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デスクトップクライアントからでも上手くGmailを使う方法

Gmailを日常的に使っている方で、本当はデスクトップのメールクライアントが使えると良いのだけど、と思っている方、多いのでは?

しかし、『Outlook』や『Apple Mail』などのクライアントとGmailは相性が良くないのも事実です。

今回は、これらのメールクライアントを使ってGmailを使いこなす方法をご紹介します!

Thunderbird』は、特別な設定なしでもGmailが使えるようになっていますが、『Mail』や『Outlook』でGmailを使おうとすると、なんだかおかしなことが起こってしまいます。

Gmailは米ライフハッカーで行った最強のメールクライアントで見事トップに輝いたほどの人気を誇るのですが、OutlookやApple Mailの方がやはり良い、と答えた方も結構たくさんいらっしゃいました。

Firefoxは『Thunderbird』を改良しGmailにほぼ完璧に対応していますが、他のメールクライアントではラベルの一部が表示されなかったり、送信済みメッセージが間違ったフォルダに入ってしまったり、削除機能が上手く作動しなかったり、など問題は数多く残っています。

Gmailはユーザがどうしたいのかを理解しているようでいて、奨励されている設定が人の直感とずれている部分が多々ある、という問題を抱えています(通常であれば削除機能はメッセージを削除するものであって、アーカイブするものではない、と思ってしまうはずです)。Gmailの高度なオプションを犠牲にすることなく、クライアントから使えるようにする方法は下記の通りです。

注意:今回の記事ではApple Mail、Outlook 2007での設定方法に焦点を当てています。それ以外のクライアントでは設定が多少異なりますが、多くのクライアントでは同様のオプションが存在するはずなので、このガイドラインに沿って設定してみて下さい。

■クライアントにGmailのIMAPサーバを設定する
100614enableimap.jpg

メールクライアントにGmailを設定するのはさほど難しくないです(IMAPクライアントにGmailをすでに設定している方はこのセクションを飛ばして先に進んでもらって大丈夫です)。

最初にGmailのウェブインターフェースに入り、設定&メール転送とPOP/IMAPへ進みます。

ページの下にあるIMAPアクセスのセクションの「IMAPを有効にする」を選択して下さい。選択したら変更を保存し、設定したいメールクライアントを立ち上げます。大抵のメールクライアントの設定手順はGmailサポートページにも説明があります

ここでは必ず「受信メールサーバ」および「送信メールサーバ」を確認して下さい(Google Appsアカウントでもそれぞれimap.gmail.comsmtp.gmail.comとなっているはずです)。

また、それぞれのポート番号が933(SSL暗号使用)587(使用可能な場合はTLS、それ以外の場合はSSL)となっていることも確認して下さい。いずれのサーバもGmailユーザ名(つまり、@gmail.comなどドメイン名を含むメールアドレス全体)とパスワードの認証が必要です。

Gmailサポートページの説明に沿って正しく作業を行って下さい。ここまでの設定が正しく行われていれば、メールクライアントから少なくとも受信トレイだけは見ることが出来るはずです。基本設定が終わったらデスクトップメールクライアントをGmail仕様に設定していきます。

■高度なIMAP設定を有効にする

Gmailを使う際に多くのクライアント側で問題となるのが、デフォルトではクライアントがGmailの送信済みメール、ゴミ箱フォルダを使わないようになっていて、一致しない独自のラベルを作成してしまうことです。

フォルダやラベルを可能な限り正しく整理しておくためには、Gmail Labsの機能を使い、どれがメールクライアントで表示されるのかの設定をカスタマイズします。Gmailのウェブインターフェースから設定>Labへと進み、IMAP拡張モード(Advanced IMAP Controls)を有効にします

100614imap.JPG

クライアントのサイドバーにGmailの全てのラベル(送信済みメール、全てのメール、ゴミ箱など)が表示されていない場合、設定>ラベルにIMAP拡張モードによって追加された「IMAPで表示」の全てのボックスにチェックを入れます。

100614_02imap.JPG

これによって、メールクライアントが、これらのフォルダを意図された用途に使用されることが確認でき、送信済みフォルダやゴミ箱ラベルを、勝手に新規作成されるのを防ぐことが出来ます。

Gmailのラベルは他のメールクライアントで言うところのフォルダと同意なので、ここから先はラベルと言ったり、フォルダと言ったり、となりますが、同じものを指しています。

