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「あらゆるデータを一括保存」は効率的ではないかもしれない、という見解

米Lifehackerの母Ginaは、米誌『Fast Company』の以下の動画で、オススメのデジタルファイリングシステムを紹介。Evernoteのほか、PC上のデータを、ウェブ検索と同じように簡単に検索できる『Google Desktop』、上級者向けにはMac対応の『DEVONthink』を勧めています。

一方で「何でもかんでも、一箇所に保存する」という、現在のトレンドに疑問を呈する人もいます。「BankSimple」のCTOである、Alex Payne氏もその一人。デジタルファイリングシステムの多くはデータ管理システム「SQLite」で設計されていますが、これは、リッチテキストファイル(RTF)やPDFファイルの保存には実は不向きだ、と自身のブログ記事(英文)で指摘しています。

また、何でも検索できるこの時代「キーワードを入れてEnterキーを叩けば、なんでも探せるんじゃないの?」と思いがちですが、実際はそれほど単純ではないようです。最近では「Spotlight」のような、デスクトップ検索機能も開発されていますが、これらの機能が実際に行っているのは、構造化されていないデータを、定期的に構造化(インデックス)することだとか。そもそも、コンピュータは構造化されたデータのもとで最もうまく動く仕組みになっているので、領収書のデータは財務管理アプリケーションに、連絡先はアドレス帳に、といったように、データごとにアプリケーションを分けて使うほうが効率的な面もあるそうです。

これらのツールやアプリケーションは、あくまでも生産性を向上させるための「道具」ですから、自分にとって使いやすいものを、使いやすいように工夫することが第一です。たとえば、Evernoteなどのツールに全てのデータを放り込む方式を実践してみたとして、やはり「あとでデータを探しづらいな...」と感じたら、目的別やファイルの種類別に、ツールやアプリを使い分けるといいかもしれません。

みなさんは、デジタルファイリングにまつわるツール・アプリを、どのように使いこなしていますか? アイデアをコメント欄で、ぜひ聞かせてくださいね。

Work Smart 2: Perfect Your Digital Document Filing System [Fast Company]

The Case Against Everything Buckets [Alex Payne]

Adam Pash(原文/訳:松岡由希子)

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