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たった3つの質問で大量のメールが効率よくさばける

受信箱というのは少し放っておくとメールがすぐに溜まっていきますよね。連休の後なんて大変です。カオスのように溜まったメールを読んで返信しているだけで、1日が終わりそうな時もあります。

そういう時に、受信箱のメールを瞬時に判断して処理するための、便利なフローチャートがありました。この3つの質問を使えば、迷うことなくメールを整理できそうです

このチャート図は、生産性向上系ブログ「How to Get Focused」の、メールに関する長文ポストに付いていたものです。そこには、メールと上手く付き合うための哲学のようなことが、延々と書かれていますが、その中でもすぐに使えるハックとしてこのチャートにある3つの質問をご紹介しましょう。

  1. そのメールは必要なもの?

    NO → ゴミ箱へ

    YES → 2の質問へ

  2. そのメールは自分がやらなきゃいけない or 自分宛?

    NO → 誰かに任せる/スルー

    YES → 3の質問へ

  3. そのメールは2分以内にやらなきゃいけない or 返信が必要?

    NO → To-Do リストに入れる

    YES → すぐやる

この質問でメールを振り分けるのに慣れて、自動的にメールを処理できるようになれたら、かなり効率よくメールがさばけそうですね。1日の時間が数十分は短縮できそうです。大量のメールを処理しなければいけない時は、ぜひお試しあれ。

Email and Focus [How to Get Focused]

Adam Pash(原文/訳:的野裕子)

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