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「22分一本勝負!」究極の短時間会議を実現する9つのコツ


Photo by brianpobuda.

何も決まらないまま、ダラダラと続く会議...。会議自体の生産性はもちろんのこと、場合によっては、参加者の他の業務にも影響してしまい、仕事全体の生産性すら下げてしまいます。そこで、「会議時間は22分限り」という究極の短時間会議術をご紹介しましょう。

ブロガーのScott Berkunさんは自身のブログで、Nicole Steinbokさんが提唱する「22分会議」のアイデアを紹介しています。事前にアジェンダや資料を参加者に共有し、実際の会議時間は「22分間」のみに限定することで、会議の効率性をアップさせるというのがコンセプトです。

具体的な流れは、以下の9ステップです。

  1. 22分間で会議を設定する
    会議時間といえば、30分もしくは1時間単位が通例だが、これは単なる習慣であって、生産性に照らしたものではない。22分で終わらせるように設計すれば、たいていの会議はその時間内におさまるはず。「念のため長めにとっておく」というよりは、「できるだけ短時間で終わらそう」という発想で会議を設定すべき。
  2. アジェンダを作る
    アジェンダは会議にとって有効なもの。ホワイトボードに都度描くとなると、その分、貴重な会議の時間が消費されてしまう。アジェンダを作成し、共有することで、「この会議で何を達成しなければならないのか?」が参加者にも理解されやすい。
  3. 必要書類は、会議の3日前までに事前共有する
    会議に必要な書類や資料は、3日前までに共有し、参加者には必ず事前に目を通しておくように伝える。
  4. 時間どおりに開始する

    意外に多くの会議は時間どおりにスタートしないものだが、参加者が全員そろっていようがいまいが、待たずに時間どおり、会議をはじめよう。

  5. いよいよ、会議本番!
    主催者は、会議のポイントを明確にし、参加者への要望や期待することをきちんと伝えた上で、まずは聞き手に回ろう。
  6. 原則としてPC持ち込み禁止
    会議中に、他の仕事を「内職」させないためにも、原則としてPCの持込は禁止するべき。ただし、議事録を書いたり、プレゼンテーションに必要な場合はこの限りにあらず。
  7. 携帯電話の持ち込み禁止
    例外なく、携帯電話の持ち込みは禁止しよう。
  8. 「脱線」はなるべく避ける
    アジェンダに従って、成果を出すことに集中しよう。議題に関係ないテーマを論じあうのはできる限り避けること。
  9. 議事録はなるべく早く共有する
    議事録はできるだけ早くまとめ、参加者と共有すること。
  10. ちなみに、この「22分会議」の一連の流れをまとめたポスター(※PDF)もあります。社内や部署内で採り入れようとお考えの方は、会議室などにペタっと貼っておくのもいいかもしれません。

    このほか、会議効率化のコツ集としては、ライフハッカーアーカイブ記事「まとめ:あくびのでるような会議にしないための10選」もあわせてどうぞ。

    The 22 minute meeting [ScottBerkun.com]

    Lisa Hoover(原文/訳: 松岡由希子)

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