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スルーされずに要点を伝えるメールの基本は「言いたいことを最初に書く」

スルーされずに要点を伝えるメールの基本は「言いたいことを最初に書く」

すべてのメールの一言一句をきちんと読んでいる人はいない。過言ではないでしょう。受信箱にあふれるメールの中から、自分のメールをしっかり見てもらうために、「言いたいことはメールの最初に書く」という基本中の基本を忘れないようにしましょう。ビジネスメディア「Inc.」の記事にありました。例えば、部署内のミーティングをたまには会社の外でやってみませんかと、上司にお伺いを立てるメールの場合、以下のように書いている人もいるのではないでしょうか。

新しい発想やクリエイティブなアイデアが出やすくなるように、たまには違う場所で部署のミーティングをやってみてはどうかと思います。通りの向こうのお寿司屋さんなどはいかがでしょう。

Inc. の勧める書き方は以下です。

部署のミーティングの場所を移して、通りの向こうのお寿司屋さんでやってみてはどうかと思います。たまには違う場所でやることで、新しい発想やクリエイティブなアイデアが出やすくなるのではないでしょうか。

最初に言いたいことや結論を持ってくる書き方を勧める理由は2つあります。1つは、ほとんどのメールクライアントは、メールの最初の数行をプレビュー画面で見せるので、一番言いたいことを先に書いた方がいいということ。次に、受信者の頭にメールの要点がすぐに入りやすいということです。

How To Write a Convincing Email | Inc.

Shep McAllister(原文/訳:的野裕子)

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