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5分でできる「ミニノート仕事術」で、手間のいらない「仕組み」を作る

5分でできる「ミニノート仕事術」で、手間のいらない「仕組み」を作る

「今よりも仕事ができるようになりたい」と思っているなら、まず必要なのは1冊のミニノートと、最初の1日をそのノートで計画すること。『1日5分ミニノート仕事術』(山崎城二著、現代書林)の著者は、そういいます。

ミニノートとは、文具店やコンビニで売っているB7サイズの小さなメモ帳。さして珍しいものではありませんが、単なるスケジュール管理やTo Doリストとはひと味もふた味も違うスグレモノなのだとか。

「ミニノート仕事術」を活用すると、仕事が整理され、やる順番や終わった仕事、残りの仕事がハッキリします。このように、仕事の状況がスッキリしていると、何をすべきかがいつもわかりますから、仕事への集中力が高まります。(19ページより)

第2章「自分の仕事が明確になる!『ミニノート仕事術』実践編」を見てみましょう。

「ミニノート仕事術」を実践する9ステップ(42ページより)

最初にすべきは、B7サイズのミニノートを用意すること。そして次は、やるべき仕事のリストを書き入れていく。それだけですが、ただし1冊のノートが"仕事術"になるには、次の9ポイントが重要だそうです。

ミニノート仕事術9ステップ(43ページより)

  1. 取り組む仕事のリストとランクをすべて書き出す
  2. 今日終わらせる仕事は目標作業時間を記入する
  3. 明日以降に終わらせる仕事は期限(日付)を記入する
  4. 取り組む仕事の順番を記入する
  5. 新しい仕事が入ったときは追加して書く
  6. 仕事が終わるたびに終了マークを書く
  7. 終わらなかった仕事は翌日に記入する
  8. 仕事終わりに翌日の計画を立てる
  9. プチご褒美を用意する

1.~5.を例に挙げて、具体的な活用法をご紹介します。

STEP 1 取り組む仕事のリストとランクをすべて書き出す(44ページより)

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STEP 1のポイント

・取り組むべき仕事をすべて書き出す(1行置きに書くと使いやすい)

・習慣化して自分のものにする

・仕事に重要度のランクをつけると効率化できて、無駄な仕事にも気づける

・仕事が終わるまで消さないことで、仕事の放置が防げる

・ミニノートは贅沢に使う

STEP 2 今日終わらせる仕事は目標作業時間を記入する(56ページより)

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STEP 2のポイント

・「目標作業時間」を記入して仕事の時間短縮を目指す

・「考える時間」と「作業する時間」を分けると、効率が上がる

・常に時間を有効に使うことを考えていると、能力も上がる

STEP 3明日以降に終わらせる仕事は期限(日付)を記入する(66ページより)

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STEP 3のポイント

・先の仕事には期限(日付)を入れて、それを必ず守る

・はっきりした期限のない仕事も期限を決めて管理する

・期限を管理する習慣をつけると、上司の信用も高まる

STEP 4 取り組む仕事の順番を記入する(70ページより)

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STEP 4のポイント

・効率的に仕事が進むように、順番をつける

・段取りが必要な仕事は、早めに取り組んで無駄をなくす

・順番通りに仕事をすることで、集中力が増してスピードも上がる

STEP 5 新しい仕事が入ったときは追加して書く(76ページより)

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STEP 5のポイント

・急な仕事も、そのつど記入して忘れるのを防ぐ

・ノートに記入すれば、記憶しなくて済む

・記憶に使っていた時間は、新しいことを生み出すために使う

すべてをご紹介することはできませんが、つまりは必要事項をまめに書き記しておくことを習慣化し、「シンプル」「簡単」「手間いらず」な「仕組み」をつくるわけです。

単純すぎると感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、著者自身が、この方法を実践することにより、ビジネスのビの字も知らなかった状態からスピード成長できたというのですから説得力があります。

ちなみに、著者がビジネスで成功するまでのプロセスもなかなか興味深いので、興味のある方はそちらにも目を通してみてください。

(印南敦史)

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