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「仕事は朝ではなく前夜から始める」式、生産性向上のための5つのコツ

いえいえ前の晩からすでにスタートしているのです...。

生産性向上のためのコツを紹介している米ブログメディア「Work Awesome」ではこんな"先取り型"仕事術を紹介しています。

より効率的に仕事をこなすための鉄則はひとつの仕事だけを最初から終わりまで集中してやり遂げること。生産性向上にはシングルタスク志向のほうが効果的なのだそうです。

コツ1: 翌日の仕事を前の晩に決めよう

ひとつのタスクに集中するためには「どのタスクが重要か?」を適切に判断することが必要。タスクの重要性を判断する上でのポイントはその方法ではなくタイミング。タスクの優先順位付けは、直前にあわてて判断するよりも事前にやっておくことが望ましい。たとえば翌日取り組む仕事は前の晩に決めておくといった具合。

コツ2: オフィス机周りを片付けよう

今やっている仕事に関係ない書類などはいったんデスクの上から片付けよう。「とりあえず今は使わない」用のトレイや引き出しを作っておき、"緊急避難"させるのも一法。

コツ3: タスク完了に要する時間を予測しよう

タスクに取り掛かる前に、どれくらいの時間で完了できるか予測しておき、実績と比較しよう。予測と実績に乖離がある場合は、その原因についても分析しておこう。仕事時間の記録にはタイムマネジメントツールを活用すると便利。

さらに続きます。

その4: 翌朝の仕事をシミュレーションしよう

重要なタスクはプロセスごとに進行シミュレーションしておこう。何をどのようにクリアしていけばいいのか?を予め整理し、明確にしておくのがポイント。

その5: 「邪魔が入る」ことを見越しつつ、できるだけ軽減させよう

仕事は必ずしも予定通りには進まないもの。急な電話やすぐに対応しなければならないメールなど、多少の「邪魔」が入ることは見越した上でタイムマネジメントできると理想。できるだけ、仕事に集中しやすい環境を作ることも大切。ヘッドフォンなどで周りの音を遮断するなど、ときには「強攻策」も手。

ひとつの仕事に集中するためには事前の段取りがポイントのようですね。このほか、ライフハッカーアーカイブ記事「1日18分の工夫でGTDしやすくなるらしい」や「休憩する前に次の仕事の準備をしよう」などを活用し、「段取り上手」になってみましょう。

Begin Your Work Day at the End of It [Work Awesome]

Lisa Hoover(原文/松岡由希子)

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