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職場がExcel主義でもOK! メンバーやプロジェクトの進捗をガントチャートで管理する「Brabio!」

職場がExcel主義でもOK! メンバーやプロジェクトの進捗をガントチャートで管理する「Brabio!」

ライフハッカーでも以前に「5人以下のグループならずっと無料で使える」と紹介した、工程管理&情報共有ツール「ブラビオ・プロジェクト(Brabio!)」。ガントチャート(横棒のグラフで作業の進捗状況を管理する表)が使える国産ツールとして人気を集めています。

この度、バージョン3.0にアップグレードし、新機能の追加や改良が行われました。普段、ExcelやGoogle スプレッドシートでガントチャートを作って工程管理している方なら、導入を検討してみる価値がありそうですので、あらためて紹介します。

Brabio!はクラウドベース&5ユーザーまで無料

詳しくは公式サイトの紹介をご覧いただくとして、注目する機能として挙げられるのは以下の5点。

  1. ウェブベースで動作するクラウド型アプリケーション
  2. 5ユーザーまで無料(有料版は10ユーザーごと月額3150円)
  3. 4つから選べるユーザーモード
  4. すぐに作れるガントチャート
  5. レポート作成もすぐできる「一括エクセル出力」

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Brabio!はウェブベースで動作するためプラットフォームを選びません。スマートフォンやタブレットにも対応しており、メールでの通知機能も備えています。

5ユーザーまでは無料で使えるため、テスト運用はもちろん、少人数のスタートアップやプライベートなプロジェクトであれば、無料版でも十分に使えるでしょう。

4つから選べるユーザーモード

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バージョン3.0になり、最も便利と感じたのがユーザーモードの切り分けです。プロジェクト管理ツールでよくある悩みが、社内だけでなく社外の人にも参加してもらう場合に、

「「Aさんには見せたくないけれど、Bさんには知っておいてほしい」など、プロジェクトによって共有したい情報が異なるケースです。

Brabio!では「管理者」「スタッフ」「パートナー(外部メンバー)」「ゲスト(外部メンバー)」の4つから選べ、それぞれ閲覧できる情報に制限をかけられます。情報共有のために専用グループを別途作る必要がなくなり、Brabio!だけで管理できるのはスマートですね。

すぐに作れるガントチャート

軽快な操作でガントチャートやカレンダー式のスケジュールを作成できます。これまでExcelやGoogle スプレッドシートを利用していた人なら、できることの多さと簡単さに驚くはず。また、各タスクに対しての進捗状況も入力できます。「進捗率」と「ステイタス(進行中、着手中、順調など)」を確認できるため、管理者は遅れているタスクなどを見過ごさずに済みます。

進捗状況を更新すると、同時にタイムスタンプも記録されます。担当者が実際にそのタスクを認識しているかどうかの証拠にもなるでしょう。

また、プロジェクトごとにスレッド(掲示板)を立てられ、コメントを見てほしい人がいればメールで内容を送れます。そのメールに返信をすれば、自動的にスレッドにも反映されるため、Brabio!を開かなくても進捗報告が可能です。

レポート作成もすぐできる「一括エクセル出力」

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クラウドベースのツールが増えたとはいえ、「社内報告はExcelデータとする」など、エクセルの利用シーンはまだ多いもの。ビジネスユースであれば、インストールされているPCが多いのも理由のひとつでしょうか(日本人が何でもエクセルを使いたがる話...は、さておき)。

Brabio!には「エクセル一括出力」機能があり、ガントチャートを「xls」や「csv」ファイルに書き出せます。あとは、不要な行の削除など細かな調整をすればOKです。印刷用画面も用意されていますので「紙でほしい」と言われても対応できます。

メールアドレスだけで使い始められます

サービスを提供するブラビオ株式会社の町田拓也さんは「Brabio!は『声にならない声』もすくえるツールだと思っています。クリック1つで進捗報告できるのはもちろん、たとえタスクが未達の人でも、タイムスタンプの更新などでアクションを起こしているのはわかる。プロジェクト管理ツールではありますが、あまりカタくならず、まずは気楽に使ってみてください」とのこと。

たしかに進捗遅れといった、どうも口では言いにくい、報告しにくいことでも、ステータスの切り替えで伝えられれば、ユーザーとしてはいくらか気持ちも軽くなりますね(もちろん、遅れていれば焦りもするでしょうが、それも刺激と考えましょう)。

無料版はメールアドレスだけあれば利用できます。機能詳細含め、下記のリンクよりチェックしてみてください。

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Brabio!

(長谷川賢人)

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