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メールダウンの時間を有効に使うための4つのコツ

ライフハッカー過去記事「Gmailがダウンしたときに試すべき、6つの対処方法+1」では、

Gmailがダウンしたときの緊急避難術をご紹介しましたが、それでもメールが回復しないときの過ごし方について、米Lifehackerの母・Ginaがちょっとしたコツを紹介しています。

米誌ハーバードビジネスでのGinaの記事では、メールダウンの時間を効率的に使う方法として以下の4つを挙げています。ポイントは、別の仕事に潔く集中することで、時間を有効活用しようということ。

その1:ToDoリストを振り返る

メールはダウンしていても、ToDoリストやカレンダーツールには接続できるならば、仕事の進捗状況やタスクの見直しをしよう。手帳派の人は、自分のスケジュール帳をチェックすればOK。GTD術については、ライフハッカー過去記事「GTD実現のために週次レビューの習慣をつけよう」や「1ヶ月で集中すべきことを一覧化するシート『Refocus』」なども合わせてご参照あれ。

その2:フェイス・トゥ・フェイスや電話でのコミュニケーションに切り替える

メールはあくまでもコミュニケーション手段のひとつにすぎない。この手段が使えないなら、別の方法で代替すればOK。普段、過度にメールに依存しがちだが、メールダウンしているときこそ、直接会いに行ったり、電話をかけることで、密なコミュニケーションを図ろう。

残りの2つは以下からどうぞ。

その3:デスク周りの整理整頓をする

日常の忙しさにかまけて、デスクの整理整頓は二の次になりがち。メールダウンの時間を、たまりに溜まった書類を整理したり、不要なものを廃棄する時間に充てるのも一法。デスク周りの整理整頓術については、ライフハッカー過去記事「Ginaオススメ・仕事場を効率化する6つのコツ」も参考にしよう。

その4:大きめのタスクに集中する

企画書づくりやプレゼンテーション資料の作成など、数時間は集中が必要な大きめのタスクに専念しよう。メールという"逃げ道"がない分、はかどるかも。

要するに、仕事の生産性を維持する上で重要なのは、その場その場の状況に柔軟に適応し、そのときにやれることをきちんとやるということ。また、ときにはメールから隔離することは、仕事のメリハリをつけることにもつながるかもしれません。メールダウンを待たずに、ライフハッカー過去記事「インターネットから自分をうまく隔離するコツ」や「Mac用、ネットでの時間浪費を防ぐソフト『SelfControl』」などを活用して、たまには人工的にオフラインモードにすることで、仕事の生産性アップになるかも!

Turn an Email Outage into a Productivity Boost [Harvard Business]

Adam Pash(原文/松岡由希子)

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