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これでアナタも黒帯に!Gmailを使い倒す5つのワザ

Gmailはいわずと知れたメールアプリの雄。誰にでも使いやすく、インターネット接続さえできれば、いつでもどこでもアクセスできるのも魅力ですね。しかし、Gmailの底力はまだまだ計り知れません。こちらでは、米LifehackerのAdam編集長直伝の、キーボードショートカットやGoogle Labsのとっておきの機能、オススメのブラウザ拡張機能についてご紹介しましょう。よりスムーズなコミュニケーションができ、生産性アップにつながるはず。特にGmailのヘビーユーザの方、必読です!

その1: キーボードショートカットを使う

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キーボードショートカット機能を使うためには、Gmailでの設定が必要です。まずGmailの「設定画面」>「全般」で「キーボードショートカットON」をチェックし、変更を保存しましょう。

さらに、Google Labsをクリックし、「ラベルショートカット(Go to label)」で「有効にする」にチェックします。ページの一番下までスクロールし、「変更の保存」をクリックすることをお忘れなく。

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この2ステップで、ほぼすべてのキーボードショートカットが使えるようになります。キーボードショートカットキーの一覧はGmailのヘルプページでもチェックしてください。「?」を入力すれば、ショートカットヘルプをGmail上でポップアップさせることも可能です。

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(1) 受信メールの基本ナビゲーション

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「j」と「k」は上下の移動ショートカット。キーボードショートカットを有効にすると、受信トレイのメール一覧の左側に黒い三角印が表示されます。上に移動させたい場合は「j」、下に移動させるときは「k」で操作できます。

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またメールの開封は「o」もしくは「Enterキー」。いずれでもメールを開くことができます。ちなみに、「n」は次(Next)のメールへ、「p」は前(Previous)のメールへの移動ショートカットキーです。

(2) ラベル

受信トレイの整理整頓に欠かせないのが、ラベル機能ですね。これもキーボードショートカットで行うことができます。

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開いているメールにラベルをつけるときは「I」+「ラベル名」を入力しましょう。ラベル名は全て入力する必要はなく、一部をタイプするだけで、既存ラベルが表示されます。また、受信トレイから複数のメールにラベルをつける場合は、「j」や「k」でカーソルを移動させ、該当するメールで「x」キーをたたいて、チェックマークをつけます。このようにして移動させたいメールを選択できたら、「l」+「ラベル名」を入力。複数のメールに一気にラベル付けできます。

また、新規にラベルを追加する際は「I」+「新規ラベル名」で操作完了です。

メールからラベルを削除する方法には2つあります。ひとつは、「l」+「ラベル名」を入力する方法。もうひとつは、該当するメールを選択し、「y」を押す方法です。

ラベル付けをフォルダ移動のように操作したいときは、「v」キーが便利です。このキーにより、メニューバーの「移動」メニューが起動し、ラベルが表示されます。

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(3) スター・スパム・ゴミ箱

「!」でスパム「#」でゴミ箱へ移動、「s」でスターをつけることができます。

(4) 新規作成・返信・転送

新規メール作成は「c」返信は「r」、全員への返信は「a」、転送は「f」がショートカットキーです。送信時には「Tab」と「Enter」を順にたたきましょう。

(5) 受信トレイのナビゲーション

受信トレイ内のナビゲーションは「g」キーを使います。主な使い方としては、以下のようなものがあります。

  • 「g」+「i」: 受信トレイへ移動
  • 「g」+「s」: 「スター付き」へ移動
  • 「g」+「t」: 「送信済みメール」へ移動
  • 「g」+「d」: 「下書き」へ移動
  • 「g」+「a」: すべてのメールへ移動
  • 「g」+「c」: 連絡先へ移動
  • 「g」+「k」: 「To Doリスト」へ移動
  • 「g」+「l」+ラベル名: 指定したラベルへ移動

