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メール相手の負担を減らす3つのメール短縮テク

1通のメールに、3パラグラフ以上の文章があるとメールを読む気がしない...という人もいます。かといって、常にメールは簡潔にしなければならない、というわけではありません。メールを読む相手の負担を減らすような、読みやすくする工夫が必要なのです

メールを読みやすくする工夫を説明する前に、この記事のポイントをまとめてみましたので、長文は読みたくないという方は、まずはこちらに目を通してください。

  • メールでは要点を簡潔に
  • 可能であれば、メールの件名だけで用件を済ます
  • よっぽどのことがない限り、メールは5行以内に抑える

要約すると以上のようになります。詳しいテクニックが知りたい方は、続きをどうぞ。

■件名に用件を入れる

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普段、メールの件名をメール全体を表すような内容にしている場合は、件名を用件だけにするようにしてみてください。もし、メールの件名だけですべての用件が伝えられるようであれば、件名の最後に<以上>とつけて、そのままメールを送りましょう

これは、メールの件名に<以上>が付いている場合は、メールの用件は件名のみで、それに対して返信は要らないという意味で使います。例えば「今日のイベントはみなさんお疲れさまでした!<以上>」といった具合です。

これはいわゆるローカルルールのようなもので、親しい人やルールを知っている人同士でのやりとりに使ってください。くれぐれも知らない人に突然送ったり、ビジネスメールで使うことのないようにしましょう。

■メールは5行以内に抑える

メールをもっと簡潔にしたいと思うなら、メールを5行以内に抑える「5行ルール」を、自分に厳しく課してみましょう。英語で5行という意味の、その名も「five.sentenc.es」というサイトに、そのルールが載っていました。

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  • 問題
    返信したくなくなるような長いメールを受け取ると、メールがどんどん溜まっていって、受信箱があふれてしまう。
  • 解決方法
    返信メールを、SMS(ショートメッセージサービス)のように、文字数制限があると思って書く。実際に文字数を数えるのは面倒なので、代わりに5行以内にする。

「five.sentenc.es(5行ルール)」は個人的な決め事なので、メール相手やメールの内容に関わらず、とにかく5行以内にすればOKです。至ってシンプル。

このサイトでは、自分のメールがなぜいつも短いかの説明を省くために、自分の署名に「five.sentenc.es」のリンクを入れておくのもいい、とあります。また、もっと短くしたいのであれば、「4行ルール(four.sentenc.es)」でも「3行ルール(three.sentenc.es)」でも良いと思います。

■どうしても長くなったら要約を付ける

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カメラマンでブロガーのDavid Friedman氏は、メールがあまりにも長過ぎるため、クライアントからメールが長くなる時は、「メールの最初に要約を付けるように」と忠告されたそうです。画像のようなメール要約フィールドが、Gmail Labsの機能に追加されるのはいつになるか分かりませんから、それまでの間は、自主的にこのアドバイスを取り入れてみてください。

毎回メールを5行以内にするなんて、面倒だしバカバカしいと思うかもしれませんから、5行以内にできない場合は、このように要約するという手もあります。要約を付けることは、メールを読む相手にとって分かりやすくなるだけでなく、自分自身がメールで何を言いたいのかが明確になって良いですよ。

いかがでしたか? 自分のメールはいつも冗長になりがち...という自覚のある人は、ぜひとも取り入れてみてくださいね。

こういうテクニック論ではなくて、メールの文章自体を明瞭簡潔にしたい人は「メールは『わかりやすさ』こそ命! という基本コミュニケーション術」なども、参考にしてみてください。

Adam Pash(原文/訳:的野裕子)

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