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ナレッジ継承にも最適! プレミアム強化版「Evernote Business」提供開始

ナレッジ継承にも最適! プレミアム強化版「Evernote Business」提供開始

ついに「Evernote」でもビジネス向けサービスがはじまりました。

Evernoteはアメリカ、日本、イギリスなど7カ国を対象に、スモールビジネスおよびグループ向けクラウドサービス「Evernote Business」の提供を開始。サービスの主な狙いには「社員の知識や知恵を組織全体で効率良く生かせるようにすること」があるようです。

EvernoteのCEOであるフィル・リービン氏が、動画でサービスの概要を語っています。そこにはEvernote Businessの起こりと、サービス開始に込められた想いがありました。以下、動画の字幕を編集して載せます。

Evernoteで働く利点は、自分たちがより幸せになれ、効率的に記憶できる製品を作れること。Evernoteでは自分で使いたいものだけ開発しますが、(周囲から)ビジネス版の要望を受けるようになりました。データの継続性、優れた共有機能などを頼まれましたが、今までは自分ごととは思えず共感しづらいものでした。

ですが最近、自分も(Evernoteが)ビジネスと思える段階に達しました。個人から300人の中規模ビジネスにも使え、社員もより幸せになれ、効率的に記憶できる良い製品(をつくろう)。結果「Evernote Business」が誕生しました。今まで通り個人でも便利なEvernoteに小中規模ビジネス環境向けの機能を搭載。われわれも活用中の本製品をぜひお試しください。

Evernote Businessは、Evernoteの核である「知識の蓄積」と「知識の発見」をさらに強化したツールといえそうです。大きく2つのポイントから見ていきましょう。■知識の蓄積に使える「ビジネスノート」と「ビジネスライブラリ」

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Evernoteといえば「ノート」機能。Evernote Businessでは仕事関連の情報を「ビジネスノート」に保存し、同僚と共有したり、「ビジネスライブラリ」に保管したりできます。ビジネスライブラリが社史から備品の一覧まで、自社のあらゆる情報が集う場所になるのです。

イメージのひとつとしては、部署内で代々受け継がれているマニュアル資料が当てはまるでしょうか。異動があったり増員があったりしても、それを見れば仕事ができるマニュアルです。得意先の動向やシステム情報など、まさに「知識の蓄積」をする場所となるでしょう。

ビジネスノートは個人ノートとは完全に区別されますので、内容が混ざることはありません。もちろん、企業側の管理者が個人のノートにアクセスすることもできません。あくまで「会社の共有財産」としてのノートが作成できるのです。

さらに、Evernote Businessを使うと保存容量も増えます。個人ノートは毎月2GB(従来のプレミアムの倍)、企業は従業員ユーザーひとりにつき毎月2GBをビジネスノートに割り当てられます。

■知識の発見は「かんたん検索」と「関連ノート」

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検索にかける範囲が、個人ノート&ビジネスノートにまで広がるので、出会いたい情報に当たりやすくなります。ビジネスノートにみんなで仕事用の情報を共有させれば、GoogleやWikipediaよりも「欲しい情報に届きやすい状態」をつくれるでしょう。

関連ノート」は、特定のノートを閲覧・検索・作成すると、個人&ビジネスノートの中から関連するノートを自動的に表示してくれる機能。膨大なノートに埋もれてしまっている知識を、Evernoteがまさに「発見」してくれるのです。情報が増えたときほど役立ちそうです。

■実際、導入はどうなの?

料金はユーザー1人につき月額900円。「Google Apps for Business」の有料プランが月額600円なので、わずかに高い設定です。加えて、自社サーバーやGoogle ドライブでファイルを共有すれば、マニュアルの作成なら似たようなことはできる...とも言えます。

しかし、ライフハッカーでも度々紹介してきたようにEvernoteを外部サービスと連携させれば、使い方の幅は広がります。さまざまな情報を集約し、デバイスなどの環境も問わずに閲覧できるEvernoteの機能性も考えると、職種や目標によっては「必要な情報すべてを一元管理できる」グループウェアとして、上司へプレゼンするに値する価値があると思います。

また、蓄積したノートの数々は、新入社員や異動してきたばかりの人にナレッジ継承が簡単にしやすい「オリジナルの効率化ツール」であるともいえます。ユーザーの増減やアクセス権の管理もすぐに行えるので、調整がしやすいのも魅力です。

Evernote BusinessユーザーはEvernoteプレミアムの全機能を強化して使えるというメリットもあります。すでにEvernoteプレミアムのユーザーであれば、申し込みは最低2名からですが、仲間を募ってみるのもアリかもしれません。

余談ですが、ウェブページの情報や書籍、写真、動画などを共有しながら記事をつくるライフハッカー編集部(総勢4名)のようなチームにも、Evernote Businessは有効な手段ではないでしょうか(この記事をチェックした編集長が検討してくれるといいなと密かに思っています)。もし、導入された企業やグループがありましたら、ぜひコメントやFacebookページのメッセージより、ご感想をお聞かせください!

Evernote Business

(長谷川賢人)

Photo by jkfid.
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