になりました。数えてみたところ、およそ300枚...。これだけのものを紙で管理しながらよく無事にプロジェクトを遂行できたと自分を褒めてあげたいところですが、この紙の束を全てスキャンしても10分かからないというのは魅力的です。その上、サイズ混合原稿や両面同時読み取りにも対応していますから、さらにスムーズ。

また、検討の条件に加え、Wi-Fi対応が便利そうです。タブレットやスマホとDS-560を同じWi-Fiネットワークに接続しておけば、専用アプリからスキャンして、EvernoteやDropboxへアップロード/閲覧までシームレスに行えるとのこと。ケーブルレスでよりスッキリしたデスク環境を作れるだけでなく、PCを経由せずにデータの整理ができるのはいいですね。

Wi-Fiスキャンは、いまそこにあった紙が一瞬でiPadへ移ってくる感じ

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というわけで、これまで使っていたストッカーやドキュメントボックスを片付けて、早速設置。

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使う時は、給紙トレイと排紙トレイを引き出す
実際に置いて開いてみると、今まであったストッカーとほぼ同じスペース
横幅、縦幅ともに「A4用紙が入る」スペースがあれば問題なさそう。高さは230mmくらい

まずは、年始からデスクに積みっぱなしになっていた資料をまとめてスキャナにセット。iPadで専用アプリ「Epson DocumentScan」から操作し、Wi-Fi経由でスキャン開始! 製品サイトによると、紙づまりや重なったまま排紙されるのを防ぐスマートフィーディングシステムが搭載されているそうで、A4の資料、A6サイズのメモ、定形外郵便を混ぜてみても、スムーズに読み取ってくれました。

アプリでは原稿サイズ、カラー/モノクロ、解像度、両面/裏面などの基本設定が行えます。専用アプリはiOS版、Android版どちらもあり、タブレットはもちろんスマートフォンでも使えます。

読み取った資料はWi-Fiを経由してiPadに送られてきます。いま、そこにあった紙が、一瞬でiPadへ移ってくる...という単純ながらマジックのような感動が(笑)。加えて、アプリがデータの傾き補正やコントラスト修正を自動で行ってくれました。回転やページの入れ替えも可能です。

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Wi-Fi経由のスキャンについては、検討段階では「PCレスで使えるのは手軽そうだな」という程度の期待感でしたが、タブレットやスマートフォンにデータを直接取り込めるので、他のアプリとすぐに連携できるという利便性がありました。私の場合は、専用アプリ経由でデータをすべてEvernoteに保存。資料の整理、閲覧、検索のやりやすさがぐっと向上し、ただのデータが「使えるデータ」になったという実感があります。

というわけで、進行まっただ中で、手書きでメモを書き入れたり、すぐに取り出す必要があったりするプロジェクト資料のみを残して、あとはEvernoteに入れてしまいました。

外出先で、クラウド管理の便利さを実感した

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ある日、外出先で顔なじみのお客様から「新しいプロジェクトの相談が...」と、急なアポイントが入ったときがありました。電話でざっくり概要を伺うと、過去のプロジェクトで作成した調査資料が役に立ちそう!

今までだったら一旦帰社してキャビネットをゴソゴソ開くか、あきらめてひとまずお話を伺いに行っていたところですが...DS-560を使ってスキャンしてEvernoteに保存してあるので、お客様先へ伺うほんのちょっとしたスキマ時間にさっと確認することができました。iPadなら、このまま資料をお客様に見せられて便利でしたね。

まるで、オフィスのデスクをまるごと持って移動できるような安心感に加えて、デジタルデータならではの検索性の高さもあり、使い勝手が良いです。想像以上の業務環境を手に入れることができました。

ドキュメントスキャナで変わった4つのワークスタイル

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紙資料が占領していたキャビネットも空にできたので、読みかけの雑誌や書籍、スマホの充電ケーブルなどの「たまに使うもの」もしまえて、デスクもすっきり。オフィスの中でも外でも、ここまで仕事がスマートになるとは...。

最後に、DS-560を使い始めて、私が"変わった"と感じたポイントをまとめてみます。

1.紙資料が溜まらなくなった

プロジェクトごとにクリアファイルを作って、完了したら「完了プロジェクト」の棚に入れて、あとで参照しやすいようにちまちまとインデックスを付けて...という紙資料の整理が一変。プロジェクトが完了した時点で全てスキャンして破棄できるので溜まっていきません。

2.常にオフィスにいなくてもよくなった

紙資料を中心としたワークスタイルだと、どうしてもオフィスという「場所」への依存が強くなります。ですが、データにしてクラウドへ保存してしまえばオフィスにいる必要はありません。結果的に「家からでも見られる」という機会も増え、帰宅しやすくなりました。

3.プロジェクトを横断した新しいアイデアが生まれた

これは想定外の嬉しい効果でした。Evernoteの「タグ」で管理するようにしてから、過去のプロジェクトがつながりはじめ、新しいアイデアが生まれやすい環境になりました。たとえば、若年層向けの製品開発会議の前に「若者」「統計」というタグを検索すると、過去の資料から関連するものがズラリと出てきます。企画づくりに行き詰まったとき、自分で作ったはずなのにすっかり忘れていた資料からヒントをもらえた時の喜びといったら...。

4.「片付け」の喜びを知った

デスクの紙資料を一掃してから、その喜びに目覚めてしまいました(笑)。目に入ってくるものを最小限に抑えることで、その時もっとも重要でフォーカスすべきものがはっきりしてくることがわかりました。

この調子で、次は自宅のスマート化にも取り掛かりたいと思います。まずは、書棚の一部を占拠してしまっているマニュアル類と、溜め続けた年賀状から手を付けてみることにします。

A4シートフィードスキャナー DS-560|エプソン

(星木能一)

星木能一

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