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周りは迷惑です! 中身の薄い長文メールを書かないためのポイント

周りは迷惑です! 中身の薄い長文メールを書かないためのポイント

最近、届いたメールにこんなものがありました。そのメールは要望を伝えるためだけに送られたはずなのに、読んでみると実に3ページ分もの長さでした。言いたいことはたった3行分の内容なのに、送信者はなぜそんな短編小説のようなメールを送ってきたのでしょうか。言うまでもなく、私はそのメールを全部読みませんでした。返信もしませんでした。そんなあまりにも長いメールを、わざわざ読もうと思いますか?

■長いメールは読まれない

ほとんどの人が毎日メールをやり取りすると思いますが、メールできちんと意思疎通するには、かなりのコミュニケーション力が必要です。うまくコミュニケーションができる人には、メールはかなり強力な味方になります。しかし、メールのコミュニケーションがうまくいかない人は、まずはメールの長さを確認してみましょう。メールでの意思疎通がうまくいかない要因として、「長すぎる」ことは大きな割合を占めます。

というのも、メールが読まれない理由の上位には常に「メールが長過ぎるから」というのがあります。長いメールを書いたからといって、いい仕事をしているわけではありません。それどころか、メールの受信トレイを空にすることと日々格闘している人にとっては、何ページにも及ぶようなまとまりのないメールは面倒事でしかなく、読むのは後回しにされてしまいます。

■メールを短くするコツ

つい長くてダラダラしたメールを書きたくなるかもしれませんが、やめましょう。もし自分が長いメールを書いてしまっているのなら、もはやメールではなくて直接話した方がいいです。メールを書くのであれば、短く簡潔にすればするほど読んでもらえるようになります。そのことを十分理解した上でメールを書く努力をしましょう。

ここからは、メールが長くなるよくある理由、やってはいけないことを10個ご紹介します。メールが長くなりがちな人は、よく読んで自戒しましょう。

・何が言いたいのか自分で分かっていない

たまに電話をかけてきたのに「おー、どうしたの?」と言う人がいて、「いや、知らないよ...電話をかけたのそっちだし」と言いたくなります。何か言いたいことや聞きたいことがはっきりするまで、メールを書くのは待ちましょう。

・何を言っているのか自分で分かっていない

これは、会話や会議などで自分の無知をごまかすために、延々と話しているような状況に似ています。自分が知らないことを隠そうとして、より饒舌になる(たくさん書く)ということです。忙しい人にメールを送る時に、会社では割とよくある光景です。

・長い署名は必要ない

画面の半分くらいありそうな長い署名を、すべてのメールに付けるは必要ありません。返信はたった一言なのに、署名が画面の半分もあるようなメールを送ったことはありませんか? 同じく、不要な画像添付や引用もやめましょう。

・本を書いているのではない

メールは本ではありません。追加情報や資料があるなら、本文にすべて書くのではなく、添付にした方がいいのではないかと考えてみましょう。

・迷惑メールになっている

大きな会社にありがちなことですが、これまでの進捗を互いに確認するために、長いメールを送らなければならないような気になっている人がいます。これは何も離れたところにいる人だけではありません。1つ下の階にいる人から、毎日長い報告メールを受け取っていたことがあります。必要ないです。

・とりとめもない

1行で終わる質問をするために、2ページものメールを書くのはやめましょう。はっきりと簡潔に。よろしくお願いします。

・面倒なことを先送りにしない

説明する時間を別に取ったりせずに、すんなりとメールを書き進めてください。「以下を参照に...」というようなメールを受け取ったことがありますが、45ページもあるメールを行ったり来たりしながら読みたくはありません。

・メールにしない方がいい

会議で話した方がいいようなことは、メールで送らないでください。もしくは電話にしてください。伝えたい内容によっては、メールが最適だとは限りません。数行の説明では足りないような場合は、直接その相手と話した方がいいでしょう。

・メールは分けた方がいい

ある上司が、自分のチーム全員にメールをまとめて送ったとします。効率を重視したのかもしれませんが、複数の内容や目的のメールを1つにまとめてしまうのは、送られた全員にとってよくありません。受信者が「全員に返信」をした場合、後でさらなる混乱を生みます。

・メールを編集していない

メールを書いたら、送信する前に読み直して編集しましょう。誤字・脱字や間違いを正せるだけでなく、内容や言いたいことも編集するようにしましょう。「メールは送信する前に必ず読み直す」このルールは徹底してください。

■メールで言いたいことははっきりと

現代はハイスピードコミュニケーションの時代なので、あまりにも長いメールは誰にも読まれません。簡潔で要点がはっきりとしているメールなら、受信者も内容を理解しやすいです。短くて読みやすいメールは長いメールに勝る、ということを覚えておいてください。

10 Reasons Your Emails Are Too Long | Time Management Ninja

Craig Jarrow(原文/訳:的野裕子)

Image remixed from auremar (Shutterstock).
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