少し覚えるのに手間はかかるかもしれませんが、普段よく使う機能だけでも記憶しておくと、マウスを使わずに操作できるので便利ですよ。

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その2: Gmail Labsの機能を追加する

オススメのGmail Labs機能は以下の4つ。いずれも、Gmail Labsで「有効にする」にチェックし、最後に「変更を保存」すれば、使えるようになります。

(1) マルチ受信トレイ(Multiple Inboxes)

受信トレイ上で、「送信済みメール」や「下書き」、「スター付」などを一緒に並べて表示できるツール。この機能を「有効」にしたら、「設定画面」>「マルチ受信トレイ」で表示したいトレイとその順番を設定しましょう。

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(2) YouTube/Flickr/Picasa/Docsのプレビュー

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YouTube/Flickr/Picasa/Docsはいずれもポピュラーなウェブサービス。これらのプレビュー機能を有効にしておくと、動画・画像・ドキュメントがメールの中で直接見ることができます。これらのファイルをメールで受け取る機会が多い方は、プレビュー機能を有効にしておくと便利かも。

(3) 添付忘れチェッカー

メールへのファイル添付忘れが多い方は、「添付忘れチェッカー」を有効にしておき、都度、Gmailに監視してもらうのも一法です。メール本文に「添付」の文字があると、添付無しでメールを送ったときに「添付ファイルを忘れていませんか?」とアラートがでるようになります。

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(4) 送信取り消し

「送信取り消し」は送信から5秒以内であれば、送信取り消しができるという機能。猶予期間としては若干短い気もしますが、うっかり送信のリスクヘッジとしては使えます。

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その3: 拡張機能でGmailをさらに便利にする

ブラウザの拡張機能を使えば、Gmailをさらに便利に使うことができます。

(1) Better Gmail 2

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Better Gmail 2」は米Lifehacker初代編集長Ginaが開発したFirefox向けの拡張機能。たとえば、アイコンの添付やチャットやラベルの非表示、未読メール件数の表示設定など、Gmailをより便利に使える機能が満載です。

(2) GTDInbox for Gmail

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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』の著者デビッド・アレンのGTD術を実践されている方は、Firefox拡張機能「GTDInbox for Gmail」がオススメ。このGTD理論に沿ったメールの使い方ができます。詳しくはライフハッカーアーカイブ記事「Gmailを使いやすいタスク管理ツールにするアドオン『GTDInbox』」もご参照あれ。

(3) Remember the Milk for Gmail

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ToDoリストツール「Remember the Milk」とGmailを連携させるための機能。Firefoxで使えます。

その4: Gmailの検索機能を最大限に活用する

Gmailの基本的な設計思想は「ソートするな、検索しろ」というもの。従来のデスクトップメールアプリでソート操作に慣れ親しんだユーザには多少不便を感じるかもしれませんが、代わりにGmailは素晴らしい検索機能を備えています。Gmailの検索オプションについてはこちらのヘルプページをご覧ください。

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その5: 全てのメールアカウントをGmailで管理する

デスクトップメーラーにも魅力はありますが、複数のメールアカウントをGmail上で一元管理する方法はかなりメジャーですね。他のアカウントからメールをフェッチし、アカウントごとにラベルで分けてくれる優れものです。具体的な操作方法などについては、米Lifehacker記事「Consolidate Multiple Email Addresses with Gmail(複数のメールアドレスをGmailに統合する方法)」もご覧ください。

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ちなみにGmailのデメリットをひとつ挙げるとすれば、ダウンしてしまうとにっちもさっちもいかなくなること。ライフハッカーアーカイブ記事「Gmailがダウンしたときに試すべき、6つの対処方法+1」などを参考に非常時にできうることをチェックしておきましょう。また、まさかに備えて、デスクトップメーラーや『Gmail Backup』、「Backupify」(2010年2月15日まで無料キャンペーン延長中)といったツールを活用し、バックアップを取っておくこともポイントですよ。

Adam Pash(原文/松岡由希子)

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