■送信済みメールおよびゴミ箱フォルダをクライアントに設定する

クライアントに戻ると全てのGmailフォルダがサイドバーに表示されているはずです。これらをクライアント用のデフォルト送信済み/ゴミ箱フォルダに設定します。

Apple Mailを使っている方はフォルダ([Gmail]の階層下にある「送信済みメール」フォルダなど)をクリックしメニューバーのメールボックスメニューに移動し、「このメールボックスの用途」から送信済みをクリックします。これによりApple Mailは新規フォルダを作成せず、Gmailの送信済みメールフォルダを使用します。

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この作業が完了すると「送信済みメッセージ」というラベルが、他のカスタムラベルと共に表示されます。Gmailはこの問題に着手済みで半分くらいは解決されているのですが(特にクライアントからGmailをしばらく使っている場合)、念のため「送信済みメッセージ」ラベルの全てのメッセージを「送信済みメール」ラベルへドラッグしておいて下さい(Gmailサーバが同じメッセージだと認識するはずなので、重複が作成されることはないはずです)。

その後「送信済みメッセージ」ラベルを削除します。同じ作業をGmailの下書き、ゴミ箱フォルダにも行います。同様のことをスパムフォルダにも出来るのですが、ジャンクフォルダを二つも用意する必要はないので、この機能はオフにしておいても差し支えないかと思います。

Outlook ではこの作業はもう少し煩雑です。Outlookから送信するメールは、全て自動的にGmailの「送信済みメール」フォルダに入りますが、Outlook のローカルフォルダにある「送信済みアイテム」フォルダに同じものが残ってしまいます。

メールの整理方法によってはこれでも良いかも知れませんが、最も簡単な解決方法は「送信済みメールフォルダ」をGmailのゴミ箱フォルダに設定してしまうことです。なんだか理不尽なことをしているような気にもなりますが、Gmailは送信メールを「送信済みメール」フォルダに保存していてくれるので問題ありません。「送信済みアイテム」に保存されるはずだった重複分がゴミ箱に送られ、30日後に自動的にGmailによって削除されます。

100614sentfolderoutlook.jpg

これはやり方の一例であって、他にもやり方は色々あります。メールの活用法によっては違う設定の方が便利な場合も十分に考えられるので、必要であれば改良を加えて行ってみて下さい。

この設定を行うには、Outlookのツール>アカウント設定からGmailアカウントをクリックし「変更」ボタンをクリックします。ウィンドウの下部の左隅から詳細な設定を選択し、フォルダタブをクリック、ゴミ箱フォルダをクリックしOKを押します。次へ進み、アカウント設定を終了し、変更を保存して下さい

残念ながらOutlookには、その他のフォルダをリマップする方法がないので、削除したメールは以前と同じようにアーカイブされてしまいます。メッセージをゴミ箱フォルダにドラッグしていくことも出来ますが、これは理想の状態とは言えません。

ですが、幸運なことにOutlookが出来ないことを実行させるためのマクロを作成することが可能です。Outlookのツール>マクロ>Visual Basic Editorから、右ペインにある「ThisOutlookSession」をダブルクリックします。すでにそこに書き込まれている文字を消さないように注意しながら、下記のコードをボックスにペーストします(Tap Consultingブログ提供)。

Sub TrashMessages()

Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")

Dim myNameSpace As NameSpace

Set myNameSpace = myOlApp.GetNamespace("MAPI")

Dim myExplorer As Explorer

Set myExplorer = myOlApp.ActiveExplorer

'Get the folder type, expected type is 0 i.e. mail folder. If other type of folder

'being used then abort macro as it should only be used with mail folders.

folderType = myExplorer.CurrentFolder.DefaultItemType

'Check that folder is mail folder

If TypeName(myExplorer) = "Nothing" Or folderType <> 0 Then

GoTo invalidMailbox

End If

'Locate root folder for this account

Set thisFolder = myExplorer.CurrentFolder

Do Until thisFolder.Parent = myNameSpace

Set thisFolder = thisFolder.Parent

Loop

Set accountFolder = thisFolder

'Identify selected messages

Dim selectedItems As Selection

Set selectedItems = myExplorer.Selection

Dim currentMailItem As MailItem

Dim iterator As Long

'Move messages to Deleted Items folder

Set trashFolder = accountFolder.Folders("[GMAIL]")

Set trashFolder = trashFolder.Folders("Trash")

Count = selectedItems.Count

For iterator = Count To 1 Step -1

On Error Resume Next

Set currentMailItem = selectedItems.Item(iterator)

currentMailItem.Move (trashFolder)

Next

Exit Sub

invalidMailbox:

MsgBox ("Macro configured only to work with mail folders! ")

