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関わっている仕事が多過ぎて、自分の仕事の全体像が把握できない時の対処法

ToDoリストを管理する場合に「プロジェクト」で分けると良いという話は、これまでにも扱ってきました。

ToDoリストに項目がたくさんありすぎると、自分が実際に関わっているプロジェクトが、全部でどれくらいあるのかわからなくなって(気にならなくなって)しまうこともありますよね

Photo by Matt Grover.

「効率の鬼」と呼ばれているDavid Allen氏は、

自分が何をしなければならないのかハッキリとわからない場合、大体は多くの仕事に関わりすぎていることが多いです。全部こなそうとしたら、自分が潰れてしまいますよ

と言っています。

大抵はプロジェクトを定義する段階で、ToDoリストが明確になっていないのです。ちょっと抽象的かもしれませんが、とても大事なことです。David氏は以下のようにも言っています。

私はプロジェクトというものを厳密に定義しています。

プロジェクトとは、1年以内で完了するもので、遂行までに複数の行動が必要なものです

広義の意味での「プロジェクト」で再定義すると、ほとんどの人が30~100のプロジェクトを持っていることになります。そのようなリストがどこにあるでしょうか? あるとしたら、そのリストはどの程度完全なもので、どのくらい通用するものでしょうか?

「やることが多すぎる」という不満を口にする人は多いです。しかし、そう口にした瞬間、明確に定義されたToDoリストは作れなくなってしまいます。

確かに、彼らはどこかに戦略的な案を持っている場合があります。 誰しも、維持しないといけない日程表を持っています。粗くて、不完全で、漠然としたToDoリストがあるかもしれません。

しかし、そのような状況でもやらならければならないタスクはたくさんあります。その状態からなんとかしたいと皆が思っているのです。

もし、日々やらなければならない事にあまりにも追われているなら、プロジェクトリストの仕事が後回しになったり、何もできなくなったりするかもしれません。

一度ちょっと時間を取って、自分が今年中にやらなければならないことをじっくりと見つめ直し、「プロジェクトリスト」を作り直してみてください

一度作り直してしまえば、同様の方法で「ToDoリスト」もまとめることができますし、プロジェクトの多さにうんざりすることもなくなりますよ。

The Elusive Inventory of Your Projects | The Atlantic

Whitson Gordon(原文/訳:的野裕子)

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