Exit Sub

End Sub

マクロを保存し、Visual Basic Editorを終了します。Outlookのメインウィンドウに戻り、表示>ツールバー>カスタマイズを選択し、カテゴリータブを押し、サイドバーにあるマクロまでスクロールダウンし、「Project1.ThisOutlookSession.TrashMessages」をツールバーの任意の場所へドラッグして下さい。

100614macrotoolbar.jpg

ツールバーのボタンをクリックし、カスタマイズウィンドウの「セレクションの修正」をクリックし、ボタン画像の変更をクリックすると、アイコンを変更することが可能です。ゴミ箱アイコンなどが適当かと思いますが、なんでも好きなアイコンをどうぞ。

また「画像およびテキスト」の代わりにセレクションの修正メニューの「デフォルトスタイル」を確認し、名前がスペースを占拠してしまわないようにも出来ます。「&1Trash」などに名前を変更すると、送信済みメールをゴミ箱に送信するためのホットキーを設定することも可能です(ホットキーは&マークの後にくる数字+Altキーで実行されるので、この場合Alt 1となります)。

これでAlt 1、またはゴミ箱ボタンをクリックすることにより、選択したアイテムを削除することが出来ます。マクロが動く前にパソコンの再起動を行う必要がある場合もあります

100614namenicon.jpg

■メール問題の全てを修復およびメールのアーカイブ方法

100614allmaildupes.jpg

Apple Mailでは、フォルダの購読解除が出来ないのでやり方がちょっと異なります。

Gmailで新規ラベルを作成し「MailArchive」と名前を付け、設定>ラベルの「IMAPで表示」からチェックを外します。これで新規メールの重複告知は回避出来ます。

全てのメールフォルダがクライアントに表示させたい場合、メールボックス>新規スマートメールボックスから新規スマートフォルダを作成し、アカウントにある全てのフォルダを含めます。

条件設定の際に「全ての条件」ではなく「いずれかの条件」に一致している場合、と設定することをお忘れなく。どういう構造なのかはよくわからないのですが、スマートメールボックスはサイドバーにある未読バッジを表示させますが、ドックアイコンは表示されません。メッセージを既読に設定する場合も再読み込みが不要なので、受信トレイにあるメッセージを読むとすぐにバッジはなくなるはずです。

1006149-allmailsmart.jpg

先の手順でメッセージを削除した場合、実際にメッセージが削除される、という方法を設定したので、今度はメッセージをアーカイブする用のショートカットを作成します。

一番簡単な方法はサービスを作成することですが、これはSnow Leopardのみで可能です。Automatorを起動し、サービスをテンプレートとして選択し、上部にあるドロップダウンを"no input"および「Mail」に設定します。

サイドバーにあるApplescriptアクションの実行を見つけ、メインウィンドウへドラッグし、MacOSXHintsからの下記のスクリプトをテキストボックスへコピペします。

on run {input, parameters}

set target_account to "myaccount"

set target_mailbox to "MailArchive"

tell application "Mail"

set theSelectedMessages to selection

repeat with theMessage in theSelectedMessages

tell application "Mail"

move the theMessage to mailbox target_mailbox of account target_account

end tell

end repeat

end tell

return input

end run

上記のスクリプトでmyaccountと書いてあるところを実際のアカウント名と差し替えてから使って下さい。このサービスはArchive Messageとして保存します。

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システム環境設定からキーボードをクリックし、キーボードショートカットタブへと進みます。サイドバーからアプリケーションショートカットを選択し、プラス符号をクリックして新規ショートカットを追加します。

アプリケーションをメールに設定し、メニュータイトルをArchive Messageとして、Cmd 1など任意のキーボードショートカットを設定します。既にショートカットが割り当てられているものは指定出来ません。

10061411-keyboardshortcuts.jpg

これでメッセージをアーカイブしたい場合、キーボードショートカットを押すだけでMailArchiveフォルダに移動出来るようになっています。これは GmailのメッセージにMailArchiveラベルを追加してくれ、他のフォルダにも表示させることが可能なので、特にこれによって不都合が生じることもないはずです。

ラベルが付いていないメッセージが、全てのメールフォルダにある場合、MailArchiveラベルを追加しておくと全てのメール用のスマートメールボックスに表示されるようになります。確かに見映え的にはほめられたものではないですが、Gmailのウェブインターフェースを頻繁に使わなくなれば特に気にもならないはずです。

こんな風にして使ってる、またはここが分かり辛いなどのコメントお待ちしております。

Whitson Gordon (原文/まいるす・ゑびす)

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